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FAQs

Häufig gestellte Fragen

Administration

Beim Verschicken von E-Mails wird das auf Ihrem Computer als Standard-Email-Programm eingerichtet Programm verwendet.

Weitere Informationen:

 

 

Category: Administration
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Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:

  1. Wurde der Firebird Server installiert?
  2. Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
  3. Wurde der Firebird-Treiber installiert?
  4. Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?

Weitere Informationen:

 

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Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:

  1. Wurde der Firebird Server installiert?
  2. Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
  3. Wurde der Firebird-Treiber installiert?
  4. Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?
  5. Wurde der Firebirdserver installiert?

Weitere Informationen:

 

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Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:

  1. Wurde der Firebird Server installiert?
  2. Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
  3. Wurde der Firebird-Treiber installiert?
  4. Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?
  5. Wurde der Firebirdserver installiert?

Weitere Informationen:

 

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Um die Installation durchzuführen müssen Sie sich als Administrator anmelden und die Installation durchführen.

Weitere Informationen:

 

Category: Administration
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  1. Anmeldung als Administrator auf dem Rechner (= Datenbank-Server), auf dem der FireBird-Server läuft
  2. Taskmanager starten
  3. Systemsteuerung -> Verwaltung -> Dienste
  4. „Firebird Guardian – Default Instance“ markieren
  5. Klick mit rechter Maus auf diese Zeile
  6. Neu starten

Weitere Informationen:

 

Category: Administration
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Als Mandanten kann man den Kunden oder den Auftraggeber bezeichnen, in Capitol können Sie z.B. unterschiedliche Firmen oder die Objekteigentümer als Mandanten anlegen.

Innerhalb einer Datenbank kann eine beliebige Anzahl von Mandanten verwaltet werden, wobei die Daten für die FiBu (z.B. Kontenrahmen, Steuersätze, Buchungen, usw.) je Mandant gesondert verwaltet werden. Die unterschiedlichen Mandanten haben keinen Einblick in die Daten eines anderen Mandanten.

Bei dem Anlegen von Objekten wird der Mandant verknüpft und das Objekt somit  in die entsprechende Buchhaltung aufgenommen.

Weitere Informationen:

 

Category: Administration
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Gehen Sie in Capitol auf den Init Passwort Button und geben dort den Nutzercode den Sie von uns erhalten haben ein und klicken auf den Button Lizenz prüfen. Wählen Sie die Lizenz aus, die Sie aktivieren wollen und verlassen das Fenster über den Button "OK".

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Um die Software auf einen anderen Rechner umzuziehen, muss vorab die Datenbank gesichert werden. Dann muss auf dem neuen Rechner die Software installiert werden und die Datenbank eingespielt werden.

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Nach dem Download der Software klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das heruntergeladene Zip und wählen die Funktion "extrahieren oder entpacken" aus. Nach diesem Punkt können Sie den Installationsvorgang über Doppelklick auf die "Setup.exe" starten.

 

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Category: Administration
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Allgemein

Export nach Excel aus jedem Modul möglich

Category: Allgemein
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Für die Verwaltung von Wartungsverträgen steht Ihnen das Modul Kundendienst zur Verfügung. Versicherungen können im Modul Versicherungen hinterlegt werden.

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Category: Allgemein
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Verträge werden in Capitol als Zuordnung angelegt. Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Hier können alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich. Zu jedem Vertrag werden die Kosten z. B. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw. eingeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden. Ebenfalls verfügbar ist eine professionelle Kautionsverwaltung, welche mit den Verträgen verknüpft werden kann.

Hier werden erfasst und verwaltet:

  • Mietverträge (Vermietung und Anmietung)
  • Verpachtungen
  • Erbbaurechte als Geber oder Nehmer
  • Dienstbarkeiten/Grundstückslasten z.B. Geh- und Fahrtrechte, Überbaurechte, Reallasten
  • Hausmeister- und Reinigungsverträge
  • Garagen- und Stellplatzmietverträge
  • Wartungsverträge

Funktionen:

  • Stammdateneingabe (Miethöhe, Zahlungsart Zahlungszyklus, Vertragsbeginn, Vertrags-ende, Kaution, Kündigungsfristen und-optionen etc.)
  • Hinterlegung von Urkunden und Verträgen
  • Reservierungs- und Leerstandsplanung
  • Mietanpassungsmanagement
  • Zuordnung des FiBu-Konto und der
  • Kosten-/Haushaltsstelle
  • Leerstandsmanagement
  • Belegungslisten

Weitere Informationen:

Category: Allgemein
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Dies ist möglich, allerdings muss vorher geprüft werden, ob die Daten aus dem Altsystem korrekt exportiert werden können.

Category: Allgemein
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  • Geografische Informationssysteme, wie z.B. ArcView, DAVID und RIWA
  • Finanzbuchhaltung, wie z.B. AS400, DATEV, franconia, informa, mpsNF, Neutrasoft, SAP, Wilken, Entire, Diamant
  • Andere auf Anfrage
Category: Allgemein
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FireBird 2.1 (in der Installation von Capitol enthalten) oder MS SQL Server ab 2005

Category: Allgemein
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120 Kunden mit über 400 Installationen/Nutzern.

Category: Allgemein
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Die Einheitenanzahl bezieht sich auf die maximal zu verwaltenden Einheiten innerhalb eines Abrechnungszeitraums pro Objekt. Hierbei werden Mieterwechsel und Leerstände ebenfalls als Einheit bezeichnet. Pro Objekt wird eine Abrechnungsdatei erstellt.

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Category: Allgemein
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Betriebskostenabrechnung

Wurde bereits eine Abrechnung im Vorjahr erstellt, haben Sie die Möglichkeit über die in der Software verfügbare Funktion „Abrechnung für Folgejahr erstellen“, automatisch die Daten aus dem Vorjahr zu übernehmen. Dabei kopiert Capitol die Abrechnungsdatei aus dem Vorjahr und generiert eine neue für das aktuelle Jahr. Für beide Jahre sind dann die jeweiligen Abrechnungen weiterhin vorhanden.

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Um ein Logo auf dem Anschreiben oder der Abrechnung angeben zu können, müssen Sie die gewünschte Vorlage mit dem Designer öffnen und einmalig das Logo in der jeweiligen Vorlage hinterlegen.

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Bitte beachten Sie, dass in den oben angegebenen Anleitungen als Beispiel die Abrechnungsvorlage verwendet wurde. Dieselbe Funktionalität ist für das Anschreiben möglich. Hierbei muss lediglich das Anschreiben im Designer ausgewählt werden.

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Die neue Gesamtmiete wird dem Nutzer auf dem Anschreiben mit angegeben.

 

 

 

 

 

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Im Punkt „Vorauszahlungen“ haben Sie die Möglichkeit neue Vorauszahlungen für die einzelnen Nutzer berechnen zu lassen. Wichtig dabei ist, dass die hinterlegten Kosten für den Wirtschaftsplan gesetzt wurden.

Weitere Informationen

 

 

 

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Der Nachzahlungsbetrag ist der Betrag, welchen der Mieter aufgrund der Abrechnung zu zahlen hat, da er im laufe des Abrechnungsjahres zu wenig Vorauszahlungen geleistet hat.

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Frei definierbare Umlageschlüssel können hinterlegt werden und der jeweiligen Kostenposition zugeordnet werden, um eine korrekte Abrechnung zu erhalten.

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Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

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Gehen Sie im Modul Betriebskostenabrechnung auf das Modul „Nutzer“. Klicken Sie den Nutzer doppelt an, bei dem Sie eine Anmerkung hinterlegen möchten. Geben Sie in die Zeile Text die gewünschte Anmerkung ein. Für weitere Anmerkungen können Sie die Textbausteine im Modul „Einzelabrechnung“ nutzen.

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Da die Betriebskostenabrechnung keine Rechnung ist, sondern eine Anlage für die eigentliche Rechnung, wird die Umsatzsteuer nicht mit importiert. Wenn Sie die Umsatzsteuer-ID trotzdem auf der Abrechnung benötigen können Sie diese bei dem Nutzer unter „Freier Text“ hinterlegen, diese erscheint dann auch auf der Abrechnung.

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Bei den Zählern hinterlegt man die kompletten Kosten des ganzen Jahres, nicht die Kosten pro Abrechnungseinheit (z.B. Liter oder m²). Die Software teilt die Verbrauchskosten dann anhand des hinterlegten Umlageschlüssels und den bei den Nutzern hinterlegten Verbräuche auf.

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Um die Kosten aufzuteilen hinterlegen Sie die Einheiten des zweiten Objekts bei Ihren Nutzern. Legen Sie einen Umlageschlüssel für die betroffenen Kostenpositionen an und hinterlegen diesen bei den betroffenen Kosten. Geben Sie den Nutzer aus dem zweiten Objekt nur einen Wert bei dem besonderen Umlageschlüssel.

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Dies ist möglich, wenn Sie für jede Heizanlage einen eigenen Umlageschlüssel anlegen. Bei den Nutzer hinterlegen Sie dann die Anteile an den Kosten. Im Modul Kosten legen Sie zwei neue Kostenpostionen an und hinterlegen hier den erstellten
Umlageschlüssel.

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Durch das Anlegen neuer Vorauszahlungen im Modul Vorauszahlungen erscheinen
diese auf dem Anschreiben als Veränderung der Miete.

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Ja das reicht, die BK Software rechnet mit den Anfangs- und Endbeständen den
Verbrauch aus und verwendet diesen in der Abrechnung

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Gehen Sie auf das Modul „Kosten“ und ändern die Reihenfolge im Modul über die
Pfeile.

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Um die Standardvorlage zu verändern, ersetzen Sie einfach die Vorlage mit Ihrer veränderten Vorlage, beachten Sie, dass hierzu die gleiche Bezeichnung notwendig ist. Wenn Sie die Standardvorlage behalten wollen, können Sie einen neuen Vorlagensatz anlegen und dann die Einzelabrechnungsvorlage ersetzen.

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Sie legen hierzu zwei Einheiten an, eine für den Mieter der auszog und eine für den
neuen Mieter. Geben Sie bei beiden das Ein- und das Auszugsdatum ein.

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Hierzu müssen Sie die gewünschte Vorlage mit dem Designer öffnen, denn Bild
Platzhalter doppelt anklicken und das gewünschte Logo direkt in den Platzhalter
einfügen. Nun können Sie Ihr Logo auf die gewünschte Größe formatieren.

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Hinterlegen Sie die Heizkostenabrechnung bei den Sonderumlagen je Nutzer (Gewerbe=Nettobetrag, Privat = Bruttobetrag).

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Gehen Sie auf das Modul „Umlageschlüssel“ und klicken doppelt in eine leere Zeile.
Geben Sie die Daten des benötigten Umlageschlüssels an und speichern diesen ab.
Hinterlegen Sie den Umlageschlüssel bei der Kostenposition und geben noch einen
Wert dafür ein.

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Geben Sie hierzu alle Ihre Mieter mit Ein- und Auszugsdatum ein und drücken danach auf den Button „Fügt Leerstände ein, falls erforderlich“. Zu den offenen Zeiten werden Ihnen dann automatisch Leerstände angelegt.

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Das Datum kann in der Einzelabrechnung eingestellt werden.

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Hierzu gibt es im Punkt "Kosten" eine Funktion "Position aufteilen".

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Um die Gesamtwerte anzuzeigen muss der Haken „Gesamtwerte anzeigen“
gesetzt sein. Standardmäßig ist dieser nicht gesetzt.

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Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

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Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

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Das liegt daran, dass Sie keine Bezeichnung in den Vorauszahlungen gesetzt haben.

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Der Anwender muss Schreibrechte im Installationsverzeichnis der Software besitzen.

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Vorauszahlungen werden im Punkt "Vorauszahlungen" hinterlegt. Dabei ist zu beachten, dass die gewünschten Positionen über eine Bezeichnung verfügen. Wird keine Bezeichnung vergeben, erscheint diese Position nicht auf der Abrechnung.

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Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

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Nach dem Update greift die Funktion „Laden“ auf das Installationsverzeichnis der BK. Der Dateipfad zu Ihren alten Dateien muss einmal eingestellt werden.

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Mit dem Programm BK-Abrechnung können beliebig viele Objekte erstellt werden. Wir empfehlen pro Objekt eine Abrechnungsdatei anzufertigen. Sie können allerdings pro Objekt nur die Anzahl der erworbenen Einheiten im Programm anlegen. Wobei Leerstände und Mieterwechsel als eigene Einheiten gelten.

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Hierzu kopieren Sie den vorhandenen Mieter und geben bei der Kopie die Daten des neuen Mieters an. Im Datensatz des alten Mieters muss dann noch der Zeitraum auf das richtige Vertragsende gesetzt werden.

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Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

Weitere Informationen:

 

 

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Hierzu gibt es in der aktuellen Version der Software eine Funktion, welche die derzeitige Abrechnung für Sie kopiert und eine neue für das nächste Jahr anlegt.

Weitere Informationen:

 

 

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Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

Weitere Informationen:

 

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Sie haben auch die Möglichkeit Kosten nach Personentage zu berechnen. Damit die Personentage korrekt hinterlegt werden, stellt Ihnen Capitol als Unterstützung den Personentagerechner zur Verfügung.

Weitere Informationen:

 

 

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Eine Anleitung für die Hinterlegung von Nutzer in der BK erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

 

 

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Eine Anleitung für die Hinterlegung von Kosten in der BK erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

 

 

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Eine Schritt für Schritt Anleitung erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

 

 

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Eine Schritt für Schritt Anleitung erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

 

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Sie erhalten in der Email von uns einen Nutzercode. Diesen müssen Sie nach der Installation unter "Init Password" hinterlegen.

Weitere Informationen:

 

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Nach dem herunterladen der Software können Sie nach entpacken der Zip-Datei das Programm über Doppelklick installieren.

Weitere Informationen:

 

 

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Den Downloadlink der Software erhalten Sie von uns per Email. Über klick auf diesen Link lädt sich das Programm automatisch aus dem Internet herunter.

Weitere Informationen:

 

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Finanzbuchhaltung

Eine Sollstellung der Verbindlichkeiten kann über die Funktion "Sollstellung löschen trotz Export" gelöscht werden. Hierzu benötigen Sie allerdings Administratorenrechte im Modul Sollstellung.

Weitere Informationen

 

 

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Noch nicht vorhandene Schnittstelle können implementiert werden. Voraussetzung  hierfür ist eine vorliegende Schnittstellenbeschreibung.

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Schnittstelle zu DATEV ist möglich

Weitere Informationen:

 

 

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In der OP-Liste (Offene-Posten-Liste) werden alle Buchungen aufgeführt, zu der es keine Gegenbuchung gibt. In der OP-Liste in Capitol können Sie manuell oder automatisch eine Gegenbuchung zu den offenen Buchungen hinterlegen. Funktionen wie SEPA-Überweisung oder SEPA-Lastschrift stehen Ihnen zur Verfügung. Für weiterhin offene Buchungen erstellt Capitol automatisch anhand der hinterlegten Fälligkeiten Mahnungen, welche dann direkt zum Druck gegeben werden können.

Weitere Informationen:

 

 

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Zahlungsverkehr inkl. Verbuchung der Kontoauszüge ist in Capitol möglich
Folgende Kontoauszüge können importiert werden.

  • MT940
  • SFirm/ELKO
  • CSV – (vordefinierte Datei)
  • DATEV

Weitere Informationen:

 

 

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Ein professionelles Mahnwesen, mit automatischer Erstellung von Mahnschreiben und Hinterlegung bei der jeweiligen Person finden Sie im Modul „OP-Liste“ in Capitol. Hierbei haben Sie die Möglichkeit die Mahnanschreiben speziell an Ihre Vorlagen anzupassen.

Weitere Informationen:

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In Capitol haben Sie die Möglichkeit eine automatische Sollstellung exzerpiert aus den aktuellen Zuordnungen und Verträgen eines gewünschten Zeitraums fälligen Zahlungen zu generieren. Die Funktion erstellt für diese Zahlungen Forderungsbuchungen.

Weitere Informationen:

 

 

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Beachten Sie:

  • IBAN, BIC, Kontonummer und BLZ werden ohne Leerzeichen erfasst
  • Verknüpfung im Objektmodul fehlt

Weitere Informationen:

 

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Capitol erstellt bei der Generierung von SEPA-Lastschriften und –Überweisungen
Listen je Bankkonto die Sie auch ausdrucken können.

Weitere Informationen:

 

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Importieren Sie im Modul Capitol WEG Abrechnung das aktuelle Jahr. Löschen Sie unter dem Modul Kosten alle Zahlen und fügen die Kosten für z.B. eine Fenstersanierung in Höhe von 15.000€ ein. Hierbei hinterlegen Sie als Umlageschlüssel „Anteil“ mit 1000s. Zum Soll stellen klicken Sie nun nur noch auf den Button „Autom. Sollstellung“.

Weitere Informationen:

 

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Sie können die Konten bebuchen, die selbst angelegeten stehen nur ohne eine Sortierung ganz am Ende der Kontenliste. Klicken Sie einfach auf „Kontonummer“, danach stehen die selbst angelegten Konten an der richtigen Stelle.

Weitere Informationen:

 

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Wenn Sie Ihre Mandanten noch nicht angelegt haben, wählen Sie im Modul „Konto“ den unter Programmfunktionen zu findende „Vorlagenmodus“ aus und definieren einmalig Ihren Kontorahmen. Haben Sie Ihre Mandanten schon angelegt, gibt es die Möglichkeit jedes Konto für sich auf die Mandanten zu übertragen

Weitere Informationen:

 

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Aus Sicherheitsgründen können bereits geschlossene Buchungsperioden nur geöffnet werden, wenn Sie im Modul Buchungsperiode die Berechtigung = 0 besitzen. Sie müssen also nicht generell als Admin angemeldet sein, sondern es reicht, den einzelnen Bearbeitern die Berechtigung = 0 im Modul Buchungsperiode zu geben

Weitere Informationen:

 

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Hierfür gibt es das Modul „Finanzierung“ im Ordner FiBu. Dort können Sie Darlehen mit dem Nominalbetrag, dem aktuellen Zins, der Laufzeit, dem Ablaufdatum, der Restschuld, dem Aktuellen Stand und der Zahlungsweise hinterlegen. Sie können auch die Zinsen und die Tilgung hinterlegen und sich die Annuität ausrechnen lassen.

Weitere Informationen:

 

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Es ist möglich die Buchungen vor dem Export nach Konto zu filtern.

Weitere Informationen:

 

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Um das Konto im Vorlagenmodus anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich als Admin an
  2. Starten Sie das Modul „Konto“ in dem Ordner FiBu.
  3. Gehen Sie auf das Menü „Programmfunktionen“, wählen Sie hier den „Vorlagenmodus“ aus.
  4. Legen Sie das Konto wie gewohnt an und speichern es ab.

Weitere Informationen:

 

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Bei der Sollstellung wird der Sollbetrag direkt gegen das angegebene Konto ausgebucht. Zum Beispiel für die Leerstandsbuchungen auf das Konto Erlösschmälerung

Weitere Informationen:

 

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Kaufmann

Eine Sollstellung der Verbindlichkeiten kann über die Funktion "Sollstellung löschen trotz Export" gelöscht werden. Hierzu benötigen Sie allerdings Administratorenrechte im Modul Sollstellung.

Weitere Informationen

 

 

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Im Verbindlichkeitsmodul muss die Einstellung „Eingabe Brutto -> Netto aus Brutto ermitteln" gesetzt werden.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Hierzu gehen Sie bei dem importierten Dokument auf Details. Wenn in das Feld Dokumenteninhalt gefüllt ist, wurde der Text richtig übertragen

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Legen Sie die Vorlage über „Datensatz“ -> „neue wiederkehrende Verbindlichkeit“ an. Über das Programmmenü „Programmfunktionen können Sie die Funktion „Wiederkehrende Verbindlichkeit generieren …“ auswählen. Eine ausführliche Anleitung hierzu finden Sie nachfolgenden.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Voraussetzung für die Texterkennung von Capitol ist ein Scanner mit OCR exterkennung. Bei der Schnellerfassung von Originalrechnungen wird Ihnen der durch OCR erkannte Text unter der Vorschau als Klartext angezeigt. Hieraus zieht Capitol dann die Informationen.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Um die Buchung direkt einem bestimmten Mieter zu zuordnen gibt es zwei Wege. Im Modul Stapelbuchung können Sie bei dem erfassen der Verbindlichkeit den Haken bei Weiterverrechnung BK setzten und die entsprechende Zuordnung verknüpfen.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Im Modul Rechnung können Sie die gewünschte Rechnung für den Mieter  generieren. Diese wird bei dem Mieter als Dokument, als Rechnung und nach der Sollstellung als Zahlung hinterlegt.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Der Mandant wird anhand des verknüpften Objektes gesetzt. Um das Umspringen des Mandanten zu verhindern, legen Sie das Objekt nur für das Schreiben von Rechnungen im Mandanten Sommer erneut an. In der Rechnung setzen Sie dann das Objekt aus dem Mandanten Sommer.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Die Auftragsverwaltung in Capitol gibt Ihnen die Möglichkeit Aufträge zu hinterlegen, Beauftragungen durchzuführen und aus dem erstellten Auftrag automatisch die Eingangsrechnung als Verbindlichkeit zu hinterlegen.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Capitol wählt den Nummernkreis anhand des Rechnungsdatums, wenn dieses also in 2015 liegt, wird auch der 2015er Nummernkreis verwendet. Zum Neuanlegen eines Nummernkreises, öffnen Sie das Modul Rechnung, welches sich im Ordner Kaufmann befindet. Beachten Sie, dass Sie zum Anlegen eines Nummernkreises Administratoren Rechte besitzen müssen. Gehen Sie im Modul Rechnung auf den Menü „Optionen“ -> „Einstellungen für Rechnungsnummer“. Klicken Sie dort dann auf den Button Neuer Nummernkreis.

Weitere Informationen:

 

Category: Kaufmann
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Objektmanagement

Führen Sie auf dem Reiter „Flächen“ die Funktion „Flächen aktualisieren“ durch. Bitte beachten Sie, dass dann alle Flächen von Objekt, Einheit und Raum neu berechnet werden.

Weitere Informationen:

 

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Kundendienst / Wartungsverträge werden in Capitol im Modul "Kundendienst" erfasst.

Weitere Informationen:

 

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Sie können sich die aktuellen Ferienkalender unter der Webseite https://www.schulferien.org/iCal herunterladen und diese in Capitol im Modul "Ferien" hinterlegen.

Weitere Informationen:

 

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Der „letzter/ aktueller Besitzer“ eines Schlüssels lässt sich nur über die Programmfunktion „Schlüssel ausgeben“.

Weitere Informationen:

 

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Projektmanagement

Gehen Sie im Modul Projektverwaltung und klicken dort auf das Programmmenü „Programmfunktionen“. Wählen Sie „Projektvorlagen bearbeiten“ aus und suchen sich die betroffene Vorlage heraus. Wählen Sie den Projektschritt aus, den Sie entfernen wollen und klicken auf den Button „Schritt entfernen“. Speichern Sie die Vorlage ab.

Weitere Informationen:

 

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Raumbelegung

Wählen Sie hierzu bei „Wiederholung“ den Punkt Terminserie aus. Gehen Sie auf den Punkt „Wöchentlich“. Hier können Sie festlegen wie oft die Termine wiederholt werden und an welchem Wochentag die Termine stattfinden.

Weitere Informationen:

 

Category: Raumbelegung
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Stammdaten

Die maximale Anzahl sind 200 Zeichen

Weitere Informationen

 

 

Category: Stammdaten
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Der Platzhalter p.name_anschrift% ermittelt die Name(n) für das Adressfeld aus Person und Person 2 bzw. Ansprechpartner, wenn dieser verknüpft ist. Bei zwei Namen werden auch zwei Zeilen generiert, sonst nur eine Zeile. Die Bezeichnung "c/o" kann im Titel der Person hinterlegt werden. Somit wird automatisch die korrekte Anschrift hinterlegt.

Weitere Informationen

 

 

Category: Stammdaten
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Auf dem Reiter "Suchen" finden Sie in den Filtereinstellungen einen Reiter "Objekt". Hier kann die Selektierung für ein Objekt eingestellt werden.

Weitere Informationen:

 

Category: Stammdaten
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Die betreffende Indexmietanpassung kann im Zuordnungsmodul über die Menüfunktion "Zahlungsanpassungen/Indexmieterhöhung/Indexmietanpassungen anzeigen" gelöscht werden.

Weitere Informationen:

 

Category: Stammdaten
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Capitol verfügt über ein integriertes Dokumentenmanagement. Im Modul Dokumente können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben den Standardfunktionen wie das Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten, und vieles mehr angelegt werden, wonach dann entsprechend gesucht und selektiert werden kann.

Weitere Informationen:

 

 

Category: Stammdaten
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Mietanpassungsmanagement mit Staffelmiete oder Indexmiete in Capitol möglich

Weitere Informationen:

 

 

Category: Stammdaten
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Ein Serienbrief wird in Capitol in Modul "Dokument" erstellt. Hierbei können die gewünschten Personen aus der Datenbank für den Serienbrief verwendet werden. Als Grundlage für die Erstellung des Serienbriefes wird eine Dokumentenvorlage mit Textersetzungsoptionen benötigt.

Weitere Informationen:

 

 

Category: Stammdaten
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Dokumentenvorlagen können Sie in Capitol im Modul "Dokument" erfassen. Hierzu muss beim Anlegen des Dokuments der Haken bei "Vorlage" gesetzt werden.

Weitere Informationen:

 

Category: Stammdaten
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Ein Objekt, kann in Capitol im Modul "Objekt" angelegt werden.

Weitere Informationen:

 

 

Category: Stammdaten
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Einen Mieterwechsel können Sie im Modul "Zuordnung" über die Funktion "Vertrag beenden" durchführen.

Weitere Informationen:

 

Category: Stammdaten
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Die Stammdaten werden auf dem Reiter "Objekt" im Starter von Capitol erfasst.

Weitere Informationen:

 

Category: Stammdaten
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Beim Drucken von Serienbriefen kann es vorkommen, dass der Drucker beim Seriendruck nicht hinterher kommt und Dokumente verschluckt, wenn der Drucker voll ist. Stellen Sie hierzu unter „Optionen“ -> „Allgemeine Einstellungen“ -> „Reiter Serienbrief“ die Wartezeit zwischen den Dokumenten ein.

Weitere Informationen:

 

Category: Stammdaten
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Hierzu wechseln Sie im Modul Einheiten auf den Reiter „Optionen“ (Administratorenberechtigungen erforderlich). Wählen Sie unter dem Reiter „Optionen“ „Kategorie“ aus und hinterlegen die neue Kategorie.

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Category: Stammdaten
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Das liegt daran, dass die lila hinterlegten Flächen aus den angelegten Räumen kommen. Löschen Sie zuerst die Räume über den Starter oder das Raummodul, danach sind diese Räume nicht mehr in der Datenbank enthalten und werden somit auch nicht mehr mit aufgeführt.

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Dies ist nicht möglich, aber Sie können Ihre Outlook-Kontakte importieren.

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Wird die Fläche des Objektes größer, dann können Sie eine Zuordnung anlegen, die
mitten unter dem Jahr beginnt. Wird die Fläche des Objektes kleiner, können Sie eine Zuordnung ohne Nachfolgeaktionen beenden.

In der Betriebskostenabrechnung wird dann die Meldung erscheinen, dass die Anzahl der Tage nicht mit dem Abrechnungszeitraum übereinstimmt. Bestätigen Sie die Meldung ohne das Sie Leerstände anlegen.

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Die Buttons zum Bearbeiten der Flächenentwicklung tauchen erst dann auf wenn Sie die Zuordnung bearbeiten. Wählen Sie hierzu im Menü Datensatz den Bearbeitungsbutton aus, danach erscheinen auch die Buttons für die Flächenentwicklung.

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Wählen Sie hierzu die betroffene Einheit auf dem Reiter Objekte aus und klicken auf
den Funktionsbutton Mieterwechsel. Geben Sie in dem Fenster „Mieterwechsel“ die
Vertragsdaten des Kunden ein.

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wenn Sie den CAD-Plan importieren können Sie angeben in welchem Stockwerk sich die zu importierenden Räume befinden. Die Vorbelegung ist hier 0 -> also EG, für das erste OG geben sie hier 1 ein, für das 2. OG 2 usw.

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Sie können die Vorlagen im Dokumentmodul finden / bearbeiten. Starten Sie dazu das Modul Dokumente unter Stammdaten und wählen beim Filter Vorlagen „Nur Vorlagen anzeigen“ und klicken im Anschluss auf „A“ um den Zeitraumfilter auszuschalten. Danach werden alle aktuell vorhandenen Dokumentvorlagen angezeigt

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Es gäbe die Möglichkeit, das Objekt mit den zugehörigen Einheiten und Zuordnungen zu kopieren, dies ist aber nur möglich wenn das kopierte Objekt im gleichen Mandanten liegt wie das Original. Legen Sie aber einen neuen Mandanten für das Objekt an, werden Sie die Stammdaten des Objektes komplett neu erfassen müssen.

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Legen Sie die Meldebestätigung mit den Platzhaltern für die Textersetzung als Vorlage im Dokumentenmodul an. Öffnen Sie das Modul „Zuordnung“, wählen die Zuordnung aus und wechseln auf den Reiter „Dokumente“. Klicken Sie auf den „Neu“ Button. Im Dokumentenmodul wird Ihnen die gesamte Zuordnung vorbelegt. Wählen Sie „Neu aus Vorlage“ aus und suchen die Meldebestätigung heraus. Führen Sie die Textersetzung durch und speichern das Dokument ab.

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Die Einheitenart und die Gruppe können im Modul „Einheit“ geändert werden.

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Dies ist möglich, wenn Sie das Modul Zuordnung öffnen und nach den gewünschten Zuordnungen filtern. Unter dem Menüpunkt Zahlungsanpassungen wählen Sie dann „Neuen Sollzahlungsbetrag festlegen (Selektionsmenge)“ aus. Nun wählen Sie das Konto für das neue Sollzahlungen festgelegt werden sollen aus. Geben Sie das Datum an, ab dem die neuen Sollzahlungsbeträge gelten sollen. Legen Sie den neuen Sollzahlungsbetrag fest.

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Gehen Sie hierzu in das Zuordnungsmodul und verwenden den Filter Zuordnungsart = WEG-Nutzer. Nach Ihrer Suche erhalten Sie eine Liste der gefilterten Nutzer, diese können Sie dann z.B. nach Excel exportieren können.

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Sie können keine neuen Typen hinzufügen, Sie können aber als Administrator
vorhandene Typen, die Sie nicht benötigen überschreiben.

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Verkaufte Grundstücke und Gebäude (=Objekte) werden in Capitol nicht gelöscht. Hierfür gibt es das sogenannte Enddatum im Modul „Objekt“, Reiter „Stamm“.

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Wenn der Haken „Ansprechpartner Suche“ bei den Filtern gesetzt ist, werden bei der Personen suche auch die Personen aufgeführt, deren Ansprechpartner in die Suchkriterien fallen.

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Starter

Email werden immer über das Standardmailkonto des angemeldeten Windowsbenutzers verschickt, der in den Datensätzen hinterlegte Bearbeiter spielt hier keine Rolle.

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Category: Starter
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Momentan besteht bei der Serienmailfunktion nicht die Möglichkeit einen
Empfänger in cc oder bcc zu setzen.

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Category: Starter
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Die Emails sollten verschickt werden sobald ihr Outlook Emails automatisch sendet/empfängt (Standardeinstellung ist hier 30min). Wenn Sie z. B. die Emails verzögert auf 17:30 verschicken, werden diese, bei einem Aktualisierungsintervall von 30min, im "schlimmsten" Fall erst um 18:00 automatisch verschickt. Wenn Sie auf Senden/Empfangen klicken müssen Sie das Ablaufen des Intervalls nicht abwarten und es werden alle Email verschickt, deren Absendezeit erreicht ist.

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Category: Starter
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Der monatliche Stand wird ab der Version 14.1 nicht mehr oben angezeigt, sonder steht jetzt unten am Ende der Zuordnungsliste.

Weitere Informationen:

 

 

Category: Starter
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Dies ist möglich, indem man das erste Dokument direkt bei der Terminerfassung
verknüpft und jedes weiter bei dem Termin unter dem Reiter Dokumente.

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Category: Starter
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Dies ist Möglich indem Sie bei den Filter „Anzeigen“ einstellen. Hier können Sie auswählen:

  • Objekte
  • Einheiten
  • Zuordnungen/ Räume
  • Raumzuordnungen

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Category: Starter
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Damit die von Outlook exportierten E-Mails automatisch in den Ordner „Import Capitol“ verschoben werden, muss in der Startmaske von Capitol unter dem Reiter „Email“ der Haken bei „Email in Unterordner „Capitol Import“ verschieben“ gesetzt werden.

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Category: Starter
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Verbrauchsmanagement

Wählen Sie hierzu die betroffene Einheit auf dem Reiter Objekte aus und klicken auf den Funktionsbutton Mieterwechsel. Geben Sie in dem Fenster „Mieterwechsel“ die Vertragsdaten des Kunden ein.

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Um neue Zählerstände einzugeben, wählen Sie den entsprechenden Zähler aus und
klicken auf das Programmmenü „Programmfunktionen“. Wählen Sie in dem Programmmenü den Punkt „Zählerstände eingeben“ aus.

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Bei HT/ NT-Zählern handelt es sich eigentlich um zwei Zähler in einem Gehäuse. Wir
empfehlen hier immer zwei Zähler mit derselben Zählernummer anzulegen (z.B. 12345 HT & 12345 NT)

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Die Faktoren Heizwert und CO2-Emission können Sie beim Verbrauchsstoff direkt
hinterlegen

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Sie haben die Möglichkeit Gewichtungen direkt beim Zähler oder bei den einzelnen Zählerständen zu hinterlegen.

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Vertragsmanagement

Das Verbuchen der Zahlungseingänge kann für alle Mietbestandteile (z.B. Kaltmiete,  Nebenkosten) getrennt erfolgen. Voraussetzung ist hier eine Trennung in unterschiedliche Sachkonten.

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WEG

Für WEG-Nutzer werden separate Zuordnungen in Capitol hinterlegt.

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Category: WEG
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Gehen Sie hierzu auf das Modul „Eigentümer/ Mieter“, klicken Sie den gewünschten
Mieter doppelt an. In dem Eingabefenster wechseln Sie auf den Reiter „Mieter“ hinterlegen Sie die Kosten und verlassen das Fenster über OK. Die Kosten werden nun einzeln auf der Abrechnung aufgeführt.

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Category: WEG
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Um sich die Legende anzeigen zu lassen, setzen Sie unter dem Modul Einzelabrechnung den Haken bei „Legende Umlageschlüssel“, danach wird Ihnen die Legende auf die Abrechnung gedruckt. Die angezeigte Beschreibung wird direkt bei dem Umlageschlüssel hinterlegt.

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