Die Fibu-Konten können frei definiert werden. Im Rahmen der Kontodefinition wird festgelegt, ob ein Aufwandskonto an der Betriebskostenabrechnung beteiligt ist. Neben der Kennung, ob die Salden auf den Mieter oder nur auf den Eigentümer umgelegt werden können, werden auch gleich die Umlageschlüssel vorbelegt.
Der Import von Kontoauszügen erfolgt im Modul „Kontoauszug“. Der Import kann über „MT940“, „SFIRM/ELKO“ oder über eine CSV-Datei mit vordefinierten Feldern durchgeführt werden. Nach dem Import haben Sie die Möglichkeit, den Kontoauszug zu verbuchen.
In der OP-Liste (Offene-Posten-Liste) werden alle Buchungen aufgeführt, zu der es keine Gegenbuchung gibt. In der OP-Liste in Capitol können Sie manuell oder automatisch eine Gegenbuchung zu den offenen Buchungen hinterlegen. Funktionen wie SEPA-Überweisung oder SEPA-Lastschrift stehen Ihnen zur Verfügung. Für weiterhin offene Buchungen erstellt Capitol automatisch anhand der hinterlegten Fälligkeiten Mahnungen, welche direkt zum Druck gegeben werden können.
Funktionen:
Die automatische Sollstellung generiert aus den aktuellen Zuordnungen und Verträgen eines gewünschten Zeitraums die fälligen Zahlungen und erstellt hierzu die Forderungsbuchungen. Einen Vergleich von zwei Sollstellungsmonaten bietet Ihnen die Kontrolle der generierten Sollstellungen. Hier weist Sie Capitol direkt auf Änderungen hin.
Die in den Sollstellungen generierten Buchungen können an Ihr Fremdsystem übergeben werden, wenn hierzu die Funktionalität der Schnittstelle eingerichtet wurde. Aus den generierten Sollstellungen können Sie automatisch Rechnungen generieren.
Funktionen:
Ausgangsrechnungen können in Verbindung mit dem Artikelmodul, in welchem beliebig Artikel hinterlegt und verwaltet werden können, manuell erfasst werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Rechnungen aus einer Sollstellung zu generieren. Beispielsweise ist es möglich, aus einer Sollstellung aus der Betriebskostenabrechnung die Rechnungen/Gutschriften für Nachzahlungen oder Guthaben automatisch zu generieren. Vorteil hierbei ist die automatische Vergabe der Rechnungsnummern nach den individuell in den Einstellungen hinterlegten Rechnungsnummernvorgaben.
Verbindlichkeiten (Eingangsrechnungen) können in Capitol verwaltet und gebucht werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Verbindlichkeit manuell zu erfassen oder sie direkt aus einem PDF zu generieren, welches Sie entweder als E-Mail oder über einen Verzeichnisimport hinterlegen können.
Bei der Verarbeitung unterstützt Sie Capitol über die integrierte OCR-Erkennung – so generiert das Programm bei PDF-Dateien die notwendigen Daten automatisch und trägt sie ein.
Erkannt werden unter anderem Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Objekt sowie Beträge. Mittels der manuellen Hinterlegung von Schlüsselwörtern können Sie individuelle Regeln zur Erkennung festlegen. Über die Funktion „Verbindlichkeiten aus einem PDF generieren“ pflegt Capitol nicht nur die relevanten Daten ein, sondern hinterlegt auch automatisch die aus der Originalrechnung generierte PDF-Datei, die dann sowohl unter Verbindlichkeiten, bei der Buchung oder in der Offenen-Posten-Liste aufgerufen werden kann.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Wird eine Einheit von einem Mieter gekündigt, erfolgt eine Abnahme vor Ort durch den Kundenbetreuer.
Nach einer Abnahme entscheidet der Kundenbetreuer, ob die Einheit gereinigt, renoviert oder saniert werden muss. Die technische Leitung erhält eine Meldung als Aktivität über die anstehenden Arbeiten. Die Vermietung erhält die Information, ob es sich um eine Reinigung, Renovierung oder Sanierung handelt und ab wann die Einheit voraussichtlich wieder vermietet werden kann.
Wenn ein Mieter auszieht oder ein neuer Mieter einzieht, erfolgt eine Übergabe. Dabei werden wichtige Punkte dokumentiert und ein Übergabeprotokoll erstellt.
Das Begehungsmodul ermöglicht eine Protokollierung von Besichtigungen und Objektbegehungen. Bezüglich aller noch anstehenden Aufgaben wird automatisch eine Aktivität eingetragen – einsehbar für den Sachbearbeiter im Starter von Capitol. Erledigte Aktivitäten werden gekennzeichnet.
Die Hinterlegung von Informationen zu den drei Themenkreisen „Übergabe, Abnahme und Begehung“ findet im Modul „Ortstermin“ statt. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Daten mobil über eine App zu erfassen und automatisch in Capitol zu hinterlegen.
Kundendienste, welche regelmäßig oder außerordentlich durchgeführt werden, können im Modul „Kundendienst“ verwaltet werden. Mit den unter Kundendienst aufgeführten Daten kann auch ein entsprechendes Inventar verknüpft werden. Wurde eine Wartung ordnungsgemäß durchgeführt und der Termin in Capitol als erledigt gekennzeichnet, generiert das System automatisch im hinterlegten Zyklus einen neuen Termin und erinnert Sie rechtzeitig an anstehende Wartungen.
Vorhandene, ausgegebene oder defekte Schlüssel werden in der „Schlüsselverwaltung“ verwaltet. Dabei wird automatisch ein Ausgabe- und Rückgabeschein generiert, der ausgedruckt den beteiligten Personen zur Unterschrift vorgelegt werden kann. Die Schlüssel können mit dem Objekt, der Einheit oder der Person verknüpft werden.
Treten Störungen auf (z.B. angezeigt durch eine Schadensmeldung seitens des Mieters), so werden diese Störungen erfasst und protokolliert. Die Störmeldung kann wiederum Aktivitäten veranlassen, z.B. einen Handwerkerauftrag. Eine Störmeldung kann aus mehreren Aufträgen bestehen. Für jeden Auftrag kann ein Auftragsschreiben generiert werden. Dabei werden alle in der Störmeldung hinterlegten Informationen in das Auftragsschreiben übernommen.
