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Die Software Capitol - zur Verwaltung von Mietobjekten, Wohnungseigentumsanlagen, Gewerbeobjekten und Grundstücken - wurde um einige wichtige Funktionen erweitert.

Wir möchten Ihnen die Funktion "Serienemail aus Dokumentenmodul (Selektionsmenge) versenden" vorstellen:

Vorschau

...weiterlesen "Newsletter KW 27 – Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Capitol"

Expertensoftware für das professionelle Immobilien-/ Liegenschaftsmanagement

Capitol

FiBu DMS Verträge Emails Termine Termine Termine Aktivitäten Störung Zertifiziert Projekte Telefon OP-Liste Sollstellung Stammdaten Budget
Deutschlandweit tätig. Wir unterstützen Unternehmen, Banken, Brauereien, Stiftungen, Gewerbeparks, Hausverwalter, WEG-Verwalter, Kirchen und Kommunen in ganz Deutschland.
Unser Kompetenz umfasst das gesamte Spektrum des Liegenschafts-/ Immobilienmanagement bis hin zum speziellen Sonderfall. Marktbegleiter berücksichtigen oftmals nur Teilbereiche.
Wir haben die einzige zertifizierte Software im Bereich der Nebenkostenabrechnung. Die Korrektheit der Abrechnungsergebnisse wurde von einem vereidigten Wirtschaftsprüfer testiert und zertifiziert.

...weiterlesen "Capitol"

Administration

Nach dem Download der Software klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das heruntergeladene Zip und wählen die Funktion "extrahieren oder entpacken" aus. Nach diesem Punkt können Sie den Installationsvorgang über Doppelklick auf die "Setup.exe" starten.

 

Weitere Informationen:

 

Um die Software auf einen anderen Rechner umzuziehen, muss vorab die Datenbank gesichert werden. Dann muss auf dem neuen Rechner die Software installiert werden und die Datenbank eingespielt werden.

Weitere Informationen:

 

Gehen Sie in Capitol auf den Init Passwort Button und geben dort den Nutzercode den Sie von uns erhalten haben ein und klicken auf den Button Lizenz prüfen. Wählen Sie die Lizenz aus, die Sie aktivieren wollen und verlassen das Fenster über den Button "OK".

Weitere Informationen:

 

Als Mandanten kann man den Kunden oder den Auftraggeber bezeichnen, in Capitol können Sie z.B. unterschiedliche Firmen oder die Objekteigentümer als Mandanten anlegen.

Innerhalb einer Datenbank kann eine beliebige Anzahl von Mandanten verwaltet werden, wobei die Daten für die FiBu (z.B. Kontenrahmen, Steuersätze, Buchungen, usw.) je Mandant gesondert verwaltet werden. Die unterschiedlichen Mandanten haben keinen Einblick in die Daten eines anderen Mandanten.

Bei dem Anlegen von Objekten wird der Mandant verknüpft und das Objekt somit  in die entsprechende Buchhaltung aufgenommen.

Weitere Informationen:

 

  1. Anmeldung als Administrator auf dem Rechner (= Datenbank-Server), auf dem der FireBird-Server läuft
  2. Taskmanager starten
  3. Systemsteuerung -> Verwaltung -> Dienste
  4. „Firebird Guardian – Default Instance“ markieren
  5. Klick mit rechter Maus auf diese Zeile
  6. Neu starten

Weitere Informationen:

 

Um die Installation durchzuführen müssen Sie sich als Administrator anmelden und die Installation durchführen.

Weitere Informationen:

 

Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:

  1. Wurde der Firebird Server installiert?
  2. Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
  3. Wurde der Firebird-Treiber installiert?
  4. Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?
  5. Wurde der Firebirdserver installiert?

Weitere Informationen:

 

Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:

  1. Wurde der Firebird Server installiert?
  2. Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
  3. Wurde der Firebird-Treiber installiert?
  4. Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?
  5. Wurde der Firebirdserver installiert?

Weitere Informationen:

 

Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:

  1. Wurde der Firebird Server installiert?
  2. Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
  3. Wurde der Firebird-Treiber installiert?
  4. Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?

Weitere Informationen:

 

Beim Verschicken von E-Mails wird das auf Ihrem Computer als Standard-Email-Programm eingerichtet Programm verwendet.

Weitere Informationen:

Allgemein

Die Einheitenanzahl bezieht sich auf die maximal zu verwaltenden Einheiten innerhalb eines Abrechnungszeitraums pro Objekt. Hierbei werden Mieterwechsel und Leerstände ebenfalls als Einheit bezeichnet. Pro Objekt wird eine Abrechnungsdatei erstellt.

Weitere Informationen:

 

120 Kunden mit über 400 Installationen/Nutzern.

FireBird 2.1 (in der Installation von Capitol enthalten) oder MS SQL Server ab 2005

  • Geografische Informationssysteme, wie z.B. ArcView, DAVID und RIWA
  • Finanzbuchhaltung, wie z.B. AS400, DATEV, franconia, informa, mpsNF, Neutrasoft, SAP, Wilken, Entire, Diamant
  • Andere auf Anfrage

Dies ist möglich, allerdings muss vorher geprüft werden, ob die Daten aus dem Altsystem korrekt exportiert werden können.

Verträge werden in Capitol als Zuordnung angelegt. Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Hier können alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich. Zu jedem Vertrag werden die Kosten z. B. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw. eingeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann. Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden. Ebenfalls verfügbar ist eine professionelle Kautionsverwaltung, welche mit den Verträgen verknüpft werden kann.

Hier werden erfasst und verwaltet:

  • Mietverträge (Vermietung und Anmietung)
  • Verpachtungen
  • Erbbaurechte als Geber oder Nehmer
  • Dienstbarkeiten/Grundstückslasten z.B. Geh- und Fahrtrechte, Überbaurechte, Reallasten
  • Hausmeister- und Reinigungsverträge
  • Garagen- und Stellplatzmietverträge
  • Wartungsverträge

Funktionen:

  • Stammdateneingabe (Miethöhe, Zahlungsart Zahlungszyklus, Vertragsbeginn, Vertrags-ende, Kaution, Kündigungsfristen und-optionen etc.)
  • Hinterlegung von Urkunden und Verträgen
  • Reservierungs- und Leerstandsplanung
  • Mietanpassungsmanagement
  • Zuordnung des FiBu-Konto und der
  • Kosten-/Haushaltsstelle
  • Leerstandsmanagement
  • Belegungslisten

Weitere Informationen:

Für die Verwaltung von Wartungsverträgen steht Ihnen das Modul Kundendienst zur Verfügung. Versicherungen können im Modul Versicherungen hinterlegt werden.

Weitere Informationen:

Export nach Excel aus jedem Modul möglich

Betriebskostenabrechnung

Den Downloadlink der Software erhalten Sie von uns per Email. Über klick auf diesen Link lädt sich das Programm automatisch aus dem Internet herunter.

Weitere Informationen:

 

Nach dem herunterladen der Software können Sie nach entpacken der Zip-Datei das Programm über Doppelklick installieren.

Weitere Informationen:

Sie erhalten in der Email von uns einen Nutzercode. Diesen müssen Sie nach der Installation unter "Init Password" hinterlegen.

Weitere Informationen:

 

Eine Schritt für Schritt Anleitung erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

 

Eine Schritt für Schritt Anleitung erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

Eine Anleitung für die Hinterlegung von Kosten in der BK erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

Eine Anleitung für die Hinterlegung von Nutzer in der BK erhalten Sie in unseren Video.

Weitere Informationen:

Sie haben auch die Möglichkeit Kosten nach Personentage zu berechnen. Damit die Personentage korrekt hinterlegt werden, stellt Ihnen Capitol als Unterstützung den Personentagerechner zur Verfügung.

Weitere Informationen:

Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

Weitere Informationen:

 

Hierzu gibt es in der aktuellen Version der Software eine Funktion, welche die derzeitige Abrechnung für Sie kopiert und eine neue für das nächste Jahr anlegt.

Weitere Informationen:

Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

Weitere Informationen:

Hierzu kopieren Sie den vorhandenen Mieter und geben bei der Kopie die Daten des neuen Mieters an. Im Datensatz des alten Mieters muss dann noch der Zeitraum auf das richtige Vertragsende gesetzt werden.

Weitere Informationen:

 

Mit dem Programm BK-Abrechnung können beliebig viele Objekte erstellt werden. Wir empfehlen pro Objekt eine Abrechnungsdatei anzufertigen. Sie können allerdings pro Objekt nur die Anzahl der erworbenen Einheiten im Programm anlegen. Wobei Leerstände und Mieterwechsel als eigene Einheiten gelten.

Weitere Informationen:

Nach dem Update greift die Funktion „Laden“ auf das Installationsverzeichnis der BK. Der Dateipfad zu Ihren alten Dateien muss einmal eingestellt werden.

Weitere Informationen:

Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

Weitere Informationen:

Vorauszahlungen werden im Punkt "Vorauszahlungen" hinterlegt. Dabei ist zu beachten, dass die gewünschten Positionen über eine Bezeichnung verfügen. Wird keine Bezeichnung vergeben, erscheint diese Position nicht auf der Abrechnung.

Weitere Informationen:

Der Anwender muss Schreibrechte im Installationsverzeichnis der Software besitzen.

Weitere Informationen:

 

Das liegt daran, dass Sie keine Bezeichnung in den Vorauszahlungen gesetzt haben.

Weitere Informationen:

Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

Weitere Informationen:

Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

Weitere Informationen:

 

Um die Gesamtwerte anzuzeigen muss der Haken „Gesamtwerte anzeigen“
gesetzt sein. Standardmäßig ist dieser nicht gesetzt.

Weitere Informationen:

 

Hierzu gibt es im Punkt "Kosten" eine Funktion "Position aufteilen".

Weitere Informationen:

 

Das Datum kann in der Einzelabrechnung eingestellt werden.

Weitere Informationen:

 

Geben Sie hierzu alle Ihre Mieter mit Ein- und Auszugsdatum ein und drücken danach auf den Button „Fügt Leerstände ein, falls erforderlich“. Zu den offenen Zeiten werden Ihnen dann automatisch Leerstände angelegt.

Weitere Informationen:

Gehen Sie auf das Modul „Umlageschlüssel“ und klicken doppelt in eine leere Zeile.
Geben Sie die Daten des benötigten Umlageschlüssels an und speichern diesen ab.
Hinterlegen Sie den Umlageschlüssel bei der Kostenposition und geben noch einen
Wert dafür ein.

Weitere Informationen:

 

Hinterlegen Sie die Heizkostenabrechnung bei den Sonderumlagen je Nutzer (Gewerbe=Nettobetrag, Privat = Bruttobetrag).

Weitere Informationen:

Hierzu müssen Sie die gewünschte Vorlage mit dem Designer öffnen, denn Bild
Platzhalter doppelt anklicken und das gewünschte Logo direkt in den Platzhalter
einfügen. Nun können Sie Ihr Logo auf die gewünschte Größe formatieren.

Weitere Informationen:

Sie legen hierzu zwei Einheiten an, eine für den Mieter der auszog und eine für den
neuen Mieter. Geben Sie bei beiden das Ein- und das Auszugsdatum ein.

Weitere Informationen:

 

Um die Standardvorlage zu verändern, ersetzen Sie einfach die Vorlage mit Ihrer veränderten Vorlage, beachten Sie, dass hierzu die gleiche Bezeichnung notwendig ist. Wenn Sie die Standardvorlage behalten wollen, können Sie einen neuen Vorlagensatz anlegen und dann die Einzelabrechnungsvorlage ersetzen.

Weitere Informationen:

 

Gehen Sie auf das Modul „Kosten“ und ändern die Reihenfolge im Modul über die
Pfeile.

Weitere Informationen:

 

Ja das reicht, die BK Software rechnet mit den Anfangs- und Endbeständen den
Verbrauch aus und verwendet diesen in der Abrechnung

Weitere Informationen:

 

Durch das Anlegen neuer Vorauszahlungen im Modul Vorauszahlungen erscheinen
diese auf dem Anschreiben als Veränderung der Miete.

Weitere Informationen:

 

Dies ist möglich, wenn Sie für jede Heizanlage einen eigenen Umlageschlüssel anlegen. Bei den Nutzer hinterlegen Sie dann die Anteile an den Kosten. Im Modul Kosten legen Sie zwei neue Kostenpostionen an und hinterlegen hier den erstellten
Umlageschlüssel.

Weitere Informationen:

 

Um die Kosten aufzuteilen hinterlegen Sie die Einheiten des zweiten Objekts bei Ihren Nutzern. Legen Sie einen Umlageschlüssel für die betroffenen Kostenpositionen an und hinterlegen diesen bei den betroffenen Kosten. Geben Sie den Nutzer aus dem zweiten Objekt nur einen Wert bei dem besonderen Umlageschlüssel.

Weitere Informationen:

 

Bei den Zählern hinterlegt man die kompletten Kosten des ganzen Jahres, nicht die Kosten pro Abrechnungseinheit (z.B. Liter oder m²). Die Software teilt die Verbrauchskosten dann anhand des hinterlegten Umlageschlüssels und den bei den Nutzern hinterlegten Verbräuche auf.

Weitere Informationen:

Da die Betriebskostenabrechnung keine Rechnung ist, sondern eine Anlage für die eigentliche Rechnung, wird die Umsatzsteuer nicht mit importiert. Wenn Sie die Umsatzsteuer-ID trotzdem auf der Abrechnung benötigen können Sie diese bei dem Nutzer unter „Freier Text“ hinterlegen, diese erscheint dann auch auf der Abrechnung.

Weitere Informationen:

 

Gehen Sie im Modul Betriebskostenabrechnung auf das Modul „Nutzer“. Klicken Sie den Nutzer doppelt an, bei dem Sie eine Anmerkung hinterlegen möchten. Geben Sie in die Zeile Text die gewünschte Anmerkung ein. Für weitere Anmerkungen können Sie die Textbausteine im Modul „Einzelabrechnung“ nutzen.

Weitere Informationen:

 

Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

Weitere Informationen:

 

Frei definierbare Umlageschlüssel können hinterlegt werden und der jeweiligen Kostenposition zugeordnet werden, um eine korrekte Abrechnung zu erhalten.

Weitere Informationen:

Der Nachzahlungsbetrag ist der Betrag, welchen der Mieter aufgrund der Abrechnung zu zahlen hat, da er im laufe des Abrechnungsjahres zu wenig Vorauszahlungen geleistet hat.

Im Punkt „Vorauszahlungen“ haben Sie die Möglichkeit neue Vorauszahlungen für die einzelnen Nutzer berechnen zu lassen. Wichtig dabei ist, dass die hinterlegten Kosten für den Wirtschaftsplan gesetzt wurden.

Weitere Informationen

 

Die neue Gesamtmiete wird dem Nutzer auf dem Anschreiben mit angegeben.

Um ein Logo auf dem Anschreiben oder der Abrechnung angeben zu können, müssen Sie die gewünschte Vorlage mit dem Designer öffnen und einmalig das Logo in der jeweiligen Vorlage hinterlegen.

Weitere Informationen:

 


Bitte beachten Sie, dass in den oben angegebenen Anleitungen als Beispiel die Abrechnungsvorlage verwendet wurde. Dieselbe Funktionalität ist für das Anschreiben möglich. Hierbei muss lediglich das Anschreiben im Designer ausgewählt werden.

Wurde bereits eine Abrechnung im Vorjahr erstellt, haben Sie die Möglichkeit über die in der Software verfügbare Funktion „Abrechnung für Folgejahr erstellen“, automatisch die Daten aus dem Vorjahr zu übernehmen. Dabei kopiert Capitol die Abrechnungsdatei aus dem Vorjahr und generiert eine neue für das aktuelle Jahr. Für beide Jahre sind dann die jeweiligen Abrechnungen weiterhin vorhanden.

Weitere Informationen:

 

Finanzbuchhaltung

Bei der Sollstellung wird der Sollbetrag direkt gegen das angegebene Konto ausgebucht. Zum Beispiel für die Leerstandsbuchungen auf das Konto Erlösschmälerung

Weitere Informationen:

 

Um das Konto im Vorlagenmodus anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich als Admin an
  2. Starten Sie das Modul „Konto“ in dem Ordner FiBu.
  3. Gehen Sie auf das Menü „Programmfunktionen“, wählen Sie hier den „Vorlagenmodus“ aus.
  4. Legen Sie das Konto wie gewohnt an und speichern es ab.

Weitere Informationen:

 

Es ist möglich die Buchungen vor dem Export nach Konto zu filtern.

Weitere Informationen:

 

Hierfür gibt es das Modul „Finanzierung“ im Ordner FiBu. Dort können Sie Darlehen mit dem Nominalbetrag, dem aktuellen Zins, der Laufzeit, dem Ablaufdatum, der Restschuld, dem Aktuellen Stand und der Zahlungsweise hinterlegen. Sie können auch die Zinsen und die Tilgung hinterlegen und sich die Annuität ausrechnen lassen.

Weitere Informationen:

 

Aus Sicherheitsgründen können bereits geschlossene Buchungsperioden nur geöffnet werden, wenn Sie im Modul Buchungsperiode die Berechtigung = 0 besitzen. Sie müssen also nicht generell als Admin angemeldet sein, sondern es reicht, den einzelnen Bearbeitern die Berechtigung = 0 im Modul Buchungsperiode zu geben

Weitere Informationen:

 

Wenn Sie Ihre Mandanten noch nicht angelegt haben, wählen Sie im Modul „Konto“ den unter Programmfunktionen zu findende „Vorlagenmodus“ aus und definieren einmalig Ihren Kontorahmen. Haben Sie Ihre Mandanten schon angelegt, gibt es die Möglichkeit jedes Konto für sich auf die Mandanten zu übertragen

Weitere Informationen:

 

Sie können die Konten bebuchen, die selbst angelegeten stehen nur ohne eine Sortierung ganz am Ende der Kontenliste. Klicken Sie einfach auf „Kontonummer“, danach stehen die selbst angelegten Konten an der richtigen Stelle.

Weitere Informationen:

 

Importieren Sie im Modul Capitol WEG Abrechnung das aktuelle Jahr. Löschen Sie unter dem Modul Kosten alle Zahlen und fügen die Kosten für z.B. eine Fenstersanierung in Höhe von 15.000€ ein. Hierbei hinterlegen Sie als Umlageschlüssel „Anteil“ mit 1000s. Zum Soll stellen klicken Sie nun nur noch auf den Button „Autom. Sollstellung“.

Weitere Informationen:

 

Capitol erstellt bei der Generierung von SEPA-Lastschriften und –Überweisungen
Listen je Bankkonto die Sie auch ausdrucken können.

Weitere Informationen:

 

Beachten Sie:

  • IBAN, BIC, Kontonummer und BLZ werden ohne Leerzeichen erfasst
  • Verknüpfung im Objektmodul fehlt

Weitere Informationen:

 

In Capitol haben Sie die Möglichkeit eine automatische Sollstellung exzerpiert aus den aktuellen Zuordnungen und Verträgen eines gewünschten Zeitraums fälligen Zahlungen zu generieren. Die Funktion erstellt für diese Zahlungen Forderungsbuchungen.

Weitere Informationen:

Ein professionelles Mahnwesen, mit automatischer Erstellung von Mahnschreiben und Hinterlegung bei der jeweiligen Person finden Sie im Modul „OP-Liste“ in Capitol. Hierbei haben Sie die Möglichkeit die Mahnanschreiben speziell an Ihre Vorlagen anzupassen.

Weitere Informationen:

Zahlungsverkehr inkl. Verbuchung der Kontoauszüge ist in Capitol möglich
Folgende Kontoauszüge können importiert werden.

  • MT940
  • SFirm/ELKO
  • CSV – (vordefinierte Datei)
  • DATEV

Weitere Informationen:

In der OP-Liste (Offene-Posten-Liste) werden alle Buchungen aufgeführt, zu der es keine Gegenbuchung gibt. In der OP-Liste in Capitol können Sie manuell oder automatisch eine Gegenbuchung zu den offenen Buchungen hinterlegen. Funktionen wie SEPA-Überweisung oder SEPA-Lastschrift stehen Ihnen zur Verfügung. Für weiterhin offene Buchungen erstellt Capitol automatisch anhand der hinterlegten Fälligkeiten Mahnungen, welche dann direkt zum Druck gegeben werden können.

Weitere Informationen:

Schnittstelle zu DATEV ist möglich

Weitere Informationen:

Noch nicht vorhandene Schnittstelle können implementiert werden. Voraussetzung  hierfür ist eine vorliegende Schnittstellenbeschreibung.

Eine Sollstellung der Verbindlichkeiten kann über die Funktion "Sollstellung löschen trotz Export" gelöscht werden. Hierzu benötigen Sie allerdings Administratorenrechte im Modul Sollstellung.

Weitere Informationen

Kaufmann

Capitol wählt den Nummernkreis anhand des Rechnungsdatums, wenn dieses also in 2015 liegt, wird auch der 2015er Nummernkreis verwendet. Zum Neuanlegen eines Nummernkreises, öffnen Sie das Modul Rechnung, welches sich im Ordner Kaufmann befindet. Beachten Sie, dass Sie zum Anlegen eines Nummernkreises Administratoren Rechte besitzen müssen. Gehen Sie im Modul Rechnung auf den Menü „Optionen“ -> „Einstellungen für Rechnungsnummer“. Klicken Sie dort dann auf den Button Neuer Nummernkreis.

Weitere Informationen:

 

Die Auftragsverwaltung in Capitol gibt Ihnen die Möglichkeit Aufträge zu hinterlegen, Beauftragungen durchzuführen und aus dem erstellten Auftrag automatisch die Eingangsrechnung als Verbindlichkeit zu hinterlegen.

Weitere Informationen:

 

Der Mandant wird anhand des verknüpften Objektes gesetzt. Um das Umspringen des Mandanten zu verhindern, legen Sie das Objekt nur für das Schreiben von Rechnungen im Mandanten Sommer erneut an. In der Rechnung setzen Sie dann das Objekt aus dem Mandanten Sommer.

Weitere Informationen:

 

Im Modul Rechnung können Sie die gewünschte Rechnung für den Mieter  generieren. Diese wird bei dem Mieter als Dokument, als Rechnung und nach der Sollstellung als Zahlung hinterlegt.

Weitere Informationen:

 

Um die Buchung direkt einem bestimmten Mieter zu zuordnen gibt es zwei Wege. Im Modul Stapelbuchung können Sie bei dem erfassen der Verbindlichkeit den Haken bei Weiterverrechnung BK setzten und die entsprechende Zuordnung verknüpfen.

Weitere Informationen:

 

Voraussetzung für die Texterkennung von Capitol ist ein Scanner mit OCR exterkennung. Bei der Schnellerfassung von Originalrechnungen wird Ihnen der durch OCR erkannte Text unter der Vorschau als Klartext angezeigt. Hieraus zieht Capitol dann die Informationen.

Weitere Informationen:

 

Legen Sie die Vorlage über „Datensatz“ -> „neue wiederkehrende Verbindlichkeit“ an. Über das Programmmenü „Programmfunktionen können Sie die Funktion „Wiederkehrende Verbindlichkeit generieren …“ auswählen. Eine ausführliche Anleitung hierzu finden Sie nachfolgenden.

Weitere Informationen:

 

Hierzu gehen Sie bei dem importierten Dokument auf Details. Wenn in das Feld Dokumenteninhalt gefüllt ist, wurde der Text richtig übertragen

Weitere Informationen:

 

Im Verbindlichkeitsmodul muss die Einstellung „Eingabe Brutto -> Netto aus Brutto ermitteln" gesetzt werden.

Weitere Informationen:

 

Eine Sollstellung der Verbindlichkeiten kann über die Funktion "Sollstellung löschen trotz Export" gelöscht werden. Hierzu benötigen Sie allerdings Administratorenrechte im Modul Sollstellung.

Weitere Informationen

Objektmanagement

Der „letzter/ aktueller Besitzer“ eines Schlüssels lässt sich nur über die Programmfunktion „Schlüssel ausgeben“.

Weitere Informationen:

 

Sie können sich die aktuellen Ferienkalender unter der Webseite https://www.schulferien.org/iCal herunterladen und diese in Capitol im Modul "Ferien" hinterlegen.

Weitere Informationen:

 

Kundendienst / Wartungsverträge werden in Capitol im Modul "Kundendienst" erfasst.

Weitere Informationen:

 

Projektmanagement

Gehen Sie im Modul Projektverwaltung und klicken dort auf das Programmmenü „Programmfunktionen“. Wählen Sie „Projektvorlagen bearbeiten“ aus und suchen sich die betroffene Vorlage heraus. Wählen Sie den Projektschritt aus, den Sie entfernen wollen und klicken auf den Button „Schritt entfernen“. Speichern Sie die Vorlage ab.

Weitere Informationen:

 

Raumbelegung

Wählen Sie hierzu bei „Wiederholung“ den Punkt Terminserie aus. Gehen Sie auf den Punkt „Wöchentlich“. Hier können Sie festlegen wie oft die Termine wiederholt werden und an welchem Wochentag die Termine stattfinden.

Weitere Informationen:

 

Stammdaten

Wenn der Haken „Ansprechpartner Suche“ bei den Filtern gesetzt ist, werden bei der Personen suche auch die Personen aufgeführt, deren Ansprechpartner in die Suchkriterien fallen.

Weitere Informationen:

 

Verkaufte Grundstücke und Gebäude (=Objekte) werden in Capitol nicht gelöscht. Hierfür gibt es das sogenannte Enddatum im Modul „Objekt“, Reiter „Stamm“.

Weitere Informationen:

 

Sie können keine neuen Typen hinzufügen, Sie können aber als Administrator
vorhandene Typen, die Sie nicht benötigen überschreiben.

Weitere Informationen:

 

Gehen Sie hierzu in das Zuordnungsmodul und verwenden den Filter Zuordnungsart = WEG-Nutzer. Nach Ihrer Suche erhalten Sie eine Liste der gefilterten Nutzer, diese können Sie dann z.B. nach Excel exportieren können.

Weitere Informationen:

 

Dies ist möglich, wenn Sie das Modul Zuordnung öffnen und nach den gewünschten Zuordnungen filtern. Unter dem Menüpunkt Zahlungsanpassungen wählen Sie dann „Neuen Sollzahlungsbetrag festlegen (Selektionsmenge)“ aus. Nun wählen Sie das Konto für das neue Sollzahlungen festgelegt werden sollen aus. Geben Sie das Datum an, ab dem die neuen Sollzahlungsbeträge gelten sollen. Legen Sie den neuen Sollzahlungsbetrag fest.

Weitere Informationen:

 

Die Einheitenart und die Gruppe können im Modul „Einheit“ geändert werden.

Weitere Informationen:

 

Legen Sie die Meldebestätigung mit den Platzhaltern für die Textersetzung als Vorlage im Dokumentenmodul an. Öffnen Sie das Modul „Zuordnung“, wählen die Zuordnung aus und wechseln auf den Reiter „Dokumente“. Klicken Sie auf den „Neu“ Button. Im Dokumentenmodul wird Ihnen die gesamte Zuordnung vorbelegt. Wählen Sie „Neu aus Vorlage“ aus und suchen die Meldebestätigung heraus. Führen Sie die Textersetzung durch und speichern das Dokument ab.

Weitere Informationen:

 

Es gäbe die Möglichkeit, das Objekt mit den zugehörigen Einheiten und Zuordnungen zu kopieren, dies ist aber nur möglich wenn das kopierte Objekt im gleichen Mandanten liegt wie das Original. Legen Sie aber einen neuen Mandanten für das Objekt an, werden Sie die Stammdaten des Objektes komplett neu erfassen müssen.

Weitere Informationen:

 

Sie können die Vorlagen im Dokumentmodul finden / bearbeiten. Starten Sie dazu das Modul Dokumente unter Stammdaten und wählen beim Filter Vorlagen „Nur Vorlagen anzeigen“ und klicken im Anschluss auf „A“ um den Zeitraumfilter auszuschalten. Danach werden alle aktuell vorhandenen Dokumentvorlagen angezeigt

Weitere Informationen:

 

wenn Sie den CAD-Plan importieren können Sie angeben in welchem Stockwerk sich die zu importierenden Räume befinden. Die Vorbelegung ist hier 0 -> also EG, für das erste OG geben sie hier 1 ein, für das 2. OG 2 usw.

Weitere Informationen:

 

Wählen Sie hierzu die betroffene Einheit auf dem Reiter Objekte aus und klicken auf
den Funktionsbutton Mieterwechsel. Geben Sie in dem Fenster „Mieterwechsel“ die
Vertragsdaten des Kunden ein.

Weitere Informationen:

 

Die Buttons zum Bearbeiten der Flächenentwicklung tauchen erst dann auf wenn Sie die Zuordnung bearbeiten. Wählen Sie hierzu im Menü Datensatz den Bearbeitungsbutton aus, danach erscheinen auch die Buttons für die Flächenentwicklung.

Weitere Informationen:

 

Wird die Fläche des Objektes größer, dann können Sie eine Zuordnung anlegen, die
mitten unter dem Jahr beginnt. Wird die Fläche des Objektes kleiner, können Sie eine Zuordnung ohne Nachfolgeaktionen beenden.

In der Betriebskostenabrechnung wird dann die Meldung erscheinen, dass die Anzahl der Tage nicht mit dem Abrechnungszeitraum übereinstimmt. Bestätigen Sie die Meldung ohne das Sie Leerstände anlegen.

Weitere Informationen:

 

Dies ist nicht möglich, aber Sie können Ihre Outlook-Kontakte importieren.

Weitere Informationen:

 

Das liegt daran, dass die lila hinterlegten Flächen aus den angelegten Räumen kommen. Löschen Sie zuerst die Räume über den Starter oder das Raummodul, danach sind diese Räume nicht mehr in der Datenbank enthalten und werden somit auch nicht mehr mit aufgeführt.

Weitere Informationen:

 

Hierzu wechseln Sie im Modul Einheiten auf den Reiter „Optionen“ (Administratorenberechtigungen erforderlich). Wählen Sie unter dem Reiter „Optionen“ „Kategorie“ aus und hinterlegen die neue Kategorie.

Weitere Informationen:

 

Beim Drucken von Serienbriefen kann es vorkommen, dass der Drucker beim Seriendruck nicht hinterher kommt und Dokumente verschluckt, wenn der Drucker voll ist. Stellen Sie hierzu unter „Optionen“ -> „Allgemeine Einstellungen“ -> „Reiter Serienbrief“ die Wartezeit zwischen den Dokumenten ein.

Weitere Informationen:

 

Die Stammdaten werden auf dem Reiter "Objekt" im Starter von Capitol erfasst.

Weitere Informationen:

 

Einen Mieterwechsel können Sie im Modul "Zuordnung" über die Funktion "Vertrag beenden" durchführen.

Weitere Informationen:

 

Ein Objekt, kann in Capitol im Modul "Objekt" angelegt werden.

Weitere Informationen:

Dokumentenvorlagen können Sie in Capitol im Modul "Dokument" erfassen. Hierzu muss beim Anlegen des Dokuments der Haken bei "Vorlage" gesetzt werden.

Weitere Informationen:

 

Ein Serienbrief wird in Capitol in Modul "Dokument" erstellt. Hierbei können die gewünschten Personen aus der Datenbank für den Serienbrief verwendet werden. Als Grundlage für die Erstellung des Serienbriefes wird eine Dokumentenvorlage mit Textersetzungsoptionen benötigt.

Weitere Informationen:

Mietanpassungsmanagement mit Staffelmiete oder Indexmiete in Capitol möglich

Weitere Informationen:

Capitol verfügt über ein integriertes Dokumentenmanagement. Im Modul Dokumente können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben den Standardfunktionen wie das Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten, und vieles mehr angelegt werden, wonach dann entsprechend gesucht und selektiert werden kann.

Weitere Informationen:

Die betreffende Indexmietanpassung kann im Zuordnungsmodul über die Menüfunktion "Zahlungsanpassungen/Indexmieterhöhung/Indexmietanpassungen anzeigen" gelöscht werden.

Weitere Informationen:

 

Auf dem Reiter "Suchen" finden Sie in den Filtereinstellungen einen Reiter "Objekt". Hier kann die Selektierung für ein Objekt eingestellt werden.

Weitere Informationen:

 

Der Platzhalter p.name_anschrift% ermittelt die Name(n) für das Adressfeld aus Person und Person 2 bzw. Ansprechpartner, wenn dieser verknüpft ist. Bei zwei Namen werden auch zwei Zeilen generiert, sonst nur eine Zeile. Die Bezeichnung "c/o" kann im Titel der Person hinterlegt werden. Somit wird automatisch die korrekte Anschrift hinterlegt.

Weitere Informationen

Starter

Damit die von Outlook exportierten E-Mails automatisch in den Ordner „Import Capitol“ verschoben werden, muss in der Startmaske von Capitol unter dem Reiter „Email“ der Haken bei „Email in Unterordner „Capitol Import“ verschieben“ gesetzt werden.

Weitere Informationen:

Dies ist Möglich indem Sie bei den Filter „Anzeigen“ einstellen. Hier können Sie auswählen:

  • Objekte
  • Einheiten
  • Zuordnungen/ Räume
  • Raumzuordnungen

Weitere Informationen:

Dies ist möglich, indem man das erste Dokument direkt bei der Terminerfassung
verknüpft und jedes weiter bei dem Termin unter dem Reiter Dokumente.

Weitere Informationen:

Der monatliche Stand wird ab der Version 14.1 nicht mehr oben angezeigt, sonder steht jetzt unten am Ende der Zuordnungsliste.

Weitere Informationen:

Verbrauchsmanagement

Sie haben die Möglichkeit Gewichtungen direkt beim Zähler oder bei den einzelnen Zählerständen zu hinterlegen.

Weitere Informationen:

 

Die Faktoren Heizwert und CO2-Emission können Sie beim Verbrauchsstoff direkt
hinterlegen

Weitere Informationen:

 

Bei HT/ NT-Zählern handelt es sich eigentlich um zwei Zähler in einem Gehäuse. Wir
empfehlen hier immer zwei Zähler mit derselben Zählernummer anzulegen (z.B. 12345 HT & 12345 NT)

Weitere Informationen:

 

Um neue Zählerstände einzugeben, wählen Sie den entsprechenden Zähler aus und
klicken auf das Programmmenü „Programmfunktionen“. Wählen Sie in dem Programmmenü den Punkt „Zählerstände eingeben“ aus.

Weitere Informationen:

 

Wählen Sie hierzu die betroffene Einheit auf dem Reiter Objekte aus und klicken auf den Funktionsbutton Mieterwechsel. Geben Sie in dem Fenster „Mieterwechsel“ die Vertragsdaten des Kunden ein.

Weitere Informationen:

 

Vertragsmanagement

Das Verbuchen der Zahlungseingänge kann für alle Mietbestandteile (z.B. Kaltmiete,  Nebenkosten) getrennt erfolgen. Voraussetzung ist hier eine Trennung in unterschiedliche Sachkonten.

WEG

Um sich die Legende anzeigen zu lassen, setzen Sie unter dem Modul Einzelabrechnung den Haken bei „Legende Umlageschlüssel“, danach wird Ihnen die Legende auf die Abrechnung gedruckt. Die angezeigte Beschreibung wird direkt bei dem Umlageschlüssel hinterlegt.

Weitere Informationen:

 

Gehen Sie hierzu auf das Modul „Eigentümer/ Mieter“, klicken Sie den gewünschten
Mieter doppelt an. In dem Eingabefenster wechseln Sie auf den Reiter „Mieter“ hinterlegen Sie die Kosten und verlassen das Fenster über OK. Die Kosten werden nun einzeln auf der Abrechnung aufgeführt.

Weitere Informationen:

 

Für WEG-Nutzer werden separate Zuordnungen in Capitol hinterlegt.

Weitere Informationen:

 

Sommer Informatik LogoSeit über 20 Jahren entwickelt die Sommer Informatik GmbH Software im Bereich der Immobilienwirtschaft, Hausverwaltung, Gewerbeverwaltung, WEG und Facility Management. Mit Capitol erhalten Sie eine leistungsfähige und flexible Softwarelösung für die professionelle Verwaltung Ihrer Miet- und Gewerbeobjekte, Grundstücke und Wohnungseigentumsanlagen. Das ausgereifte Produkt ist bereits bei einer Vielzahl namhafter deutscher Unternehmen, Banken, Brauereien, Stiftungen, Gewerbeparks, private und gewerbliche Hausverwalter, Kirchen, Kommunen und Vermögensverwalter im Einsatz und wird ständig entsprechend den Anforderungen der Praxis in Zusammenarbeit mit unseren Kunden weiterentwickelt.

Urteile des BGH sezten Wohneigentumsgemeinschaften unter Druck.

Software ermöglicht Abrechnung
Als Folge der derzeit niedrigen Zinsen investieren immer mehr Menschen in selbstgenutzte Eigentumswohnungen, mit der Idee, diese aus der gesparten Miete zu finanzieren. Häufig übernehmen sich solche neuen Immobilienbesitzer jedoch: Sie können die Kosten für die Wohnung nicht aufbringen, bleiben das Wohngeld schuldig und müssen im Extremfall Privatinsolvenz anmelden. ...weiterlesen

 

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Lösungsvorschläge


Rechtssichere Betriebskostenabrechnung via Knopfdruck
Eine wirksame Betriebskostenabrechnung erfordert die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie des Abzugs der Vorauszahlungen des Mieters. Die Software Capitol BK-Abrechnung deckt unter anderem diese Punkte ab und gewährleistet Ihnen bei der Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung eine enorme Arbeitserleichterung. Die Korrektheit der Betriebskostenabrechnung wurde von einem vereidigten Wirtschaftsprüfer testiert und zertifiziert. Die Software entspricht, der aktuell gültigen Rechtsprechung.

Professionell
Wohn- und Gewerbeeinheiten sowie nahezu jeder Sonderfall in Ihren Abrechnungen stellen kein Problem für Capitol BK-Abrechnung dar. Sie fragen sich, wie das sein kann? Ganz einfach - Capitol BK-Abrechnung wurde in Zusammenarbeit und mit dem Branchen Know-how des Haus und Grund Deutschland erstellt und wird bereits bei über 300 Kunden erfolgreich eingesetzt.

Unkompliziert
Mit Capitol BK-Abrechnung erstellen Sie in nur zehn Schritten die wichtigsten Punkte Ihrer Nebenkostenabrechnung und generieren mit nur wenigen Mausklicks alle notwendigen Abrechnungen. Durch die professionelle Funktionalität, können Ihre BK-Abrechnungen auch von Anwendern mit einfachen Computerkenntnissen erstellt werden.

  • Erfassung der Betriebskosten, Mieter, Zahlungen
  • Frei definierbare Umlageschlüssel
  • Neue Vorauszahlungen mit Nachforderungen
  • Verwaltung der Sonderbelastungen
  • Wirtschaftsplan
  • Leerstandskontrolle
  • Gesamtübersichten
  • Erstellung der Nutzerabrechnungen nach gesetzlichen Ansprüchen
  • §35a EStG – haushaltsnahe Dienstleistungen
  • Übersicht der Zahlungseingänge des Nutzers
  • Frei definierbare Textbausteine
  • Aktuelle Gesetzestexte als PDF-Datei
  • Import / Export-Schnittstelle
  • Gültig nach aktueller Rechtssprechung

 

Referenzkunden

Alpina

juraconto

Stadt Sondershausen

Alpina


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Produktpräsentation

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