Betriebskostenabrechnung

Abrechnung, Betriebskostenabrechnung, Produkt

Eine wirksame Betriebskostenabrechnung erfordert die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie des Abzugs der Vorauszahlungen des Mieters.

Die Betriebskostenabrechnung in Capitol berücksichtigt unter anderem diese Punkte und gewährleistet Ihnen bei der Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung eine enorme Arbeitserleichterung. Mit der Betriebskostenabrechnung erstellen Sie eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung mit nur wenigen Mausklicks. Die Korrektheit der Abrechnungsergebnisse wurde von einem vereidigten Wirtschaftsprüfer testiert und zertifiziert.

Aufgrund der intuitiven hohen Funktionalität können Ihre BK-Abrechnungen auch von Anwendern mit einfachen Computerkenntnissen erstellt werden.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Frei definierbare Umlageschlüssel, Standardumlageschlüssel sind bereits vorhanden
  • Ausweis der Kosten nach §35a EStG
  • Beliebige Abrechnungs- und Nutzungszeiträume möglich
  • Betriebskostenkonten können manuell berichtigt werden, ohne die Buchhaltung zu verändern
  • Der Einzelausdruck entspricht den gesetzlichen Anforderungen, Text und Design der Anschreiben und Abrechnungen können frei gestaltet werden
  • Jede Kostenposition kann pro Nutzer zugewiesen werden
  • Fehlbeträge aufgrund von Leerständen können auf die übrigen Nutzer aufgeteilt werden
  • Abfrage von Vorauszahlungen über beliebige Zeiträume sind möglich, auch abweichend vom Abrechnungszeitraum
  • Zusätzliche Kosten können dem Nutzer in Rechnung gestellt werden, z.B. Mahngebühren, Schlüsselrechnungen
  • Aus den Belastungen kann automatisch ein Vorschlag für zukünftige Vorauszahlungen errechnet werden. Über eine Funktion kann dies in die zukünftigen Sollzahlungen automatisch übernommen werden
  • Heizkostenabrechnungen von Dienstleistern (ISTA, Brunata etc.) können importiert werden
  • Personentagerechner mit automatischer Berechnung der Personentage je Zeitraum
  • Automatische Sollstellung der Ergebnisse der Abrechnung
  • Abrechnungsdaten können als Listen ausgedruckt werden
  • Abrechnung kann per E-Mail versendet werden

Vom Mietvertrag zur Betriebskostenabrechnung

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Erfassen Sie Ihre Objekte, Mieter sowie Verträge inklusive Zahlungen. Via Knopfduck können Funktionen wie Mieterwechsel, Mietanpassung und Änderungen an Verträgen durchgeführt werden.

Die hinterlegten Zahlungen werden monatlich sollgestellt. Eingangsrechnungen zum jeweiligen Objekt können professionell und einfach hinterlegt und gebucht werden.

Zahlungseingänge können manuell oder über einen Import der Kontoauszüge verbucht werden.

All diese Daten werden unterjährig hinterlegt. Das Stapeln von Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung auf dem Schreibtisch hat hierdurch ein Ende.

Die Betriebskostenabrechnung soll erstellt werden? – kein Problem. Über Knopfdruck können die Informationen des betreffenden Jahres automatisch aus Capitol in die Betriebskostenabrechnung importiert werden, die beinahe fertige Nebenkostenabrechnung wird hierbei automatisch für Sie erstellt.

Heizkostenabrechnung in die Abrechnung importieren

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Importieren Sie Ihre Heizkostenabrechnungen über unsere ARGE-Schnittstelle.

Sie erhalten die Heizkostenabrechnungen von einem externen Dienstleister wie ISTA oder Brunata? Dann haben Sie die Möglichkeit, sowohl in der Betriebskostenabrechnung als auch bei der Hausgeldabrechnung die Heizkostenabrechnungen direkt zu importieren. Um den Import durchführen zu können, müssen Sie bei Ihrem Heizkostendienstleister den E- und D-Satz sowie die Heizkostenabrechnungen als PDF anfragen.

Sobald diese Dateien verfügbar sind, können Sie in der Betriebskostenabrechnung von Capitol automatisch sowohl die Kosten als auch die Werte und die Heizkostenabrechnung als PDF importieren.

Ein großer Vorteil dabei: Sie können die Abrechnung inkl. der Heizkostenabrechnung gleich an Ihren Mieter entweder per E-Mail senden oder diese sortiert hintereinander für den Postversand drucken.

Bearbeitermanagement

Produkt

Im Modul „Bearbeiter“ werden alle Bearbeiter/Mitarbeiter, die mit Capitol arbeiten sollen, angelegt. Dabei können für jeden Bearbeiter Berechtigungsstufen festgelegt werden. Jedem Modul können zehn verschiedene Prioritäten zugeordnet werden. Es wird also festgelegt, welche Bearbeiter in welchen Modulen was ausführen dürfen.

Ebenfalls kann beim Bearbeiter die Unterschrift als Bild hinterlegt werden, welche in Kombination mit den Informationen des Bearbeiters über die Platzhalter in Dokumentenvorlagen automatisch übergeben werden können.

Zählerverwaltung

Produkt

Vorhandene Zähler werden in der Zählerverwaltung hinterlegt und verwaltet. Die Daten der Zählerablesung werden zum jeweiligen Zähler direkt eingetragen. Unter anderem das Ablesedatum, der Zählerstand, die Person, welche die Ablesung vorgenommen hat, sowie eventuell anfallende Kosten werden hinterlegt. Zählerstände können sowohl in der Zählerverwaltung als auch in den Modulen „Objekt“ oder „Einheit“ hinterlegt werden.

Projektmanagement

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Die Projektverwaltung erlaubt es Ihnen, dass Sie Ihre Geschäftsvorgänge und Prozesse in Capitol abbilden. Ob es sich um die Neuvermietung nach einer Kündigung handelt oder um die Vergabe eines Reparaturauftrags, Sie haben immer den Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und die nächsten Schritte.

Jedes Projekt besteht aus beliebigen Projektschritten. Abgeschlossene Projektschritte werden als erledigt markiert und angezeigt. So haben alle berechtigten Mitarbeiter Einsicht in den aktuellen Projektstand. Die jeweiligen Aufgaben sind der Person und dem entsprechenden Objekt zugeordnet und können mit einem Termin versehen werden. Des Weiteren sind alle damit zusammenhängenden Dokumente aufgelistet.

E-Mail-Management

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In Capitol verfügen Sie über ein professionelles E-Mail-Management. E-Mails können automatisch oder manuell in Abhängigkeit des Bearbeiters von Outlook nach Capitol importiert werden. Die Bearbeitung der E-Mails erfolgt in Capitol.

Professionelle Funktionen stehen für Sie zur Bearbeitung der E-Mails bereit. Prozessabläufe können definiert werden und eine automatisierte Bearbeitung Ihrer E-Mails erfolgt.

Hinterlegen Sie jeglichen Schriftverkehr zu Ihrem Mieter, Ihrem Eigentümer, Ihrem Lieferanten oder zum jeweiligen Objekt und haben Sie immer die beste Einsicht auf die laufenden Themen.

Telefonverwaltung

Büro, Produkt

In der Telefonverwaltung von Capitol können Telefonanrufe vermerkt werden sowie automatisch eine Telefonnotiz hinterlegt und an einen gewünschten Mitarbeiter per E-Mail weitergegeben werden.

Wurde die automatische Telefonerkennung eingerichtet, öffnet Capitol automatisch den jeweiligen Personendatensatz bei eingehenden Anrufen, sofern die Telefonnummer bereits in Capitol hinterlegt wurde. Sie wollen die Telefonnummer nicht manuell in das Telefon eintippen – kein Problem. Capitol wählt für Sie bei ausgehenden Telefonanrufen automatisch die bei der Person hinterlegte Nummer.

Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung, Produkt

Über das Modul “Finanzbuchhaltung” in Capitol kann Ihre komplette Finanzbuchhaltung abgewickelt werden. Die Capitol-Finanzbuchhaltung erlaubt eine vollständige doppelte Buchführung. Funktionen wie die Generierung von automatischen und manuellen Sollstellungen oder automatischen Splitbuchungen stehen Ihnen zur Verfügung. Die DATEV-Kontenrahmen SK03 und SK04 sind vordefiniert, Sie können aber auch Ihren eigenen Kontenrahmen importieren.

Darüber hinaus bietet Ihnen die Finanzbuchhaltung in Capitol Debitoren-Kreditoren-Buchführung, Bilanzerstellung über beliebige Zeiträume, Gewinn- und Verlustrechnung sowie zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten.

Sie haben bereits ein Finanzbuchhaltungssystem im Einsatz? Kein Problem. In Capitol stehen Ihnen bereits Schnittstellen zu den gängigsten FiBu-Systemen zur Verfügung.

Auswertung

Finanzbuchhaltung, Produkt

Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten nebst entsprechenden Ausdrucken stehen Ihnen in der Finanzbuchhaltung in Capitol zur Verfügung: