Einheiten

Als Einheiten können unter anderem Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Stellplätze oder sonstige Teilflächen angelegt und verwaltet werden. Eine Einheit wird gezielt in Zusammenhang mit einem Objekt angelegt. Zur Einheit erfasst werden alle wichtigen Stammdaten wie Fläche, Geschoss, Zimmer, Ausstattungsmerkmale sowie Bilder und Grundrisspläne. Eine Übersicht über die Instandhaltungsmaßnahmen und Reparaturen der Einheit oder ein Exposédruck mit Beschreibung der Einheit können beliebig generiert werden. Zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten sind verfügbar.

Räume

Räume können zu einer Einheit oder einem Objekt erfasst werden. Dies ist unter anderem wichtig für die Inventarverwaltung, da hier ein Inventar einem Raum zugeordnet werden kann. Zum Raum hinterlegt werden Fläche, Stockwerk, Nutzungsart, Ausstattungsmerkmale oder Bilder.

Eine Übersicht des im Raum verfügbaren Inventars sowie zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten stehen zur Verfügung.

Bilder

Einzelne Bilder oder vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können in Capitol eingelesen und mit Objekten, Einheiten und Bezugspunkten verknüpft werden.

Es entfällt das Suchen der Bilder auf einem Fileserver. Alle Bilder können per E-Mail versandt oder beispielsweise in Dokumente wie einem Exposé integriert werden.

Dokumentenmanagement

Jeder Computeranwender hat Dokumente, Formulare, Bilder und sonstige Dateien auf seinem Rechner, die er in verschiedenen Verzeichnissen speichert. Meist wird versucht, durch intelligente Namensgebung die Dateien zuzuordnen oder, um das Wiederfinden zu erleichtern, verwendet man besondere Namen.

Besonders schwierig wird das Ganze, wenn die Dateien zentral auf einem Server gespeichert werden und mehrere Benutzer darauf zugreifen. Denn neben dem Effekt, dass die Dateien mehrfach gespeichert werden, kann es auch vorkommen, dass Dateien unautorisiert gelöscht werden. Abgesehen davon, dass man, um seine Daten aufräumen zu können, ständig zwischen den Programmen hin- und herspringen muss.

Über das integrierte Dokumentenmanagement in Capitol können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben Standardfunktionen wie dem Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten und vieles mehr angelegt werden. Eine entsprechende Suche oder Selektion ist danach jederzeit möglich.

Ebenfalls können beliebig viele Vorlagen/Musterbriefe in Capitol definiert werden. Durch Verwendung der in Capitol verfügbaren Platzhalter lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. Adressen, Objektinformationen, Zahlungen etc.) automatisch an das Dokument übergeben. Die erstellten Vorlagen können anhand der gesetzten Platzhalter für Serienbriefe oder Serien-E-Mails verwendet werden. Hierbei werden die generierten Dokumente in der Datenbank angelegt und automatisch bei den gewünschten Bezugspunkten (Person, Objekt, Einheit) hinterlegt. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Dokumente können per E-Mail versandt werden.

Termin- und Aufgabenverwaltung

Die Termin- und Aufgabenverwaltung in Capitol bietet die Möglichkeit, jegliche Termine mit Prioritätsstufen zu hinterlegen und zu verwalten. Durch Erinnerungsfunktionen werden Sie automatisch über anstehende Termine per E-Mail informiert. Aus einem Termin können Aktivitäten/Aufgaben für sich oder für andere Mitarbeiter generiert werden. Die Aktivität kann mit Personen, Objekten und Einheiten verknüpft werden. Wurde die Aktivität nicht bis zum gesetzten Datum abgeschlossen, erhalten Sie per E-Mail eine Benachrichtigung.

 

Termine für andere Sachbearbeiter können ebenfalls angelegt werden. Hierbei wird der Sachbearbeiter automatisch per E-Mail über den anstehenden Termin informiert. Alle Termine und Aktivitäten können aus Outlook importiert und von Capitol nach Outlook exportiert werden. Kalenderfunktionen, Monats-, Wochen- oder Jahresübersichten stehen zur Verfügung.

Inventar

Die Inventarisierung Ihrer Gegenstände können Sie über das Modul „Inventar“ durchführen. Jeder Gegenstand kann anhand zahlreicher Eingabemöglichkeiten detailliert beschrieben und einem gewünschten Objekt, einer Einheit, einem Raum oder einer Person zugeordnet werden. Weiter steht Ihnen eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Für defekte oder aussortierte Inventargüter gibt es separate Funktionen.

Rechnungsimport

Die Hinterlegung von Eingangsrechnungen war noch nie einfacher. Mit dem Rechnungsimport in Capitol haben Sie die Möglichkeit, Eingangsrechnungen entweder direkt vom Scanordner oder aus einer E-mail zu erstellen. Unterstützt werden Sie dabei von der integrierten OCR-Erkennung in Capitol.

Die OCR-Erkennung generiert bereits wichtige Informationen der Rechnungen und hinterlegt diese in den gewünschten Feldern der Verbindlichkeit. Für nicht gefundene Informationen können in Capitol „Schlüsselwörter“ hinterlegt werden, welche dann bei der nächsten Rechnung gefunden werden. Die gesammelten Rechnungen im Scanordner werden alle zusammen automatisch als Verbindlichkeit erfasst und können einfach und professionell gebucht werden. Bei der Erfassung der Verbindlichkeiten speichert Capitol automatisch den Originalbeleg (gescannte PDF) als Originalrechnung bei der jeweiligen Verbindlichkeit. Somit kann der Originalbeleg jederzeit eingesehen werden.

Indexmietanpassung

Die Indexmiete ist eine variable Miete für eine Wohnung oder Gewerberaum. Der Mietpreis ist bei der Indexmiete nicht dauerhaft auf einen festen Wert bestimmt, sondern wird, ausgehend von einer Basismiete, nach von beiden Vertragsparteien nachvollziehbaren Parametern verändert. Zumeist wird die Miete an den Index der Lebenshaltungskosten gekoppelt, veröffentlicht vom Statistischen Bundesamt.

In Capitol haben Sie die Möglichkeit, automatisiert die Indexmietanpassungen durchzuführen. Die Indexwerte werden automatisch in der Software aktualisiert, sobald ein neuer Wert vom Statistischen Bundesamt freigegeben wurde. Die Anpassungen werden automatisch ab dem eingegebenen „Gültig ab“-Datum verwendet. Zur Anpassung generiert Capitol für jeden Mieter ein Anschreiben.

Eigentümereinladung versenden

Einladungen zur Eigentümerversammlung können über einen Serienbrief in Capitol automatisch für alle Eigentümer erstellt werden.

Dabei können sowohl Personendaten als auch Informationen zur Versammlung wie Ort, Datum, Uhrzeit uvm. im Serienbrief generiert werden.

Die Einladungen werden in die fertige WEG Abrechnung importiert und können zusammen mit der Hausgeldabrechnung und weiteren Dokumenten wie beispielsweise der Heizkostenabrechnung gedruckt oder per E-Mail gesendet werden.

Belegungsmanagement online

Im Belegungsmanagement von Capitol können Reservierungen über eine Webseite zu von Ihnen gewählten Räumlichkeiten getätigt werden.

Dabei werden auf der Webseite sowohl verfügbare Zeiten als auch teilweise belegte und voll belegte Zeiten farblich angezeigt.

Bei Reservierungsanfragen muss der Nutzer auf das gewünschte Datum klicken, der Datenschutzerklärung zustimmen und seine Kontaktdaten hinterlegen.

Die Reservierungsanfrage erscheint dann automatisch im Belegungsmanagement in Capitol und kann von einem Capitol-Anwender bearbeitet werden.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Reservierung anzunehmen oder abzulehnen. Wird die Reservierung angenommen, wird die gewünschte Zeit auf der Webseite automatisch als belegt gekennzeichnet. Automatische Antwort-E-Mails können generiert werden.