App (Capitol Talk)

Capitol-Talk, Digitalisierung

Mit Capitol Talk haben Kunden eine moderne Lösung zur Optimierung der Kommunikation zwischen Verwalter und Wohnungsnutzer. So können Hausverwaltungen mittels der innovativen App ihren Nutzern wichtige Informationen mobil oder über einen Online-Zugang zur Verfügung stellen.

Das gleiche gilt für vertrauliche Daten wie Protokolle, Abrechnungen, Schriftwechsel oder Belege, die personenbezogen unter Berücksichtigung strengster Datenschutzrichtlinien übermittelt werden. Dabei obliegt es dem Kunden zu bestimmen, für wen welche Daten einsehbar sind. Ankündigungen via Aushang gehören somit dank Capitol Talk der Vergangenheit an. Informationen zu Zählerablesungen oder andere Ankündigungen werden allen Nutzern, ausgewählten Nutzergruppen oder Einzelpersonen ad hoc zugestellt. Umgekehrt können Nutzer Störungen oder Notfälle ohne Zeitverzögerung und zu jeder Zeit (24×7) melden – wenn gewünscht mit beigefügtem Fotomaterial.

Aber nicht nur bei Störfällen erweist sich Capitol Talk als wertvolles Hilfsmittel. So können beispielsweise auch Informationen über die nächste Belegprüfung den zuständigen Beiräten bequem und einfach zur Verfügung gestellt werden. Damit alles reibungslos funktioniert, installiert der Kunde bei sich eine Desktopanwendung. Darüber werden die entsprechenden Daten direkt in der mitgelieferten Datenbank von Capitol Talk gespeichert. Die zugehörige App kann dann von jedem Wohnungsnutzer direkt aus dem App Store von Apple oder von Google Play heruntergeladen werden. Für Nutzer, die über kein Smartphone verfügen, besteht zusätzlich die Möglichkeit eines Online-Zugangs. Nach Erhalt der Zugangsdaten und der Anmeldung steht ebenfalls die volle Funktionsvielfalt zur Verfügung.

Einen weiteren Mehrwert bietet die App Capitol Talk im Zusammenspiel mit der Immobilienmanagementsoftware Capitol. Denn mit der Kombinationsvariante haben Kunden den großen Vorteil, dass die Stammdaten direkt aus der Immobilienmanagementsoftware Capitol auch für Capitol Talk genutzt werden können.

E-Mail-Management

Büro, Digitalisierung, Produkt

In Capitol verfügen Sie über ein professionelles E-Mail-Management. E-Mails können automatisch oder manuell in Abhängigkeit des Bearbeiters von Outlook nach Capitol importiert werden. Die Bearbeitung der E-Mails erfolgt in Capitol.

Professionelle Funktionen stehen für Sie zur Bearbeitung der E-Mails bereit. Prozessabläufe können definiert werden und eine automatisierte Bearbeitung Ihrer E-Mails erfolgt.

Hinterlegen Sie jeglichen Schriftverkehr zu Ihrem Mieter, Ihrem Eigentümer, Ihrem Lieferanten oder zum jeweiligen Objekt und haben Sie immer die beste Einsicht auf die laufenden Themen.

Dokumentenmanagement

Digitalisierung, Produkt, Stammdatenmanagement

Jeder Computeranwender hat Dokumente, Formulare, Bilder und sonstige Dateien auf seinem Rechner, die er in verschiedenen Verzeichnissen speichert. Meist wird versucht, durch intelligente Namensgebung die Dateien zuzuordnen oder, um das Wiederfinden zu erleichtern, verwendet man besondere Namen.

Besonders schwierig wird das Ganze, wenn die Dateien zentral auf einem Server gespeichert werden und mehrere Benutzer darauf zugreifen. Denn neben dem Effekt, dass die Dateien mehrfach gespeichert werden, kann es auch vorkommen, dass Dateien unautorisiert gelöscht werden. Abgesehen davon, dass man, um seine Daten aufräumen zu können, ständig zwischen den Programmen hin- und herspringen muss.

Über das integrierte Dokumentenmanagement in Capitol können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben Standardfunktionen wie dem Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten und vieles mehr angelegt werden. Eine entsprechende Suche oder Selektion ist danach jederzeit möglich.

Ebenfalls können beliebig viele Vorlagen/Musterbriefe in Capitol definiert werden. Durch Verwendung der in Capitol verfügbaren Platzhalter lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. Adressen, Objektinformationen, Zahlungen etc.) automatisch an das Dokument übergeben. Die erstellten Vorlagen können anhand der gesetzten Platzhalter für Serienbriefe oder Serien-E-Mails verwendet werden. Hierbei werden die generierten Dokumente in der Datenbank angelegt und automatisch bei den gewünschten Bezugspunkten (Person, Objekt, Einheit) hinterlegt. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Dokumente können per E-Mail versandt werden.