Alle Lieferantenaufträge und Vergaben von Handwerkerleistungen werden budgetiert und eingepflegt. Diese Daten generieren wiederum Eingangsrechnungen und steuern somit die Liquiditätsplanung.
Einzelne Positionen werden Objekten zugeordnet. Die Auftragsvergabe generiert automatisch Anschreiben an den Handwerker.
Ausgangsrechnungen können in Verbindung mit dem Artikelmodul, in welchem beliebig Artikel hinterlegt und verwaltet werden können, manuell erfasst werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Rechnungen aus einer Sollstellung zu generieren. Beispielsweise ist es möglich, aus einer Sollstellung aus der Betriebskostenabrechnung die Rechnungen/Gutschriften für Nachzahlungen oder Guthaben automatisch zu generieren. Vorteil hierbei ist die automatische Vergabe der Rechnungsnummern nach den individuell in den Einstellungen hinterlegten Rechnungsnummernvorgaben.
Verbindlichkeiten (Eingangsrechnungen) können in Capitol verwaltet und gebucht werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Verbindlichkeit manuell zu erfassen oder sie direkt aus einem PDF zu generieren, welches Sie entweder als E-Mail oder über einen Verzeichnisimport hinterlegen können.
Bei der Verarbeitung unterstützt Sie Capitol über die integrierte OCR-Erkennung – so generiert das Programm bei PDF-Dateien die notwendigen Daten automatisch und trägt sie ein.
Erkannt werden unter anderem Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Objekt sowie Beträge. Mittels der manuellen Hinterlegung von Schlüsselwörtern können Sie individuelle Regeln zur Erkennung festlegen. Über die Funktion „Verbindlichkeiten aus einem PDF generieren“ pflegt Capitol nicht nur die relevanten Daten ein, sondern hinterlegt auch automatisch die aus der Originalrechnung generierte PDF-Datei, die dann sowohl unter Verbindlichkeiten, bei der Buchung oder in der Offenen-Posten-Liste aufgerufen werden kann.
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:
Die Hinterlegung von Eingangsrechnungen war noch nie einfacher. Mit dem Rechnungsimport in Capitol haben Sie die Möglichkeit, Eingangsrechnungen entweder direkt vom Scanordner oder aus einer E-mail zu erstellen. Unterstützt werden Sie dabei von der integrierten OCR-Erkennung in Capitol.
Die OCR-Erkennung generiert bereits wichtige Informationen der Rechnungen und hinterlegt diese in den gewünschten Feldern der Verbindlichkeit. Für nicht gefundene Informationen können in Capitol „Schlüsselwörter“ hinterlegt werden, welche dann bei der nächsten Rechnung gefunden werden. Die gesammelten Rechnungen im Scanordner werden alle zusammen automatisch als Verbindlichkeit erfasst und können einfach und professionell gebucht werden. Bei der Erfassung der Verbindlichkeiten speichert Capitol automatisch den Originalbeleg (gescannte PDF) als Originalrechnung bei der jeweiligen Verbindlichkeit. Somit kann der Originalbeleg jederzeit eingesehen werden.
WEG-verwalter haben die Möglichkeit mit der “Digitalen Belegprüfung” ihren Beiräten automatisiert die in Capitol hinterlegten Belege online zur Verfügung zu stellen. Ein großer Vorteil dabei: die Einsicht der Belege kann digital vor der Belegprüfung erfolgen.
Der zeitliche Aufwand beim Termin der Belegprüfung kann somit minimiert werden und es müssen lediglich die noch offenen Fragen geklärt werden. Auch eventuell anfallende Kosten für die Anfertigung von Belegkopien entfallen hierdurch.
Zur Einsicht der Belege erhält der Beirat einen Online-Zugang und kann direkt dort die Beleginformationen sowie die Originalbelege als PDF einsehen. Sobald der Beirat die Belege eingesehen hat, erhält die Wohnungseigentumsverwaltung automatisch eine Lesebestätigung.
