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    FAQ’s (öffentlich)

    Allgemein (öffentlich)

    Folgen Sie bitte der folgenden Anleitung.

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    Beim Serien Email versandt muss der Haken „im Emailmodul speichern“ gesetzt sein, damit diese Emails automatisch bereits in Capitol angelegt werden.

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    In den Einstellungen von Capitol können Sie die Alias Einträge anpassen

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    Betriebskostenabrechnung (öffentlich)

    Geben Sie die Textbausteine in einer Abrechnung an und klicken Sie auf „Speichern“. Die Standardtextbausteine werden nun überschrieben. Bitte beachten Sie, dass die Textbaustein.txt vor einem Update gesichert werden muss.

    Weitere Informationen:

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    Schlagwort: Abrechnung
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    Die Hinterlegung der Daten der Hausverwaltung erfolgt im Punkt „Objekt“. In den Standardreportvorlagen werden die Daten übernommen.

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    Tags: Report, Vorlage
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    Die Reportvorlagen zur Betriebskostenabrechnung befinden sich im Programmverzeichnis von Capitol im Ordner „Fastreport“.

    Weitere Informationen:

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    Schlagwort: Fastreport
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    Die BK gibt Ihnen die Möglichkeit diese Kosten zeitlich abzugrenzen und zu berechnen.

    Weitere Informationen:

    Tags: BK, Kosten
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    Sie können beim jeweiligen Umlageschlüssel diese Einstellung separat treffen.

    Weitere Informationen:

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    Eine nachträgliche Änderung der Reihenfolge im Punkt „Mieter“ ist aktuell nicht möglich. Die Funktion der Änderung der Reihenfolge steht Ihnen lediglich im Kosten zur Verfügung.
    Sie haben allerdings die Möglichkeit die Reihenfolge bei der Eingabe der Nutzer zu definieren.

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    In der Betriebskostenabrechnung können Sie jegliche Kosten für die Abrechnung hinterlegen. Dabei steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung Kosten ohne Steuer oder mit einem gewünschten Steuersatz zu hinterlegen. Der Steuersatz kann manuell angegeben werden (z.B.: 19 % oder 7 %)

    Weitere Informationen:

    Schlagwort: Abrechnung
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    Entfernen Sie den Haken unter „Einzelabrechnung“ bei „Gesamtwerte“

    Weitere Informationen:

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    Kopieren Sie alle Abrechnungsdateien von der BK beispielsweise auf einen USB-Stick und fügen Sie diese auf dem neuen Rechner in ein gewünschtes Verzeichnis ein.

    Weitere Informationen:

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    Um die Standardvorlage zu verändern, ersetzen Sie einfach die Vorlage mit Ihrer veränderten Vorlage, beachten Sie, dass hierzu die gleiche Bezeichnung notwendig ist. Wenn Sie die Standardvorlage behalten wollen, können Sie einen neuen Vorlagensatz anlegen und dann die Einzelabrechnungsvorlage ersetzen.

    Weitere Informationen:

     

    Schlagwort: Vorlage
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    Sie legen hierzu zwei Einheiten an, eine für den Mieter der auszog und eine für den
    neuen Mieter. Geben Sie bei beiden das Ein- und das Auszugsdatum ein.

    Weitere Informationen:

     

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    Hierzu müssen Sie die gewünschte Vorlage mit dem Designer öffnen, denn Bild
    Platzhalter doppelt anklicken und das gewünschte Logo direkt in den Platzhalter
    einfügen. Nun können Sie Ihr Logo auf die gewünschte Größe formatieren.

    Weitere Informationen:

    Tags: Designer, Vorlage
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    Hinterlegen Sie die Heizkostenabrechnung bei den Sonderumlagen je Nutzer (Gewerbe=Nettobetrag, Privat = Bruttobetrag).

    Weitere Informationen:

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    Gehen Sie auf das Modul „Umlageschlüssel“ und klicken doppelt in eine leere Zeile.
    Geben Sie die Daten des benötigten Umlageschlüssels an und speichern diesen ab.
    Hinterlegen Sie den Umlageschlüssel bei der Kostenposition und geben noch einen
    Wert dafür ein.

    Weitere Informationen:

     

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    Geben Sie hierzu alle Ihre Mieter mit Ein- und Auszugsdatum ein und drücken danach auf den Button „Fügt Leerstände ein, falls erforderlich“. Zu den offenen Zeiten werden Ihnen dann automatisch Leerstände angelegt.

    Weitere Informationen:

     

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    Um die Gesamtwerte anzuzeigen muss der Haken „Gesamtwerte anzeigen“
    gesetzt sein. Standardmäßig ist dieser nicht gesetzt.

    Weitere Informationen:

     

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    Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

    Weitere Informationen:

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    Das liegt daran, dass Sie keine Bezeichnung in den Vorauszahlungen gesetzt haben.

    Weitere Informationen:

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    Der Anwender muss Schreibrechte im Installationsverzeichnis der Software besitzen.

    Weitere Informationen:

    Schlagwort: Schreibrechte
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    Vorauszahlungen werden im Punkt „Vorauszahlungen“ hinterlegt. Dabei ist zu beachten, dass die gewünschten Positionen über eine Bezeichnung verfügen. Wird keine Bezeichnung vergeben, erscheint diese Position nicht auf der Abrechnung.

    Weitere Informationen:

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    Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

    Weitere Informationen:

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    Nach dem Update greift die Funktion „Laden“ auf das Installationsverzeichnis der BK. Der Dateipfad zu Ihren alten Dateien muss einmal eingestellt werden.

    Weitere Informationen:

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    Mit dem Programm BK-Abrechnung können beliebig viele Objekte erstellt werden. Wir empfehlen pro Objekt eine Abrechnungsdatei anzufertigen. Sie können allerdings pro Objekt nur die Anzahl der erworbenen Einheiten im Programm anlegen. Wobei Leerstände und Mieterwechsel als eigene Einheiten gelten.

    Weitere Informationen:

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    Hierzu kopieren Sie den vorhandenen Mieter und geben bei der Kopie die Daten des neuen Mieters an. Im Datensatz des alten Mieters muss dann noch der Zeitraum auf das richtige Vertragsende gesetzt werden.

    Weitere Informationen:

     

    Schlagwort: Mieter
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    Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.

    Weitere Informationen:

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    Hierzu gibt es in der aktuellen Version der Software eine Funktion, welche die derzeitige Abrechnung für Sie kopiert und eine neue für das nächste Jahr anlegt.

    Weitere Informationen:

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    Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.

    Weitere Informationen:

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    Sie haben auch die Möglichkeit Kosten nach Personentage zu berechnen. Damit die Personentage korrekt hinterlegt werden, stellt Ihnen Capitol als Unterstützung den Personentagerechner zur Verfügung.

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    Eine Schritt für Schritt Anleitung erhalten Sie in unseren Video.

    Weitere Informationen:

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    Sie erhalten in der Email von uns einen Nutzercode. Diesen müssen Sie nach der Installation unter „Init Password“ hinterlegen.

    Weitere Informationen:

    Schlagwort: Init Password
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    Kaufmann (öffentlich)

    Sie können die Vorlage im Rechnungsmodul über die Funktion „Drucken/Drucken“ bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass hierzu die Administrator in diesem Modul sein müssen.

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    Tags: Rechnung, Vorlage
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    Sie können die Vorlage im Rechnungsmodul über die Funktion „Drucken/Drucken“ bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass hierzu die Administrator in diesem Modul sein müssen.

    Weitere Informationen:

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    Tags: Rechnung, Vorlage
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    Sie können die Vorlage im Rechnungsmodul über die Funktion „Drucken/Drucken“ hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass hierzu die Administrator in diesem Modul sein müssen.

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    Tags: Rechnung, Vorlage
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    Hierzu steht Ihnen im Rechnungsmodul die Funktion „Rechnung stornieren“ zur Verfügung

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    Die Auftragsverwaltung in Capitol gibt Ihnen die Möglichkeit Aufträge zu hinterlegen, Beauftragungen durchzuführen und aus dem erstellten Auftrag automatisch die Eingangsrechnung als Verbindlichkeit zu hinterlegen.

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    Objektmanagement (öffentlich)

    Im Starter von Capitol können Sie über den Filter die Gruppe „Kundendienst“ selektieren. Die Selektionsmenge kann dann nach Outlook exportiert werden.

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    Kundendienst / Wartungsverträge werden in Capitol im Modul „Kundendienst“ erfasst.

    Weitere Informationen:

    Schlagwort: Kundendienst
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    Der „letzter/ aktueller Besitzer“ eines Schlüssels lässt sich nur über die Programmfunktion „Schlüssel ausgeben“.

    Weitere Informationen:

     

    Schlagwort: Schlüsselverwaltung
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    Projektmanagement

    Zu jedem Projektschritt steht Ihnen ein Feld „Kosten“ zur Verfügung. Die Kosten werden dann auch beim Excelexport mit exportiert.

    Weitere Informationen:

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    Kategorie: Projektmanagement
    Tags: Export, Kosten
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    Gehen Sie im Modul Projektverwaltung und klicken dort auf das Programmmenü „Programmfunktionen“. Wählen Sie „Projektvorlagen bearbeiten“ aus und suchen sich die betroffene Vorlage heraus. Wählen Sie den Projektschritt aus, den Sie entfernen wollen und klicken auf den Button „Schritt entfernen“. Speichern Sie die Vorlage ab.

    Weitere Informationen:

     

    Kategorie: Projektmanagement
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    Stammdaten (öffentlich)

    Diese Termine können automatisch generiert werden, wenn in den Einstellungen die Option „Termine anlegen“ gesetzt wurde

    Bitte beachten Sie die folgenden Punkte 

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    Hierzu wählen Sie bitte die Funktion „Zuordnung ändern ohne Restriktionen“

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    Schlagwort: Zuordnung
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    Sie haben die Möglichkeit auf dem Reiter „BK“ im Zuordnungsmodul pro Objekt die Kosten inkl. der Umlageschlüssel zu definieren.

    Weitere Informationen:

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    Unter Person 1 und Person 2 werden die Kontaktinformationen hinterlegt. Hierbei ist zu beachten, dass bei Privatpersonen der Hauptansprechpartner unter „Person 1“ hinterlegt wird. Unter „Person 2“ wird dann beispielsweise die Ehefrau / Ehemann erfasst. Bei Firmen wird die Firmenadresse unter „Person 1“ angegeben und der Hauptansprechpartner unter „Person 2“. Sollten hier weitere Ansprechpartner benötigt werden, können diese auf dem Reiter „Ansprechpartner“ erfasst werden

    Weitere Informationen:

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    Im Personenmodul können Sie die neue Adresse hinterlegen.

    Weitere Informationen:

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    Schlagwort: Person
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    Dies ist möglich. Hierzu steht Ihnen im Personenmodul die Funktion „Kontakte nach Outlook exportieren“ zur Verfügung.

    Weitere Informationen:

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    Schlagwort: Person
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    Ein Objekt, kann in Capitol im Modul „Objekt“ angelegt werden.

    Weitere Informationen:

    Schlagwort: Objekt
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    Einen Mieterwechsel können Sie im Modul „Zuordnung“ über die Funktion „Vertrag beenden“ durchführen.

    Weitere Informationen:

    Tags: Mieter, Zuordnung
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    Wenn der Haken „Ansprechpartner Suche“ bei den Filtern gesetzt ist, werden bei der Personen suche auch die Personen aufgeführt, deren Ansprechpartner in die Suchkriterien fallen.

    Weitere Informationen:

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    Häufig gestellte Fragen

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      Neues Wohnungseigentumsrecht hat auch Auswirkungen auf die Jahresabrechnung

      Das in die Jahre gekommene Wohnungseigentumsgesetz (WEG) wurde durch den Gesetzgeber zum 01.12.2020 novelliert. Sowohl für die Wohnungseigentümer, wie auch für die Hausverwalter ergeben sich hieraus wesentliche Änderungen. Die jährliche Abrechnung des Hausgeldes und der Rücklagen wurde wesentlich umgestaltet.

      Am 1. Dezember 2020 trat die WEG-Reform in Kraft. Mit dem beschlossenen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) ergeben sich zahlreiche Änderungen in der Zusammenarbeit zwischen dem Verwalter und den Eigentümern. Zum einen wurden die Anforderungen an den professionellen Hausverwalter erhöht, zum anderen wurde aber auch die Position des Verwalters gestärkt. Schließlich handelt es sich bei den verwalteten Immobilien um wesentliche Vermögenswerte der Volkswirtschaft, die erhalten werden sollen.
      Eine Konsequenz der langjährigen Niedrigzinspolitik ist es auch, dass viele finanzschwache Familien versuchen, den Traum von der eigenen Wohnung zu realisieren. Zu oft wird die monatlich zu zahlende Miete mit den Raten für den Immobilienkredit verglichen. Die Folge ist, dass Insolvenzverfahren und Versteigerungen von Wohnungseigentum wesentlich zugenommen haben. Diese Entwicklung hat wesentliche Auswirkungen auf Wohneigentumsgemeinschaften. Die offenen Wohngelder der insolventen Eigentümer sind meist uneinbringlich und belasten die Liquidität der Eigentümergemeinschaft. Selbst der Zugriff auf Rücklagen, wenn vorhanden, gelingt nicht, um Hausgeldnachzahlungen auszugleichen. Der Gesetzgeber versucht im Rahmen der Novellierung des WEG, hier mitzuwirken. Es werden höhere Anforderungen an die Hausgeldabrechnung gestellt. Sowohl die Abrechnungsspitzen und mögliche Ausfälle, wie auch die Vermögenswerte müssen jetzt jährlich klarer dargestellt werden. Zusätzlich werden das wesentliche Anlagevermögen und die Heizölrestbestände deutlicher ausgewiesen.

      Diese Entwicklungen fordern nun wiederum die Softwareanbieter, weil sie Anpassungen erfordern. Der Verwalter muss weitere Informationen vorhalten und darstellen, die bisher nicht in jeder Software vorgesehen waren. Die neuen Anforderungen des WEMoG scheinen dem Hausverwalter den notwendigen Anstoß zu geben,in das Zeitalter der Digitalisierung einzutreten.
      Wesentliche Bestandteile einer Jahresabrechnung:

      Neben der Angabe des Objektes ist die Einheit bezeichnet und der Name des Eigentümers. Man erkennt den Abrechnungszeitraum und den Nutzungszeitraum.
      Zeilenweise werden die Kosten aufgelistet. Diese Kosten werden entsprechend dem Umlageschlüssel auf den Eigentümer umgelegt. Die Summe der anteiligen Kosten ist der Betrag, den der Eigentümer für eine Wohnung jährlich aufwenden muss.
      In diesem Betrag ist auch eine Erhaltungsrücklage enthalten, die an anderer Stelle nochmals ausgewiesen wird.

      Die genannten Ausgaben werden den monatlichen Hausgeldzahlungen gegenüber gestellt. Dabei ist die Gesamtzahlung des Eigentümers nach Anteil Hausgeld und Anteil Erhaltungsrücklage zu trennen.

      Der entstehende Saldo führt zur einer Gutschrift oder einer Nachzahlung für den Eigentümer.

      Der Einzelwirtschaftsplan dient dazu die Höhe des Hausgeldes an mögliche Kostensteigerungen an zupassen. Rechnerisch erfolgt die Aufteilung nach den gleichen Umlageschlüsseln wie die Abrechnung selbst.
      Im Vermögensbericht wird zum einen die Rücklagenentwicklung ausgewiesen, zum anderen alle Aktiva und Passiva, die in der WEG-Anlage vorhanden sind. Neu ist hier, dass auch wesentliche Teile des Gemeinschaftsvermögens, wie z.B. ein Rasenmäher ausgewiesen werden müssen.

      Um das wesentliche Gemeinschaftsvermögen auszuweisen, werden die Daten in einem Inventarmodul erfasst und so jährlich aktualisiert in der Abrechnung dargestellt.
      Lohn- und Fahrtkosten aus haushaltsnahen Aufwendungen sind steuerbegünstigt. Dem selbstnutzenden Eigentümer ebenso wie dem Mieter (für auf diesen umlagefähige Kosten) stehen diese Steuervorteile zu. Es wird hierfür ein separater Beleg generiert. Die Rechtsprechung hat flächendeckend anerkannt, dass dem Profiverwalter hierfür eine besondere Vergütung zusteht.
      Bei der zur Umsatzsteuer optierenden Wohnungs- bzw. Teileigentümergemeinschaft erfolgt der Ausweis der abgerechneten Mehrwertsteuer.
      Neu im Rahmen der WEG-Abrechnung ist eine Gesamtabrechnung, nicht zu verwechseln mit der Gesamtübersicht, wie sie bisher verwandt wurde. In der Gesamtabrechnung erfolgt die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben aus Sicht des Objektes. Es werden der Anfangsbestand der Geldkonten, sowie die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben während des Abrechnungszeitraumes, kumuliert dargestellt. Zur Kontrolle erfolgt die Darstellung des Banksaldos zum Ende des Abrechnungszeitraums.

      Was bisher fehlte, war die gesamtwirtschaftliche Betrachtung des Objektes. Die Gesamtobjektabrechnung umfasst eben nicht nur die Salden und Anteile des jeweiligen Eigentümers, sondern erklärt die wirtschaftliche Situation des Gebäudes.
      Wesentliche Teile sind:
      • Geldkonten (Girokonto, Festgeldkonto)
      • Kosten (Grundsteuer, Hausmeister)
      • WEG-Einnahmen (Sondereinnahme Waschmaschine)
      • Rücklagen (Erhaltungsrücklagen)
      • Abgrenzungen (Bewertung nicht verbrauchtes Heizöl)
      Ähnlich dem bisherigen Wirtschaftsplan wird nun ein Gesamtwirtschaftsplan erstellt, der die Plan- und Ist-Zahlen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres vergleicht. Dem Eigentümer soll eine bessere Nachvollziehbarkeit für die Planzahlen des neuen Wirtschaftsjahres ermöglicht werden. Der Gesamtwirtschaftsplan wird auch aus Sicht des Objektes dargestellt.
      Die Ergebnisse der Abrechnung sind dem Eigentümer gesondert mitzuteilen. Dazu wird ein personifiziertes Anschreiben erstellt. Allgemeine und spezielle Erläuterungen finden statt. Zusätzlich werden hier die Änderungen der Hausgeldzahlungen und die Zahlungsmodalitäten bekannt gegeben.
      In der Gesamtübersicht werden die Ergebnisse der einzelnen Eigentümer gelistet, so werden die Salden und Abrechnungsspitzen verdeutlicht.

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