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Capitol Hausverwaltung

Expertensoftware für das professionelle Immobilien- / Liegenschaftsmanagement

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Präsentation
Demo
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Professionelles Immobilienmanagement

Rechtssicher und benutzerfreundlich

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Zertifiziert

von einem vereidigten Wirtschaftsprüfer

Leistungsstarke Funktonalität

individuelle Funktionen auf Anfrage möglich

Capitol Hausverwaltung

Seit über 25 Jahren entwickelt die Sommer Informatik GmbH Software im Bereich der Immobilienwirtschaft. Mit Capitol Hausverwaltung erhalten Sie eine leistungsfähige und flexible Softwarelösung für die professionelle Verwaltung Ihrer Miet- und Gewerbeobjekte, Grundstücke und Wohnungseigentumsanlagen.

Leistungsmerkmale

  • Stammdaten-, Dokumenten-, Vertrags- und Terminverwaltung
  • Projektmanagement
  • Bewertungen und Vermögensübersicht
  • Finanzbuchhaltung, SEPA
  • Doppelte Buchführung, auch ohne buchhalterische Kenntnisse bedienbar
  • Nebenkostenabrechnung
  • Heizkostenabrechnung
  • Belegungsmanagement
  • Verbrauchsmanagement
  • Erfassen von Eingangsrechnungen via OCR
  • Auftragsvergabe, Budgetierung
  • Mietanpassungsmanagement
  • Aktuelle Gesetzestexte
  • Mandantenfähig, auch innerhalb einer Datenbank mehrere Mandanten möglich
  • Nutzerabhängige Zugriffsberechtigungen
  • Einfache Menüstruktur, intuitiv bedienbare Knöpfe und Masken
  • Optimale Anpassung an individuelle Bedürfnisse dank des flexiblen Baukastenprinzips
  • Individuell konfigurierbares Menü
  • Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten
  • Listendruck frei definierbar
  • Listenexport in Textfile, CSV, HTML, RTF oder direkt in Excel und Word
  • Hoch belastbare SQL-Datenbank
  • Keine Begrenzung der Datensätze und der Anzahl der Datenbanken

Warum Capitol Hausverwaltung?

WINISO® Funktion Übersicht
  • Mit Capitol unterstützen wir Unternehmen, Banken, Brauereien, Stiftungen, Gewerbeparks, Hausverwalter, WEG-Verwalter, Kirchen und Kommunen in ganz Deutschland.
  • Unsere Kompetenz umfasst das gesamte Spektrum des Liegenschafts-/ Immobilienmanagements bis hin zum speziellen Sonderfall. Marktbegleiter berücksichtigen oftmals nur Teilbereiche.
  • Capitol ist die einzige zertifizierte Software im Bereich Nebenkostenabrechnung. Die Korrektheit der Abrechnungsergebnisse wurde von einem vereidigten Wirtschaftsprüfer testiert und zertifiziert.
  • Die erstellten Abrechnungen sind deutschlandweit anerkannt.
  • Wir können für den Kunden individuelle Funktionen in die Software einbauen.

Stammdatenmanagement

Personen

Die Erfassung und Verwaltung von Personen erfolgt im Modul „Person“. Daten wie Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung sowie alle weiteren benötigten Stammdaten zur Person können erfasst werden. Durch individuell hinterlegbare Eigenschaften kann eine Person gleich beim Anlegen einer gewünschten Personengruppe zugeordnet werden. Diese Gruppen können über die verfügbaren Filtermöglichkeiten professionell und einfach ausgewertet werden. Zu jeder Person haben Sie immer direkte Einsicht auf alle wichtigen Informationen über das vorhandene Reitersystem.
Verfügbare Reiter:

  • Ansprechpartner
    Unter dem Reiter „Ansprechpartner“ können zur hinterlegten Person beliebig weitere Ansprechpartner mit E-Mail-Adressen oder Telefonnummern hinterlegt werden.
  • Zuordnungen
    Der Reiter „Zuordnungen“ zeigt Ihnen alle aktuellen Verträge zur Person an.
  • Buchungen
    Hier erhalten Sie einen Überblick über die zur Person verfügbaren Buchungen sowie über den aktuellen Saldo des Personenkontos.
  • Rechnungen
    Wurden der Person Positionen in Rechnung gestellt (z.B. die Nachzahlung der Betriebskostenabrechnung), kann dies über den Reiter „Rechnungen“ eingesehen werden.
  • Aufträge / Verbindlichkeiten
    Hier werden bei Personen alle erfassten Aufträge und Eingangsrechnungen, welche mit der Person verknüpft sind, angezeigt.
  • Projekte
    Der Stand von Projekten, welche aktuell mit der jeweiligen Person durchgeführt werden, kann eingesehen werden.
  • Termine und Aktivitäten
    Termine und Aufgaben, die in Zusammenhang mit der Person stehen, werden hier angezeigt.
  • Dokumente und E-Mails
    Jeglicher Schriftverkehr mit der Person wird bei diesen beiden Reitern hinterlegt und kann von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden.
  • Bilder
    Bildmaterial kann hier in jedem gewünschten Format hinterlegt werden. (z.B. Bilder von Schäden in der Mietwohnung der Person).
  • DSGVO
    Einstellungen zur Datenverwaltung und Kommunikationsart können hier hinterlegt und eingesehen werden.

Objekte

Die Bezeichnung „Objekt“ ist ein abstrakter Begriff. Ein Objekt kann ein großes Grundstück sein, das gepachtet und an einzelne Pächter weiterverpachtet wird, oder aber auch ein Mehrfamilienhaus, dessen Wohnungen vermietet sind. In der Objektverwaltung werden Gebäude und Grundstücke aller Art erfasst und verwaltet. Dabei werden jegliche Stammdaten wie Fläche, Baujahr, Lage, Nutzungsart, Grundbuchdaten uvm. angegeben. Weiter können Baubeschreibungen und Betriebskostendaten oder Steuerdaten mit Abschreibungen hinterlegt werden.
Objekte zur Verwaltung in Capitol:

  • bebaute/unbebaute Grundstücke
  • Gebäude in gewerblicher Nutzung
  • denkmalgeschützte Bauten
  • Hotelanlage
  • Jugendwohnheime
  • Kirchen- und Klosteranlagen
  • Firmengebäude
  • Einkaufszentren
  • Verkehrsbetriebe
  • Straßen und Wege
  • Wald- und Wiesengrundstücke

    • Zum Objekt sind sofort verfügbar:

  • Einheiten mit Eigentümer, Mieter
  • Alle Verträge z.B. Miet- und Pachtverträge, Erbbauverträge, Wartungsverträge, Dienstbarkeiten
  • Termine, Dokumente und Bilder
  • Aktuelle Projekte, z.B. Bauvorhaben
  • Zahlungen, offene Forderungen, Mahnungen
  • Zuständige Handwerker

    • Funktionen:

  • Kontoauszug, Zahlungsbewegungen
  • Instandhaltung, Begehungen mit Terminerinnerung
  • Zahlungsübersichten, Belegungslisten
  • Leerstandsverwaltung
  • Wohnflächenlisten

    • Einheiten

    Als Einheiten können unter anderem Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Stellplätze oder sonstige Teilflächen angelegt und verwaltet werden. Eine Einheit wird gezielt in Zusammenhang mit einem Objekt angelegt. Zur Einheit erfasst werden alle wichtigen Stammdaten wie Fläche, Geschoss, Zimmer, Ausstattungsmerkmale sowie Bilder und Grundrisspläne.
    Eine Übersicht über die Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen der Einheit oder ein Exposédruck mit Beschreibung der Einheit können beliebig generiert werden. Zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten sind verfügbar.

    Räume

    Räume können zu einer Einheit oder einem Objekt erfasst werden. Dies ist unter anderem wichtig für die Inventarverwaltung, da hier ein Inventar einem Raum zugeordnet werden kann. Zum Raum hinterlegt werden Fläche, Stockwerk, Nutzungsart, Ausstattungsmerkmale oder Bilder.
    Eine Übersicht des im Raum verfügbaren Inventars sowie zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten stehen zur Verfügung.

    Termin- und Aufgabenverwaltung

    Die Termin- und Aufgabenverwaltung in Capitol bietet die Möglichkeit, jegliche Termine mit Prioritätsstufen zu hinterlegen und zu verwalten. Durch Erinnerungsfunktionen werden Sie automatisch über anstehende Termine per E-Mail informiert. Aus einem Termin können Aktivitäten/Aufgaben für sich oder für andere Mitarbeiter generiert werden. Die Aktivität kann mit Personen, Objekten und Einheiten verknüpft werden. Wurde die Aktivität nicht bis zum gesetzten Datum abgeschlossen, erhalten Sie per E-Mail eine Benachrichtigung.
    Termine für andere Sachbearbeiter können ebenfalls angelegt werden. Hierbei wird der Sachbearbeiter automatisch per E-Mail über den anstehenden Termin informiert. Alle Termine und Aktivitäten können aus Outlook importiert und von Capitol nach Outlook exportiert werden. Kalenderfunktionen, Monats-, Wochen- oder Jahresübersichten stehen zur Verfügung.

    Bilder

    Einzelne Bilder oder vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können in Capitol eingelesen und mit Objekten, Einheiten und Bezugspunkten verknüpft werden.
    Es entfällt das Suchen der Bilder auf einem Fileserver. Alle Bilder können per E-Mail versandt oder beispielsweise in Dokumente wie einem Exposé integriert werden.

    Dokumentenmanagement

    Jeder Computeranwender hat Dokumente, Formulare, Bilder und sonstige Dateien auf seinem Rechner, die er in verschiedenen Verzeichnissen speichert. Meist wird versucht, durch intelligente Namensgebung die Dateien zuzuordnen oder, um das Wiederfinden zu erleichtern, verwendet man besondere Namen.
    Besonders schwierig wird das Ganze, wenn die Dateien zentral auf einem Server gespeichert werden und mehrere Benutzer darauf zugreifen. Denn neben dem Effekt, dass die Dateien mehrfach gespeichert werden, kann es auch vorkommen, dass Dateien unautorisiert gelöscht werden. Abgesehen davon, dass man, um seine Daten aufräumen zu können, ständig zwischen den Programmen hin- und herspringen muss.

    Über das integrierte Dokumentenmanagement in Capitol können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben Standardfunktionen wie dem Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten und vieles mehr angelegt werden. Eine entsprechende Suche oder Selektion ist danach jederzeit möglich.

    Ebenfalls können beliebig viele Vorlagen/Musterbriefe in Capitol definiert werden. Durch Verwendung der in Capitol verfügbaren Platzhalter lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. Adressen, Objektinformationen, Zahlungen etc.) automatisch an das Dokument übergeben. Die erstellten Vorlagen können anhand der gesetzten Platzhalter für Serienbriefe oder Serien-E-Mails verwendet werden. Hierbei werden die generierten Dokumente in der Datenbank angelegt und automatisch bei den gewünschten Bezugspunkten (Person, Objekt, Einheit) hinterlegt. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Dokumente können per E-Mail versandt werden.

    Objektmanagement

    Übergabe, Abnahme, Begehung (Modul “Ortstermin”)

    Wird eine Einheit von einem Mieter gekündigt, erfolgt eine Abnahme vor Ort durch den Kundenbetreuer. Nach einer Abnahme entscheidet der Kundenbetreuer, ob die Einheit gereinigt, renoviert oder saniert werden muss. Die technische Leitung erhält eine Meldung als Aktivität über die anstehenden Arbeiten. Die Vermietung erhält die Information, ob es sich um eine Reinigung, Renovierung oder Sanierung handelt und ab wann die Einheit voraussichtlich wieder vermietet werden kann.
    Wenn ein Mieter auszieht oder ein neuer Mieter einzieht, erfolgt eine Übergabe. Dabei werden wichtige Punkte dokumentiert und ein Übergabeprotokoll erstellt.

    Das Begehungsmodul ermöglicht eine Protokollierung von Besichtigungen und Objektbegehungen. Bezüglich aller noch anstehenden Aufgaben wird automatisch eine Aktivität eingetragen – einsehbar für den Sachbearbeiter im Starter von Capitol. Erledigte Aktivitäten werden gekennzeichnet.

    Die Hinterlegung von Informationen zu den drei Themenkreisen „Übergabe, Abnahme und Begehung“ findet im Modul „Ortstermin“ statt. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Daten mobil über eine App zu erfassen und automatisch in Capitol zu hinterlegen.

    Kundendienst

    Kundendienste, welche regelmäßig oder außerordentlich durchgeführt werden, können im Modul „Kundendienst“ verwaltet werden. Mit den unter Kundendienst aufgeführten Daten kann auch ein entsprechendes Inventar verknüpft werden.
    Wurde eine Wartung ordnungsgemäß durchgeführt und der Termin in Capitol als erledigt gekennzeichnet, generiert das System automatisch im hinterlegten Zyklus einen neuen Termin und erinnert Sie rechtzeitig an anstehende Wartungen.

    Schlüsselverwaltung

    Vorhandene, ausgegebene oder defekte Schlüssel werden in der „Schlüsselverwaltung“ verwaltet. Dabei wird automatisch ein Ausgabe- und Rückgabeschein generiert, der ausgedruckt den beteiligten Personen zur Unterschrift vorgelegt werden kann.
    Die Schlüssel können mit dem Objekt, der Einheit oder der Person verknüpft werden.

    Störmeldung

    Treten Störungen auf (z.B. angezeigt durch eine Schadensmeldung seitens des Mieters), so werden diese Störungen erfasst und protokolliert. Die Störmeldung kann wiederum Aktivitäten veranlassen, z.B. einen Handwerkerauftrag. Eine Störmeldung kann aus mehreren Aufträgen bestehen.
    Für jeden Auftrag kann ein Auftragsschreiben generiert werden. Dabei werden alle in der Störmeldung hinterlegten Informationen in das Auftragsschreiben übernommen.

    Indexmietanpassung

    Die Indexmiete ist eine variable Miete für eine Wohnung oder Gewerberaum. Der Mietpreis ist bei der Indexmiete nicht dauerhaft auf einen festen Wert bestimmt, sondern wird, ausgehend von einer Basismiete, nach von beiden Vertragsparteien nachvollziehbaren Parametern verändert. Zumeist wird die Miete an den Index der Lebenshaltungskosten gekoppelt, veröffentlicht vom Statistischen Bundesamt.
    In Capitol haben Sie die Möglichkeit, automatisiert die Indexmietanpassungen durchzuführen. Die Indexwerte werden automatisch in der Software aktualisiert, sobald ein neuer Wert vom Statistischen Bundesamt freigegeben wurde. Die Anpassungen werden automatisch ab dem eingegebenen „Gültig ab“-Datum verwendet. Zur Anpassung generiert Capitol für jeden Mieter ein Anschreiben.

    Finanzbuchhaltung

    Über das Modul “Finanzbuchhaltung” in Capitol kann Ihre komplette Finanzbuchhaltung abgewickelt werden. Die Capitol-Finanzbuchhaltung erlaubt eine vollständige doppelte Buchführung. Funktionen wie die Generierung von automatischen und manuellen Sollstellungen oder automatischen Splitbuchungen stehen Ihnen zur Verfügung. Die DATEV-Kontenrahmen SK03 und SK04 sind vordefiniert, Sie können aber auch Ihren eigenen Kontenrahmen importieren.

    Darüber hinaus bietet Ihnen die Finanzbuchhaltung in Capitol Debitoren-Kreditoren-Buchführung, Bilanzerstellung über beliebige Zeiträume, Gewinn- und Verlustrechnung sowie zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten.

    Sie haben bereits ein Finanzbuchhaltungssystem im Einsatz? Kein Problem. In Capitol stehen Ihnen bereits Schnittstellen zu den gängigsten FiBu-Systemen zur Verfügung.

    Auswertung

    Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten nebst entsprechenden Ausdrucken stehen Ihnen in der Finanzbuchhaltung in Capitol zur Verfügung:

    Konto

    Die Fibu-Konten können frei definiert werden. Im Rahmen der Kontodefinition wird festgelegt, ob ein Aufwandskonto an der Betriebskostenabrechnung beteiligt ist.
    Neben der Kennung, ob die Salden auf den Mieter oder nur auf den Eigentümer umgelegt werden können, werden auch gleich die Umlageschlüssel vorbelegt.

    OP-Liste

    In der OP-Liste (Offene-Posten-Liste) werden alle Buchungen aufgeführt, zu der es keine Gegenbuchung gibt. In der OP-Liste in Capitol können Sie manuell oder automatisch eine Gegenbuchung zu den offenen Buchungen hinterlegen. Funktionen wie SEPA-Überweisung oder SEPA-Lastschrift stehen Ihnen zur Verfügung. Für weiterhin offene Buchungen erstellt Capitol automatisch anhand der hinterlegten Fälligkeiten Mahnungen, welche direkt zum Druck gegeben werden können.
    Funktionen:

  • Datenträgeraustausch
  • Mahnlauf, automatisches Erstellen von Mahnungen
  • SEPA-Basislastschrift
  • SEPA-Überweisung
  • SEPA-Firmenlastschrift
  • Rücklastschrift
  • Rücküberweisung

    • Sollstellung

    Die automatische Sollstellung generiert aus den aktuellen Zuordnungen und Verträgen eines gewünschten Zeitraums die fälligen Zahlungen und erstellt hierzu die Forderungsbuchungen. Einen Vergleich von zwei Sollstellungsmonaten bietet Ihnen die Kontrolle der generierten Sollstellungen. Hier weist Sie Capitol direkt auf Änderungen hin.

    Die in den Sollstellungen generierten Buchungen können an Ihr Fremdsystem übergeben werden, wenn hierzu die Funktionalität der Schnittstelle eingerichtet wurde. Aus den generierten Sollstellungen können Sie automatisch Rechnungen generieren.

    Funktionen:

  • Rechnungen aus Sollstellungen erstellen
  • Mehrere Mandanten sollstellen
  • Übergabe an Fremdsysteme
  • Sollstellungsvergleich über zwei Monate

    • Kaufmann

    Verbindlichkeiten

    Verbindlichkeiten (Eingangsrechnungen) können in Capitol verwaltet und gebucht werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Verbindlichkeit manuell zu erfassen oder sie direkt aus einem PDF zu generieren, welches Sie entweder als E-Mail oder über einen Verzeichnisimport hinterlegen können.

    Bei der Verarbeitung unterstützt Sie Capitol über die integrierte OCR-Erkennung – so generiert das Programm bei PDF-Dateien die notwendigen Daten automatisch und trägt sie ein.

    Erkannt werden unter anderem Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Objekt sowie Beträge. Mittels der manuellen Hinterlegung von Schlüsselwörtern können Sie individuelle Regeln zur Erkennung festlegen. Über die Funktion „Verbindlichkeiten aus einem PDF generieren“ pflegt Capitol nicht nur die relevanten Daten ein, sondern hinterlegt auch automatisch die aus der Originalrechnung generierte PDF-Datei, die dann sowohl unter Verbindlichkeiten, bei der Buchung oder in der Offenen-Posten-Liste aufgerufen werden kann.
    Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Übersicht Ihrer Verbindlichkeiten
  • Status nach Fälligkeit
  • Hinterlegung von eingescannten Rechnungen
  • Buchung auf Kostenstellen, Kostenträger und Haushaltsstellen
  • Berücksichtigung von Skonto

    • Digitale Belegprüfung

    WEG-verwalter haben die Möglichkeit mit der “Digitalen Belegprüfung” ihren Beiräten automatisiert die in Capitol hinterlegten Belege online zur Verfügung zu stellen. Ein großer Vorteil dabei: die Einsicht der Belege kann digital vor der Belegprüfung erfolgen.
    Der zeitliche Aufwand beim Termin der Belegprüfung kann somit minimiert werden und es müssen lediglich die noch offenen Fragen geklärt werden. Auch eventuell anfallende Kosten für die Anfertigung von Belegkopien entfallen hierdurch.

    Zur Einsicht der Belege erhält der Beirat einen Online-Zugang und kann direkt dort die Beleginformationen sowie die Originalbelege als PDF einsehen. Sobald der Beirat die Belege eingesehen hat, erhält die Wohnungseigentumsverwaltung automatisch eine Lesebestätigung.

    Rechnung

    Ausgangsrechnungen können in Verbindung mit dem Artikelmodul, in welchem beliebig Artikel hinterlegt und verwaltet werden können, manuell erfasst werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Rechnungen aus einer Sollstellung zu generieren.
    Beispielsweise ist es möglich, aus einer Sollstellung aus der Betriebskostenabrechnung die Rechnungen/Gutschriften für Nachzahlungen oder Guthaben automatisch zu generieren. Vorteil hierbei ist die automatische Vergabe der Rechnungsnummern nach den individuell in den Einstellungen hinterlegten Rechnungsnummernvorgaben.

    Vertragsmanagement

    Kautionsverwaltung

    In der Kautionsverwaltung können Sie zum Vertrag Kautionen hinterlegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Kautionszahlungen über die Sollstellung als Forderungsbuchung zu generieren. Teil- und Restzahlungen können eingebucht werden. Um die Rückzahlung der Kaution im System einzustellen, müssen die verzinste Kaution, der Abzugsbetrag und der Einbehaltbetrag hinterlegt werden.
    Der verzinste Kautionsbetrag kann über die integrierte Kautionsberechnung berechnet werden. Die Rückzahlung kann ebenfalls über die Sollstellung gebucht werden.
    Es stehen Ihnen verschiedene Anschreiben für die Kautionsabrechnung mit und ohne Einbehalt zur Verfügung.

    Zuordnungen/Verträge

    Das Vertragsmanagement in Capitol spart Zeit, gewährleistet Sicherheit und hilft Ihnen, Ihre Verträge übersichtlich und professionell zu verwalten. Die Erstellung von Kündigungsschreiben, Briefen und E-Mails anhand von Word-Vorlagen sind via Mausklick möglich.
    Alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, können eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich. Das System generiert automatisch Terminerinnerungen zu fälligen Verträgen, bei anstehenden Verlängerungen, Kündigungen oder sonstigen Vertragsoptionen.
    Die Hinterlegung von Verträgen erfolgt im Zuordnungsmodul. Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Zu jedem Vertrag werden die Kosten, z.B. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw., eingegeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.
    Hier können erfasst werden:

  • Mietverträge (Vermietung und Anmietung)
  • Verpachtungen
  • Erbbaurechte als Geber/Nehmer
  • Dienstbarkeiten/Grundstückslasten z.B. Geh- und Fahrtrechte, Überbau-rechte, Reallasten
  • Hausmeister- & Reinigungsverträge
  • Garagen- und Stellplatzmietverträge
  • Wartungsverträge
    • Funktionen:

  • Eingabe Stammdaten (Miethöhe, Zahlungsart, Zahlungszyklus, Vertragsbeginn, -ende, Kaution, Kündigungsfristen und -optionen etc.)
  • Hinterlegung von Urkunden und Verträgen als Dokument
  • Reservierungs- und Leerstandsplanung
  • Mietanpassungsmanagement
  • Zuordnung des FiBu-Kontos und der Kosten-/Haushaltsstelle
  • Leerstandsmanagement
  • Belegungslisten

    • Büro

    E-Mail-Management

    In Capitol verfügen Sie über ein professionelles E-Mail-Management. E-Mails können automatisch oder manuell in Abhängigkeit des Bearbeiters von Outlook nach Capitol importiert werden. Die Bearbeitung der E-Mails erfolgt in Capitol.
    Professionelle Funktionen stehen für Sie zur Bearbeitung der E-Mails bereit. Prozessabläufe können definiert werden und eine automatisierte Bearbeitung Ihrer E-Mails erfolgt. Hinterlegen Sie jeglichen Schriftverkehr zu Ihrem Mieter, Ihrem Eigentümer, Ihrem Lieferanten oder zum jeweiligen Objekt und haben Sie immer die beste Einsicht auf die laufenden Themen.

    Telefonverwaltung

    In der Telefonverwaltung von Capitol können Telefonanrufe vermerkt werden sowie automatisch eine Telefonnotiz hinterlegt und an einen gewünschten Mitarbeiter per E-Mail weitergegeben werden.
    Wurde die automatische Telefonerkennung eingerichtet, öffnet Capitol automatisch den jeweiligen Personendatensatz bei eingehenden Anrufen, sofern die Telefonnummer bereits in Capitol hinterlegt wurde. Sie wollen die Telefonnummer nicht manuell in das Telefon eintippen – kein Problem. Capitol wählt für Sie bei ausgehenden Telefonanrufen automatisch die bei der Person hinterlegte Nummer.

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    Bearbeitermanagement

    Das Modul „Verkauf Vermietung Verpachtung“ dient zur Verwaltung von Immobilienangeboten. Sie haben die Möglichkeit, aus bestehenden sowie neuangelegten Einheiten und Objekten Immobilienangebote zu erfassen.
    Es lassen sich Dokumente, Bilder und Termine hinterlegen und relevante Vorgänge und Aktivitäten automatisch erfassen. Dadurch lassen sich verschiedene Druckreports und Exposés generieren.

    Projektmanagement

    Die Projektverwaltung erlaubt es Ihnen, dass Sie Ihre Geschäftsvorgänge und Prozesse in Capitol abbilden. Ob es sich um die Neuvermietung nach einer Kündigung handelt oder um die Vergabe eines Reparaturauftrags, Sie haben immer den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und die nächsten Schritte.
    Jedes Projekt besteht aus beliebigen Projektschritten. Abgeschlossene Projektschritte werden als erledigt markiert und angezeigt. So haben alle berechtigten Mitarbeiter Einsicht in den aktuellen Projektstand. Die jeweiligen Aufgaben sind der Person und dem entsprechenden Objekt zugeordnet und können mit einem Termin versehen werden. Des Weiteren sind alle damit zusammenhängenden Dokumente aufgelistet.

    Capitol Hausverwaltung

    Das sagen unsere Kunden

    „Wir schätzen vor allem die starke Branchennähe, die sich in der Software widerspiegelt. So können beispielsweise durch das Modul ,WEG‘ Beschlüsse der Wohnungseigentümerversammlung exakt so erfasst und gepflegt werden, wie es vom Gesetzgeber verlangt wird. Mit ,Capitol Talk‘ steht darüber hinaus innerhalb des Programms ein modernes Werkzeug zur Verfügung, das uns eine reibungslose Kommunikation mit den Wohnungseigentümern ermöglicht. Seit wir ,Capitol Talk‘ nutzen, haben sich Missverständnisse im Rahmen der Kommunikationsprozesse verringert und gleichzeitig auch der damit einhergehende Arbeitsaufwand. Zudem beinhaltet das Programm eine ausgezeichnete Abrechnungssoftware, die den Mitarbeitern ebenfalls viel Zeit einspart und dabei so flexibel ist, dass nahezu jeder Sonderfall in der Software erfasst werden kann.“, erklärt Martin Metzger, Geschäftsführer der Alpina Immowelten GmbH, die wichtigsten Vorteile von „Capitol“ für die Alpina Immowelten GmbH.“

    Alpina Immowelten GmbH

    Für alle Fragen rund um die Immobilie steht die Alpina Immowelten GmbH seit 1998 ihren Kunden zur Seite. Über die klassische Immobilienbetreuung hinaus sind die Anforderungen der Kunden und
    damit auch das Alpina-Serviceportfolio stets gewachsen. Umfangreiche Beratung im Bereich An- und Vermietung ist dabei genauso gefragt, wie die Abwicklung des Immobilien-An- und -Verkaufs.

    Die Alpina Immowelten GmbH setzt für die Unterstützung ihrer WEG-, Miethaus- und Gewerbeverwaltung auf die Softwarelösung „Capitol“. Besonders die Stammdaten- und Objektverwaltung, die Finanzbuchhaltung und die dazugehörigen Abrechnungen, wie Betriebs- und Hausgeldabrechnungen, sind tägliche Bestandteile, die bei der Alpina Immowelten GmbH mit „Capitol“ effektiv und effizient erledigt werden.

    Ansprechpartner: Herr Metzger – info@alpina-immowelten.de

    „Die Aurigia Immobilien GmbH & Co. KG arbeitet seit dem Jahr 2015 mit der Software Capitol und setzte diese für die Verwaltung Ihrer Einheiten bereits nach kurzer Einführung durch die Mitarbeiter der Sommer Informatik GmbH ein. Zu den Funktionen, welche die Aurigia Immobilien GmbH & Co. KG in Capitol verwendet, gehören unter anderem die Hinterlegung von Stammdaten, Verwaltung von Terminen und Aktivitäten, die technische Objektverwaltung z.B. mit der Verwaltung der Zählerstände, die Erstellung der rechtssicheren Betriebskostenabrechnung sowie die Generierung von Rechnungen direkt aus dem System. Ebenfalls im Einsatz ist bei der Aurigia Immobilien GmbH & Co. KG unsere Finanzbuchhaltungsschnittstelle zu DATEV.“

    Aurigia Immobilien GmbH & Co.KG

    Besonders wichtig ist es der Aurigia Immobilien GmbH & Co. KG, dass ihre Immobilien für die Menschen, die darin leben und arbeiten, bestmöglich zu nutzen sind. Das Portfolio umfasst Wohnanlagen, barrierefreie Wohnungen mit angeschlossener Betreuung sowie Pflegeheime, Stadthäuser und Gewerbeimmobilien.

    Ansprechpartner: Herr Wiebel – curt.wiebel@aurigia.eu

    „Der Hafen Stuttgart ist seit 2017 Kunde und hat für seinen Schwerpunkt im Miet- und Erbbaurecht sowie der Liegenschaftsverwaltung mit “Capitol” eine adäquate Lösung gefunden. Abteilungsübergreifend können nicht nur Verträge eingescannt und direkt abgerufen werden, sondern auch Fristigkeiten und Termine sowie Aufgaben tagesaktuell bearbeitet werden. Dies wird ordnungsgemäß nach den aktuellen Gesetzesbestimmungen archiviert. Stammdatenmanagement, Aufgabenverwaltung, Betriebskostenabrechnung, Flurstücksverwaltung und die Rechnungsschreibung mit Sollstellungen sind dabei die wichtigsten Bereiche, welche der Hafen Stuttgart in “Capitol” verwendet. Nach kurzer Einführungsphase wurde “Capitol” bereits um die Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem “ELO” ergänzt.“

    Hafen Stuttgart

    Die Aufgabe des Hafen Stuttgart ist und bleibt es, der Wirtschaft in der Region um Stuttgart eine hohe Standortqualität zu schaffen. Im Zeichen der erwarteten Mengenentwicklung im Güterverkehr, der fehlenden Kapazitäten auf den Straßen und vor allen Dingen aus umweltpolitischen Gesichtspunkten kommt dem Transport auf den Wasserstraßen und auf der Schiene in Zukunft eine noch höhere Bedeutung als bisher zu. Die größte Kapazitätsreserven besitzen schließlich die Wasserstraßen.

    Ansprechpartner: Frau Gehrung – bgehrung@hafenstuttgart.de

    „Mit der Software „Capitol“ verwaltet das Gebäude-und Liegenschaftsamt des Saale-Holzland-Kreis die gesamten Liegenschaften des Kreises. Mit der Projektverwaltung wird über die bloße Verwaltung hinausgehend der gesamte Prozess der Ausschreibungen bezüglich der Modernisierung und des Neubaus von Immobilien bis hin zum Inventar dokumentiert. So können zu jedem Zeitpunkt Aussagen zu einzelnen Projekt-phasen und ihrer Finanzierung getroffen werden. Neben der Qualität des Produkts zeigt sich Frau Klich vom Landratsamt auch mit der erbrachten Dienstleistung der Sommer Informatik äußerst zufrieden: „Es ist besonders hervorzuheben, dass die Sommer Informatik auf die Individualanpassungen, die in dem Projekt unvermeidbar waren, sehr gut eingegangen ist und in das Programm eingearbeitet hat.“

    Saale-Holzland-Kreis

    Der Saale-Holzland-Kreis ist ein attraktiver Wohn- und Wirtschaftsstandort, an A4 und A9 verkehrsgünstig gelegen, im Umland des Hightech Zentrums Jena. Er bietet seinen Einwohnern und Besuchern in liebenswerten Dörfern und Städten mit einem ausgeprägten regionalen Kultur- und Vereinsleben, eingebettet in einer schönen Landschaft, eine hohe Lebensqualität.

    Ansprechpartner: Frau Klich – edv@lrashk.thueringen.de

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