Übergabe, Abnahme, Begehung (Modul „Ortstermin“)

Wird eine Einheit von einem Mieter gekündigt, erfolgt eine Abnahme vor Ort durch den Kundenbetreuer.

Nach einer Abnahme entscheidet der Kundenbetreuer, ob die Einheit gereinigt, renoviert oder saniert werden muss. Die technische Leitung erhält eine Meldung als Aktivität über die anstehenden Arbeiten. Die Vermietung erhält die Information, ob es sich um eine Reinigung, Renovierung oder Sanierung handelt und ab wann die Einheit voraussichtlich wieder vermietet werden kann.

Wenn ein Mieter auszieht oder ein neuer Mieter einzieht, erfolgt eine Übergabe. Dabei werden wichtige Punkte dokumentiert und ein Übergabeprotokoll erstellt.

Das Begehungsmodul ermöglicht eine Protokollierung von Besichtigungen und Objektbegehungen. Bezüglich aller noch anstehenden Aufgaben wird automatisch eine Aktivität eingetragen – einsehbar für den Sachbearbeiter im Starter von Capitol. Erledigte Aktivitäten werden gekennzeichnet.

Die Hinterlegung von Informationen zu den drei Themenkreisen „Übergabe, Abnahme und Begehung“ findet im Modul „Ortstermin“ statt. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Daten mobil über eine App zu erfassen und automatisch in Capitol zu hinterlegen.

Verkauf, Vermietung, Verpachtung

Das Modul „Verkauf Vermietung Verpachtung“ dient zur Verwaltung von Immobilienangeboten. Sie haben die Möglichkeit, aus bestehenden sowie neuangelegten Einheiten und Objekten Immobilienangebote zu erfassen. Es lassen sich Dokumente, Bilder und Termine hinterlegen und relevante Vorgänge und Aktivitäten automatisch erfassen. Dadurch lassen sich verschiedene Druckreports und Exposés generieren.

Kundendienst

Kundendienste, welche regelmäßig oder außerordentlich durchgeführt werden, können im Modul „Kundendienst“ verwaltet werden. Mit den unter Kundendienst aufgeführten Daten kann auch ein entsprechendes Inventar verknüpft werden. Wurde eine Wartung ordnungsgemäß durchgeführt und der Termin in Capitol als erledigt gekennzeichnet, generiert das System automatisch im hinterlegten Zyklus einen neuen Termin und erinnert Sie rechtzeitig an anstehende Wartungen.

Schlüsselverwaltung

Vorhandene, ausgegebene oder defekte Schlüssel werden in der „Schlüsselverwaltung“ verwaltet. Dabei wird automatisch ein Ausgabe- und Rückgabeschein generiert, der ausgedruckt den beteiligten Personen zur Unterschrift vorgelegt werden kann. Die Schlüssel können mit dem Objekt, der Einheit oder der Person verknüpft werden.

Störmeldung

Treten Störungen auf (z.B. angezeigt durch eine Schadensmeldung seitens des Mieters), so werden diese Störungen erfasst und protokolliert. Die Störmeldung kann wiederum Aktivitäten veranlassen, z.B. einen Handwerkerauftrag. Eine Störmeldung kann aus mehreren Aufträgen bestehen. Für jeden Auftrag kann ein Auftragsschreiben generiert werden. Dabei werden alle in der Störmeldung hinterlegten Informationen in das Auftragsschreiben übernommen.

Zuordnungen/Verträge

Das Vertragsmanagement in Capitol spart Zeit, gewährleistet Sicherheit und hilft Ihnen, Ihre Verträge übersichtlich und professionell zu verwalten. Die Erstellung von Kündigungsschreiben, Briefen und E-Mails anhand von Word-Vorlagen sind via Mausklick möglich.

Alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, können eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich. Das System generiert automatisch Terminerinnerungen zu fälligen Verträgen, bei anstehenden Verlängerungen, Kündigungen oder sonstigen Vertragsoptionen.

Die Hinterlegung von Verträgen erfolgt im Zuordnungsmodul.

Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Zu jedem Vertrag werden die Kosten, z.B. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw., eingegeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann.

Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.

Hier können erfasst werden:

  • Mietverträge (Vermietung und Anmietung)
  • Verpachtungen
  • Erbbaurechte als Geber/Nehmer
  • Dienstbarkeiten/Grundstückslasten z.B. Geh- und Fahrtrechte, Überbau-rechte, Reallasten
  • Hausmeister- & Reinigungsverträge
  • Garagen- und Stellplatzmietverträge
  • Wartungsverträge
Funktionen:

  • Eingabe Stammdaten (Miethöhe, Zahlungsart, Zahlungszyklus, Vertragsbeginn, -ende, Kaution, Kündigungsfristen und -optionen etc.)
  • Hinterlegung von Urkunden und
    Verträgen als Dokument
  • Reservierungs- und Leerstandsplanung
  • Mietanpassungsmanagement
  • Zuordnung des FiBu-Kontos und der Kosten-/Haushaltsstelle
  • Leerstandsmanagement
  • Belegungslisten

Kautionsverwaltung

In der Kautionsverwaltung können Sie zum Vertrag Kautionen hinterlegen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Kautionszahlungen über die Sollstellung als Forderungsbuchung zu generieren.

Teil- und Restzahlungen können eingebucht werden. Um die Rückzahlung der Kaution im System einzustellen, müssen die verzinste Kaution, der Abzugsbetrag und der Einbehaltbetrag hinterlegt werden.

 

 

 

Der verzinste Kautionsbetrag kann über die integrierte Kautionsberechnung berechnet werden. Die Rückzahlung kann ebenfalls über die Sollstellung gebucht werden.

Es stehen Ihnen verschiedene Anschreiben für die Kautionsabrechnung mit und ohne Einbehalt zur Verfügung.

Personen

Die Erfassung und Verwaltung von Personen erfolgt im Modul „Person“. Daten wie Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung sowie alle weiteren benötigten Stammdaten zur Person können erfasst werden. Durch individuell hinterlegbare Eigenschaften kann eine Person gleich beim Anlegen einer gewünschten Personengruppe zugeordnet werden. Diese Gruppen können über die verfügbaren Filtermöglichkeiten professionell und einfach ausgewertet werden. Zu jeder Person haben Sie immer direkte Einsicht auf alle wichtigen Informationen über das vorhandene Reitersystem.

 

 

Verfügbare Reiter:

  • Ansprechpartner
    Unter dem Reiter „Ansprechpartner“ können zur hinterlegten Person beliebig weitere Ansprechpartner mit E-Mail-Adressen oder Telefonnummern hinterlegt werden.
  • Zuordnungen
    Der Reiter „Zuordnungen“ zeigt Ihnen alle aktuellen Verträge zur Person an.
  • Buchungen
    Hier erhalten Sie einen Überblick über die zur Person verfügbaren Buchungen sowie über den aktuellen Saldo des Personenkontos.
  • Rechnungen
    Wurden der Person Positionen in Rechnung gestellt (z.B. die Nachzahlung der Betriebskostenabrechnung), kann dies über den Reiter „Rechnungen“ eingesehen werden.
  • Aufträge / Verbindlichkeiten
    Hier werden bei Personen alle erfassten Aufträge und Eingangsrechnungen, welche mit der Person verknüpft sind, angezeigt.
  • Projekte
    Der Stand von Projekten, welche aktuell mit der jeweiligen Person durchgeführt werden, kann eingesehen werden.
  • Termine und Aktivitäten
    Termine und Aufgaben, die in Zusammenhang mit der Person stehen, werden hier angezeigt.
  • Dokumente und E-Mails
    Jeglicher Schriftverkehr mit der Person wird bei diesen beiden Reitern hinterlegt und kann von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden.
  • Bilder
    Bildmaterial kann hier in jedem gewünschten Format hinterlegt werden. (z.B. Bilder von Schäden in der Mietwohnung der Person).
  • DSGVO
    Einstellungen zur Datenverwaltung und Kommunikationsart können hier hinterlegt und eingesehen werden.

Objekte

Die Bezeichnung „Objekt“ ist ein abstrakter Begriff. Ein Objekt kann ein großes Grundstück sein, das gepachtet und an einzelne Pächter weiterverpachtet wird, oder aber auch ein Mehrfamilienhaus, dessen Wohnungen vermietet sind. In der Objektverwaltung werden Gebäude und Grundstücke aller Art erfasst und verwaltet. Dabei werden jegliche Stammdaten wie Fläche, Baujahr, Lage, Nutzungsart, Grundbuchdaten uvm. angegeben. Weiter können Baubeschreibungen und Betriebskostendaten oder Steuerdaten mit Abschreibungen hinterlegt werden.

 

 

 

Objekte zur Verwaltung in Capitol: Zum Objekt sind sofort verfügbar:
  • bebaute/unbebaute Grundstücke
  • Gebäude in gewerblicher Nutzung
  • denkmalgeschützte Bauten
  • Hotelanlage
  • Jugendwohnheime
  • Kirchen- und Klosteranlagen
  • Firmengebäude
  • Einkaufszentren
  • Verkehrsbetriebe
  • Straßen und Wege
  • Wald- und Wiesengrundstücke
  • Einheiten mit Eigentümer, Mieter
  • Alle Verträge z.B. Miet- und Pachtverträge, Erbbauverträge, Wartungsverträge, Dienstbarkeiten
  • Termine, Dokumente und Bilder
  • Aktuelle Projekte, z.B. Bauvorhaben
  • Zahlungen, offene Forderungen, Mahnungen
  • Zuständige Handwerker
Funktionen:

  • Kontoauszug, Zahlungsbewegungen
  • Instandhaltung, Begehungen mit
    Terminerinnerung
  • Zahlungsübersichten, Belegungslisten
  • Leerstandsverwaltung
  • Wohnflächenlisten