Neues Wohnungseigentumsrecht hat auch Auswirkungen auf die Jahresabrechnung

Das in die Jahre gekommene Wohnungseigentumsgesetz (WEG) wurde durch den Gesetzgeber zum 01.12.2020 novelliert. Sowohl für die Wohnungseigentümer, wie auch für die Hausverwalter ergeben sich hieraus wesentliche Änderungen. Die jährliche Abrechnung des Hausgeldes und der Rücklagen wurde wesentlich umgestaltet.

Am 1. Dezember 2020 trat die WEG-Reform in Kraft. Mit dem beschlossenen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) ergeben sich zahlreiche Änderungen in der Zusammenarbeit zwischen dem Verwalter und den Eigentümern. Zum einen wurden die Anforderungen an den professionellen Hausverwalter erhöht, zum anderen wurde aber auch die Position des Verwalters gestärkt. Schließlich handelt es sich bei den verwalteten Immobilien um wesentliche Vermögenswerte der Volkswirtschaft, die erhalten werden sollen.
Eine Konsequenz der langjährigen Niedrigzinspolitik ist es auch, dass viele finanzschwache Familien versuchen, den Traum von der eigenen Wohnung zu realisieren. Zu oft wird die monatlich zu zahlende Miete mit den Raten für den Immobilienkredit verglichen. Die Folge ist, dass Insolvenzverfahren und Versteigerungen von Wohnungseigentum wesentlich zugenommen haben. Diese Entwicklung hat wesentliche Auswirkungen auf Wohneigentumsgemeinschaften. Die offenen Wohngelder der insolventen Eigentümer sind meist uneinbringlich und belasten die Liquidität der Eigentümergemeinschaft. Selbst der Zugriff auf Rücklagen, wenn vorhanden, gelingt nicht, um Hausgeldnachzahlungen auszugleichen. Der Gesetzgeber versucht im Rahmen der Novellierung des WEG, hier mitzuwirken. Es werden höhere Anforderungen an die Hausgeldabrechnung gestellt. Sowohl die Abrechnungsspitzen und mögliche Ausfälle, wie auch die Vermögenswerte müssen jetzt jährlich klarer dargestellt werden. Zusätzlich werden das wesentliche Anlagevermögen und die Heizölrestbestände deutlicher ausgewiesen.

Diese Entwicklungen fordern nun wiederum die Softwareanbieter, weil sie Anpassungen erfordern. Der Verwalter muss weitere Informationen vorhalten und darstellen, die bisher nicht in jeder Software vorgesehen waren. Die neuen Anforderungen des WEMoG scheinen dem Hausverwalter den notwendigen Anstoß zu geben,in das Zeitalter der Digitalisierung einzutreten.
Wesentliche Bestandteile einer Jahresabrechnung:

Neben der Angabe des Objektes ist die Einheit bezeichnet und der Name des Eigentümers. Man erkennt den Abrechnungszeitraum und den Nutzungszeitraum.
Zeilenweise werden die Kosten aufgelistet. Diese Kosten werden entsprechend dem Umlageschlüssel auf den Eigentümer umgelegt. Die Summe der anteiligen Kosten ist der Betrag, den der Eigentümer für eine Wohnung jährlich aufwenden muss.
In diesem Betrag ist auch eine Erhaltungsrücklage enthalten, die an anderer Stelle nochmals ausgewiesen wird.

Die genannten Ausgaben werden den monatlichen Hausgeldzahlungen gegenüber gestellt. Dabei ist die Gesamtzahlung des Eigentümers nach Anteil Hausgeld und Anteil Erhaltungsrücklage zu trennen.

Der entstehende Saldo führt zur einer Gutschrift oder einer Nachzahlung für den Eigentümer.

Der Einzelwirtschaftsplan dient dazu die Höhe des Hausgeldes an mögliche Kostensteigerungen an zupassen. Rechnerisch erfolgt die Aufteilung nach den gleichen Umlageschlüsseln wie die Abrechnung selbst.
Im Vermögensbericht wird zum einen die Rücklagenentwicklung ausgewiesen, zum anderen alle Aktiva und Passiva, die in der WEG-Anlage vorhanden sind. Neu ist hier, dass auch wesentliche Teile des Gemeinschaftsvermögens, wie z.B. ein Rasenmäher ausgewiesen werden müssen.

Um das wesentliche Gemeinschaftsvermögen auszuweisen, werden die Daten in einem Inventarmodul erfasst und so jährlich aktualisiert in der Abrechnung dargestellt.
Lohn- und Fahrtkosten aus haushaltsnahen Aufwendungen sind steuerbegünstigt. Dem selbstnutzenden Eigentümer ebenso wie dem Mieter (für auf diesen umlagefähige Kosten) stehen diese Steuervorteile zu. Es wird hierfür ein separater Beleg generiert. Die Rechtsprechung hat flächendeckend anerkannt, dass dem Profiverwalter hierfür eine besondere Vergütung zusteht.
Bei der zur Umsatzsteuer optierenden Wohnungs- bzw. Teileigentümergemeinschaft erfolgt der Ausweis der abgerechneten Mehrwertsteuer.
Neu im Rahmen der WEG-Abrechnung ist eine Gesamtabrechnung, nicht zu verwechseln mit der Gesamtübersicht, wie sie bisher verwandt wurde. In der Gesamtabrechnung erfolgt die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben aus Sicht des Objektes. Es werden der Anfangsbestand der Geldkonten, sowie die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben während des Abrechnungszeitraumes, kumuliert dargestellt. Zur Kontrolle erfolgt die Darstellung des Banksaldos zum Ende des Abrechnungszeitraums.

Was bisher fehlte, war die gesamtwirtschaftliche Betrachtung des Objektes. Die Gesamtobjektabrechnung umfasst eben nicht nur die Salden und Anteile des jeweiligen Eigentümers, sondern erklärt die wirtschaftliche Situation des Gebäudes.
Wesentliche Teile sind:
• Geldkonten (Girokonto, Festgeldkonto)
• Kosten (Grundsteuer, Hausmeister)
• WEG-Einnahmen (Sondereinnahme Waschmaschine)
• Rücklagen (Erhaltungsrücklagen)
• Abgrenzungen (Bewertung nicht verbrauchtes Heizöl)
Ähnlich dem bisherigen Wirtschaftsplan wird nun ein Gesamtwirtschaftsplan erstellt, der die Plan- und Ist-Zahlen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres vergleicht. Dem Eigentümer soll eine bessere Nachvollziehbarkeit für die Planzahlen des neuen Wirtschaftsjahres ermöglicht werden. Der Gesamtwirtschaftsplan wird auch aus Sicht des Objektes dargestellt.
Die Ergebnisse der Abrechnung sind dem Eigentümer gesondert mitzuteilen. Dazu wird ein personifiziertes Anschreiben erstellt. Allgemeine und spezielle Erläuterungen finden statt. Zusätzlich werden hier die Änderungen der Hausgeldzahlungen und die Zahlungsmodalitäten bekannt gegeben.
In der Gesamtübersicht werden die Ergebnisse der einzelnen Eigentümer gelistet, so werden die Salden und Abrechnungsspitzen verdeutlicht.

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    Eine wirksame Betriebskostenabrechnung erfordert die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie des Abzugs der Vorauszahlungen des Mieters.

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    • Frei definierbare Umlageschlüssel, Standardumlageschlüssel sind bereits vorhanden
    • Ausweis der Kosten nach §35a EStG
    • Beliebige Abrechnungs- und Nutzungszeiträume möglich
    • Betriebskostenkonten können manuell berichtigt werden, ohne die Buchhaltung zu verändern
    • Der Einzelausdruck entspricht den gesetzlichen Anforderungen, Text und Design der Anschreiben und Abrechnungen können frei gestaltet werden
    • Jede Kostenposition kann pro Nutzer zugewiesen werden
    • Fehlbeträge aufgrund von Leerständen können auf die übrigen Nutzer aufgeteilt werden
    • Abfrage von Vorauszahlungen über beliebige Zeiträume sind möglich, auch abweichend vom Abrechnungszeitraum
    • Zusätzliche Kosten können dem Nutzer in Rechnung gestellt werden, z.B. Mahngebühren, Schlüsselrechnungen
    • Aus den Belastungen kann automatisch ein Vorschlag für zukünftige Vorauszahlungen errechnet werden. Über eine Funktion kann dies in die zukünftigen Sollzahlungen automatisch übernommen werden
    • Heizkostenabrechnungen von Dienstleistern (ISTA, Brunata etc.) können importiert werden
    • Personentagerechner mit automatischer Berechnung der Personentage je Zeitraum
    • Automatische Sollstellung der Ergebnisse der Abrechnung
    • Abrechnungsdaten können als Listen ausgedruckt werden
    • Abrechnung kann per E-Mail versendet werden

    Sommer Informatik – präsentiert Software-Neuigkeiten auf dem „Deutschen Immobilienverwalter Kongress“ in Berlin!

    Vom 09.05. – 10.05.2019 fand der Deutsche Immobilienverwalter Kongress, des Bundesverband der Immobilienverwalter (BVI) in Berlin statt. Herr Dipl.-Informatiker Robert Sommer (Geschäftsführer) und Herr Alexander Sommer (Anwendungsentwickler) präsentierten die innovativen Lösungen der Sommer Informatik GmbH im Bereich Immobilienmanagement, auf der begleitenden Fachausstellung.

    Als Highlight wurde die neue Lösung „WEG Versammlung“ vorgestellt. Mit der „WEG Versammlung“ haben Versammlungsleiter alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen im Griff. Durch die Digitalisierung der in diesem Zusammenhang ablaufenden Prozesse bekommen die Veranstaltungen eine deutlich bessere Struktur. Dabei führt die einfach und intuitiv zu bedienende Software durch sämtliche notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg der Versammlung.

    Vor allem über den strukturierten Ablauf der WEG Versammlung sowie der Funktionalität, dass am Versammlungstag das Protokoll direkt generiert und alle benötigten Unterschriften getätigt werden können, begeisterte die zahlreichen Besucher des Messestandes.

    Sehr großes Interesse entstand auch für die Lösungen „Capitol Talk“ – Die Kommunikationsapp zwischen Verwalter und Wohnungseigentümer/Wohnungsmieter sowie für das Online Portal „Capitol Web“ für Verwalter und Eigentümer.

    Mit dem diesjährigen Immobilien Verwalter Kongress in Berlin, konnte die Sommer Informatik GmbH wichtige Kontakte knüpfen und erfolgversprechende Anfragen erzielen.

    Wohnungseigentümerversammlung digitalisieren

    Mit der neuen Lösung WEG Versammlung der Sommer Informatik GmbH haben Versammlungsleiter alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen im Griff. Durch die Digitalisierung der in diesem Zusammenhang ablaufenden Prozesse bekommen die Veranstaltungen eine deutlich bessere Struktur. Dabei führt die einfach und intuitiv zu bedienende Software durch sämtliche notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg der Versammlung.

    Erfassung der Stimmen der Eigentümer in WEG Versammlung

    Die von den Wohnungseigentümern auf der Wohnungseigentümerversammlung beschlossenen Maßnahmen basieren auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und haben verbindlichen Charakter für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Insofern müssen grundsätzlich die im WEG geregelten Punkte, insbesondere die Regelungen zur Wohnungseigentümerversammlung in §§ 23 bis 25 WEG, eingehalten werden, um die Gültigkeit der dort gefassten Beschlüsse nicht zu gefährden.

    Um Hausverwalter bei der Durchführung und Dokumentation von Wohnungseigentümerversammlungen professionell und rechtskonform zu unterstützen, hat die Sommer Informatik GmbH jetzt mit WEG Versammlung eine Lösung auf den Markt gebracht, die alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen berücksichtigt. Die einfach und intuitiv zu bedienende Software führt durch sämtliche in diesem Zusammenhang notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg von Wohnungseigentümerversammlungen einschließlich der formellen Gültigkeit dort gefasster Beschlüsse.

    Dipl.-Informatiker Robert Sommer: „Mit WEG Versammlung schließen wir eine digitale Lücke im Bereich der Immobilienwirtschaft“

    „Mit unserer neuen Softwarelösung WEG Versammlung schließen wir eine digitaleLücke im Bereich der Immobilienwirtschaft und geben Versammlungsleitern eine wertvolle Unterstützung für die reibungslose Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen an die Hand“, unterstreicht Dipl.-Inf. Robert Sommer, Geschäftsführer und Firmengründer der Sommer Informatik GmbH, den Nutzen des Organisations-Tools.

    Durch die Digitalisierung der Wohnungseigentümerversammlung sorgt WEG Versammlung für eine signifikante Prozessoptimierung. Nach dem Import entsprechender Daten (z.B. aus einer vordefinierten Excel-Liste) kann der Versammlungsleiter die Versammlung im Programm anlegen und die jeweiligen Tagesordnungspunkte (TOP) festsetzen. Dabei lässt sich für jeden TOP einzeln festlegen, ob nach Wert- oder Kopfprinzip abgestimmt wird, welche Teilnehmer entsprechend ihrer Wirtschaftseinheiten abstimmungsberechtigt sind und welche Mehrheit jeweils erforderlich ist.

    Abstimmungsergebnis zum aktuellen Tagesordnungspunkt als Diagramm

    Zur Durchführung der Veranstaltung generiert WEG Versammlung dann aus den importierten Daten automatisch die Eigentümerteilnehmerliste. Sollte dort idealerweise auch hinterlegt sein, dass ein Eigentümer einer anderen Person eine Dauervollmacht erteilt hat, weist das Programm selbstständig darauf hin. In gleicher Weise lassen sich Miteigentumsanteile oder die Wirtschaftseinheit des Eigentümers anzeigen.

    Zu Beginn der Wohnungseigentümerversammlung führt das Programm nach erfolgter Anwesenheitsprüfung die Prüfung der Beschlussfähigkeitsprüfung gemäß gesetzlicher Kriterien durch. Ist diese gegeben, arbeitet WEG Versammlung nach einer Probeabstimmung sequenziell die einzelnen Tagesordnungspunkte ab. Die dabei erforderlichen Abstimmungen erfolgen entsprechend der zuvor festgelegten Kriterien via Handzeichen. Dabei wird das Ergebnis vom Versammlungsleiter parallel erfasst. Anschließend wertet das Programm die Abstimmung zum jeweiligen TOP aus und zeigt das Endergebnis via Diagramm an. Ist bei einem TOP eine Beschlussfassung nicht erforderlich, wird dieser lediglich vorgestellt. Sind alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet, gibt WEG Versammlung eine Gesamtübersicht aller erfolgten Beschlüsse aus.

    Protokoll zur Eigentümerversammlung

    Zum Abschluss der Versammlung lässt sich ein Protokoll generieren, in dem namentlich der Versammlungsleiter, Beginn, Ablauf und erfolgte Abstimmungsbeschlüsse nebst beigefügten Bemerkungen zu einzelnen Punkten der Versammlung sowie das Ende der Veranstaltung festgehalten werden. Somit liegen alle erforderlichen Daten für eine ordnungsgemäß durchgeführte Wohnungseigentümerversammlung einschließlich der Abstimmungsergebnisse digital vor und können später jederzeit eingesehen werden. Das Protokoll kann dann direkt am Veranstaltungsende gedruckt, von den Beiräten unterschrieben und den Teilnehmern ausgehändigt oder per E-Mail an sie versandt werden. (Autor: Albert Probst)