FAQ’s (öffentlich)
Administration (öffentlich)
In den Einstellungen von Capitol können Sie die Alias Einträge anpassen.
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Beim Verschicken von E-Mails wird das auf Ihrem Computer als Standard-Email-Programm eingerichtet Programm verwendet.
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Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:
- Wurde der Firebird Server installiert?
- Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
- Wurde der Firebird-Treiber installiert?
- Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?
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Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:
- Wurde der Firebird Server installiert?
- Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
- Wurde der Firebird-Treiber installiert?
- Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?
- Wurde der Firebirdserver installiert?
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Bitte klären Sie folgende Fragen, wenn diese Fehlermeldung auftritt:
- Wurde der Firebird Server installiert?
- Ist der Firebird-Server-Manager gestartet?
- Wurde der Firebird-Treiber installiert?
- Wurden die korrekte Datenbankverbindung angegeben?
- Wurde der Firebirdserver installiert?
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Um die Installation durchzuführen müssen Sie sich als Administrator anmelden und die Installation durchführen.
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Als Mandanten kann man den Kunden oder den Auftraggeber bezeichnen, in Capitol können Sie z.B. unterschiedliche Firmen oder die Objekteigentümer als Mandanten anlegen.
Innerhalb einer Datenbank kann eine beliebige Anzahl von Mandanten verwaltet werden, wobei die Daten für die FiBu (z.B. Kontenrahmen, Steuersätze, Buchungen, usw.) je Mandant gesondert verwaltet werden. Die unterschiedlichen Mandanten haben keinen Einblick in die Daten eines anderen Mandanten.
Bei dem Anlegen von Objekten wird der Mandant verknüpft und das Objekt somit in die entsprechende Buchhaltung aufgenommen.
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Gehen Sie in Capitol auf den Init Passwort Button und geben dort den Nutzercode den Sie von uns erhalten haben ein und klicken auf den Button Lizenz prüfen. Wählen Sie die Lizenz aus, die Sie aktivieren wollen und verlassen das Fenster über den Button „OK“.
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Nach dem Download der Software klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf das heruntergeladene Zip und wählen die Funktion „extrahieren oder entpacken“ aus. Nach diesem Punkt können Sie den Installationsvorgang über Doppelklick auf die „Setup.exe“ starten.
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Allgemein (öffentlich)
Folgen Sie bitte der folgenden Anleitung.
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Beim Serien Email versandt muss der Haken „im Emailmodul speichern“ gesetzt sein, damit diese Emails automatisch bereits in Capitol angelegt werden.
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In den Einstellungen von Capitol können Sie die Alias Einträge anpassen
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Betriebskostenabrechnung (öffentlich)
Geben Sie die Textbausteine in einer Abrechnung an und klicken Sie auf „Speichern“. Die Standardtextbausteine werden nun überschrieben. Bitte beachten Sie, dass die Textbaustein.txt vor einem Update gesichert werden muss.
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Die Hinterlegung der Daten der Hausverwaltung erfolgt im Punkt „Objekt“. In den Standardreportvorlagen werden die Daten übernommen.
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Die Reportvorlagen zur Betriebskostenabrechnung befinden sich im Programmverzeichnis von Capitol im Ordner „Fastreport“.
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Die BK gibt Ihnen die Möglichkeit diese Kosten zeitlich abzugrenzen und zu berechnen.
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Sie können beim jeweiligen Umlageschlüssel diese Einstellung separat treffen.
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Eine nachträgliche Änderung der Reihenfolge im Punkt „Mieter“ ist aktuell nicht möglich. Die Funktion der Änderung der Reihenfolge steht Ihnen lediglich im Kosten zur Verfügung.
Sie haben allerdings die Möglichkeit die Reihenfolge bei der Eingabe der Nutzer zu definieren.
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In der Betriebskostenabrechnung können Sie jegliche Kosten für die Abrechnung hinterlegen. Dabei steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung Kosten ohne Steuer oder mit einem gewünschten Steuersatz zu hinterlegen. Der Steuersatz kann manuell angegeben werden (z.B.: 19 % oder 7 %)
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Entfernen Sie den Haken unter „Einzelabrechnung“ bei „Gesamtwerte“
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Kopieren Sie alle Abrechnungsdateien von der BK beispielsweise auf einen USB-Stick und fügen Sie diese auf dem neuen Rechner in ein gewünschtes Verzeichnis ein.
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Wie kann man eine angepasste Abrechnungsvorlage für die Betriebskosten-Einzelabrechnung verwenden?
Um die Standardvorlage zu verändern, ersetzen Sie einfach die Vorlage mit Ihrer veränderten Vorlage, beachten Sie, dass hierzu die gleiche Bezeichnung notwendig ist. Wenn Sie die Standardvorlage behalten wollen, können Sie einen neuen Vorlagensatz anlegen und dann die Einzelabrechnungsvorlage ersetzen.
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Sie legen hierzu zwei Einheiten an, eine für den Mieter der auszog und eine für den
neuen Mieter. Geben Sie bei beiden das Ein- und das Auszugsdatum ein.
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Hierzu müssen Sie die gewünschte Vorlage mit dem Designer öffnen, denn Bild
Platzhalter doppelt anklicken und das gewünschte Logo direkt in den Platzhalter
einfügen. Nun können Sie Ihr Logo auf die gewünschte Größe formatieren.
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Hinterlegen Sie die Heizkostenabrechnung bei den Sonderumlagen je Nutzer (Gewerbe=Nettobetrag, Privat = Bruttobetrag).
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Gehen Sie auf das Modul „Umlageschlüssel“ und klicken doppelt in eine leere Zeile.
Geben Sie die Daten des benötigten Umlageschlüssels an und speichern diesen ab.
Hinterlegen Sie den Umlageschlüssel bei der Kostenposition und geben noch einen
Wert dafür ein.
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Geben Sie hierzu alle Ihre Mieter mit Ein- und Auszugsdatum ein und drücken danach auf den Button „Fügt Leerstände ein, falls erforderlich“. Zu den offenen Zeiten werden Ihnen dann automatisch Leerstände angelegt.
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Um die Gesamtwerte anzuzeigen muss der Haken „Gesamtwerte anzeigen“
gesetzt sein. Standardmäßig ist dieser nicht gesetzt.
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Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.
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Das liegt daran, dass Sie keine Bezeichnung in den Vorauszahlungen gesetzt haben.
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Der Anwender muss Schreibrechte im Installationsverzeichnis der Software besitzen.
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Vorauszahlungen werden im Punkt „Vorauszahlungen“ hinterlegt. Dabei ist zu beachten, dass die gewünschten Positionen über eine Bezeichnung verfügen. Wird keine Bezeichnung vergeben, erscheint diese Position nicht auf der Abrechnung.
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Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.
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Nach dem Update greift die Funktion „Laden“ auf das Installationsverzeichnis der BK. Der Dateipfad zu Ihren alten Dateien muss einmal eingestellt werden.
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Mit dem Programm BK-Abrechnung können beliebig viele Objekte erstellt werden. Wir empfehlen pro Objekt eine Abrechnungsdatei anzufertigen. Sie können allerdings pro Objekt nur die Anzahl der erworbenen Einheiten im Programm anlegen. Wobei Leerstände und Mieterwechsel als eigene Einheiten gelten.
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Hierzu kopieren Sie den vorhandenen Mieter und geben bei der Kopie die Daten des neuen Mieters an. Im Datensatz des alten Mieters muss dann noch der Zeitraum auf das richtige Vertragsende gesetzt werden.
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Für Kosten, welche Sie von externen Stellen (z.B. Heizkostenabrechnung) erhalten, bietet sich an je Nutzer diesen Kostenpunkt als Sonderbelastung anzulegen. Hierbei können Sie direkt die Einzelkosten je Mieter im Programm angeben.
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Hierzu gibt es in der aktuellen Version der Software eine Funktion, welche die derzeitige Abrechnung für Sie kopiert und eine neue für das nächste Jahr anlegt.
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Unter Abrechnung -> Einzelabrechnung können Sie den Designer öffnen und dort die gewünschte Vorlage öffnen. Durch einen Doppelklick auf einen Bereich öffnet sich der Editor für die Bearbeitung. Achten Sie darauf dass Sie in der Vorlage keine Platzhalter für die Textersetzung verändern.
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Sie haben auch die Möglichkeit Kosten nach Personentage zu berechnen. Damit die Personentage korrekt hinterlegt werden, stellt Ihnen Capitol als Unterstützung den Personentagerechner zur Verfügung.
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Eine Schritt für Schritt Anleitung erhalten Sie in unseren Video.
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Sie erhalten in der Email von uns einen Nutzercode. Diesen müssen Sie nach der Installation unter „Init Password“ hinterlegen.
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Kaufmann (öffentlich)
Sie können die Vorlage im Rechnungsmodul über die Funktion „Drucken/Drucken“ bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass hierzu die Administrator in diesem Modul sein müssen.
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Sie können die Vorlage im Rechnungsmodul über die Funktion „Drucken/Drucken“ bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass hierzu die Administrator in diesem Modul sein müssen.
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Sie können die Vorlage im Rechnungsmodul über die Funktion „Drucken/Drucken“ hinterlegen. Bitte beachten Sie, dass hierzu die Administrator in diesem Modul sein müssen.
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Hierzu steht Ihnen im Rechnungsmodul die Funktion „Rechnung stornieren“ zur Verfügung
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Die Auftragsverwaltung in Capitol gibt Ihnen die Möglichkeit Aufträge zu hinterlegen, Beauftragungen durchzuführen und aus dem erstellten Auftrag automatisch die Eingangsrechnung als Verbindlichkeit zu hinterlegen.
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Objektmanagement (öffentlich)
Im Starter von Capitol können Sie über den Filter die Gruppe „Kundendienst“ selektieren. Die Selektionsmenge kann dann nach Outlook exportiert werden.
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Kundendienst / Wartungsverträge werden in Capitol im Modul „Kundendienst“ erfasst.
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Der „letzter/ aktueller Besitzer“ eines Schlüssels lässt sich nur über die Programmfunktion „Schlüssel ausgeben“.
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Projektmanagement
Zu jedem Projektschritt steht Ihnen ein Feld „Kosten“ zur Verfügung. Die Kosten werden dann auch beim Excelexport mit exportiert.
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Projektmanagement
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Gehen Sie im Modul Projektverwaltung und klicken dort auf das Programmmenü „Programmfunktionen“. Wählen Sie „Projektvorlagen bearbeiten“ aus und suchen sich die betroffene Vorlage heraus. Wählen Sie den Projektschritt aus, den Sie entfernen wollen und klicken auf den Button „Schritt entfernen“. Speichern Sie die Vorlage ab.
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Stammdaten (öffentlich)
Diese Termine können automatisch generiert werden, wenn in den Einstellungen die Option „Termine anlegen“ gesetzt wurde
Bitte beachten Sie die folgenden Punkte
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Hierzu wählen Sie bitte die Funktion „Zuordnung ändern ohne Restriktionen“
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Sie haben die Möglichkeit auf dem Reiter „BK“ im Zuordnungsmodul pro Objekt die Kosten inkl. der Umlageschlüssel zu definieren.
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Unter Person 1 und Person 2 werden die Kontaktinformationen hinterlegt. Hierbei ist zu beachten, dass bei Privatpersonen der Hauptansprechpartner unter „Person 1“ hinterlegt wird. Unter „Person 2“ wird dann beispielsweise die Ehefrau / Ehemann erfasst. Bei Firmen wird die Firmenadresse unter „Person 1“ angegeben und der Hauptansprechpartner unter „Person 2“. Sollten hier weitere Ansprechpartner benötigt werden, können diese auf dem Reiter „Ansprechpartner“ erfasst werden
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Im Personenmodul können Sie die neue Adresse hinterlegen.
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Dies ist möglich. Hierzu steht Ihnen im Personenmodul die Funktion „Kontakte nach Outlook exportieren“ zur Verfügung.
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Ein Objekt, kann in Capitol im Modul „Objekt“ angelegt werden.
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Einen Mieterwechsel können Sie im Modul „Zuordnung“ über die Funktion „Vertrag beenden“ durchführen.
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Stammdaten,
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Wenn der Haken „Ansprechpartner Suche“ bei den Filtern gesetzt ist, werden bei der Personen suche auch die Personen aufgeführt, deren Ansprechpartner in die Suchkriterien fallen.
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Stammdaten,
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Häufig gestellte Fragen
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Neues Wohnungseigentumsrecht hat auch Auswirkungen auf die Jahresabrechnung
Das in die Jahre gekommene Wohnungseigentumsgesetz (WEG) wurde durch den Gesetzgeber zum 01.12.2020 novelliert. Sowohl für die Wohnungseigentümer, wie auch für die Hausverwalter ergeben sich hieraus wesentliche Änderungen. Die jährliche Abrechnung des Hausgeldes und der Rücklagen wurde wesentlich umgestaltet.
Am 1. Dezember 2020 trat die WEG-Reform in Kraft. Mit dem beschlossenen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) ergeben sich zahlreiche Änderungen in der Zusammenarbeit zwischen dem Verwalter und den Eigentümern. Zum einen wurden die Anforderungen an den professionellen Hausverwalter erhöht, zum anderen wurde aber auch die Position des Verwalters gestärkt. Schließlich handelt es sich bei den verwalteten Immobilien um wesentliche Vermögenswerte der Volkswirtschaft, die erhalten werden sollen.
Eine Konsequenz der langjährigen Niedrigzinspolitik ist es auch, dass viele finanzschwache Familien versuchen, den Traum von der eigenen Wohnung zu realisieren. Zu oft wird die monatlich zu zahlende Miete mit den Raten für den Immobilienkredit verglichen. Die Folge ist, dass Insolvenzverfahren und Versteigerungen von Wohnungseigentum wesentlich zugenommen haben. Diese Entwicklung hat wesentliche Auswirkungen auf Wohneigentumsgemeinschaften. Die offenen Wohngelder der insolventen Eigentümer sind meist uneinbringlich und belasten die Liquidität der Eigentümergemeinschaft. Selbst der Zugriff auf Rücklagen, wenn vorhanden, gelingt nicht, um Hausgeldnachzahlungen auszugleichen. Der Gesetzgeber versucht im Rahmen der Novellierung des WEG, hier mitzuwirken. Es werden höhere Anforderungen an die Hausgeldabrechnung gestellt. Sowohl die Abrechnungsspitzen und mögliche Ausfälle, wie auch die Vermögenswerte müssen jetzt jährlich klarer dargestellt werden. Zusätzlich werden das wesentliche Anlagevermögen und die Heizölrestbestände deutlicher ausgewiesen.
Diese Entwicklungen fordern nun wiederum die Softwareanbieter, weil sie Anpassungen erfordern. Der Verwalter muss weitere Informationen vorhalten und darstellen, die bisher nicht in jeder Software vorgesehen waren. Die neuen Anforderungen des WEMoG scheinen dem Hausverwalter den notwendigen Anstoß zu geben,in das Zeitalter der Digitalisierung einzutreten.
Wesentliche Bestandteile einer Jahresabrechnung:
Neben der Angabe des Objektes ist die Einheit bezeichnet und der Name des Eigentümers. Man erkennt den Abrechnungszeitraum und den Nutzungszeitraum.
Zeilenweise werden die Kosten aufgelistet. Diese Kosten werden entsprechend dem Umlageschlüssel auf den Eigentümer umgelegt. Die Summe der anteiligen Kosten ist der Betrag, den der Eigentümer für eine Wohnung jährlich aufwenden muss.
In diesem Betrag ist auch eine Erhaltungsrücklage enthalten, die an anderer Stelle nochmals ausgewiesen wird.
Zeilenweise werden die Kosten aufgelistet. Diese Kosten werden entsprechend dem Umlageschlüssel auf den Eigentümer umgelegt. Die Summe der anteiligen Kosten ist der Betrag, den der Eigentümer für eine Wohnung jährlich aufwenden muss.
In diesem Betrag ist auch eine Erhaltungsrücklage enthalten, die an anderer Stelle nochmals ausgewiesen wird.
Die genannten Ausgaben werden den monatlichen Hausgeldzahlungen gegenüber gestellt. Dabei ist die Gesamtzahlung des Eigentümers nach Anteil Hausgeld und Anteil Erhaltungsrücklage zu trennen.
Der entstehende Saldo führt zur einer Gutschrift oder einer Nachzahlung für den Eigentümer.
Der Einzelwirtschaftsplan dient dazu die Höhe des Hausgeldes an mögliche Kostensteigerungen an zupassen. Rechnerisch erfolgt die Aufteilung nach den gleichen Umlageschlüsseln wie die Abrechnung selbst.
Im Vermögensbericht wird zum einen die Rücklagenentwicklung ausgewiesen, zum anderen alle Aktiva und Passiva, die in der WEG-Anlage vorhanden sind. Neu ist hier, dass auch wesentliche Teile des Gemeinschaftsvermögens, wie z.B. ein Rasenmäher ausgewiesen werden müssen.
Um das wesentliche Gemeinschaftsvermögen auszuweisen, werden die Daten in einem Inventarmodul erfasst und so jährlich aktualisiert in der Abrechnung dargestellt.
Um das wesentliche Gemeinschaftsvermögen auszuweisen, werden die Daten in einem Inventarmodul erfasst und so jährlich aktualisiert in der Abrechnung dargestellt.
Lohn- und Fahrtkosten aus haushaltsnahen Aufwendungen sind steuerbegünstigt. Dem selbstnutzenden Eigentümer ebenso wie dem Mieter (für auf diesen umlagefähige Kosten) stehen diese Steuervorteile zu. Es wird hierfür ein separater Beleg generiert. Die Rechtsprechung hat flächendeckend anerkannt, dass dem Profiverwalter hierfür eine besondere Vergütung zusteht.
Bei der zur Umsatzsteuer optierenden Wohnungs- bzw. Teileigentümergemeinschaft erfolgt der Ausweis der abgerechneten Mehrwertsteuer.
Neu im Rahmen der WEG-Abrechnung ist eine Gesamtabrechnung, nicht zu verwechseln mit der Gesamtübersicht, wie sie bisher verwandt wurde. In der Gesamtabrechnung erfolgt die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben aus Sicht des Objektes. Es werden der Anfangsbestand der Geldkonten, sowie die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben während des Abrechnungszeitraumes, kumuliert dargestellt. Zur Kontrolle erfolgt die Darstellung des Banksaldos zum Ende des Abrechnungszeitraums.
Was bisher fehlte, war die gesamtwirtschaftliche Betrachtung des Objektes. Die Gesamtobjektabrechnung umfasst eben nicht nur die Salden und Anteile des jeweiligen Eigentümers, sondern erklärt die wirtschaftliche Situation des Gebäudes.
Wesentliche Teile sind:
• Geldkonten (Girokonto, Festgeldkonto)
• Kosten (Grundsteuer, Hausmeister)
• WEG-Einnahmen (Sondereinnahme Waschmaschine)
• Rücklagen (Erhaltungsrücklagen)
• Abgrenzungen (Bewertung nicht verbrauchtes Heizöl)
Was bisher fehlte, war die gesamtwirtschaftliche Betrachtung des Objektes. Die Gesamtobjektabrechnung umfasst eben nicht nur die Salden und Anteile des jeweiligen Eigentümers, sondern erklärt die wirtschaftliche Situation des Gebäudes.
Wesentliche Teile sind:
• Geldkonten (Girokonto, Festgeldkonto)
• Kosten (Grundsteuer, Hausmeister)
• WEG-Einnahmen (Sondereinnahme Waschmaschine)
• Rücklagen (Erhaltungsrücklagen)
• Abgrenzungen (Bewertung nicht verbrauchtes Heizöl)
Ähnlich dem bisherigen Wirtschaftsplan wird nun ein Gesamtwirtschaftsplan erstellt, der die Plan- und Ist-Zahlen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres vergleicht. Dem Eigentümer soll eine bessere Nachvollziehbarkeit für die Planzahlen des neuen Wirtschaftsjahres ermöglicht werden. Der Gesamtwirtschaftsplan wird auch aus Sicht des Objektes dargestellt.
Die Ergebnisse der Abrechnung sind dem Eigentümer gesondert mitzuteilen. Dazu wird ein personifiziertes Anschreiben erstellt. Allgemeine und spezielle Erläuterungen finden statt. Zusätzlich werden hier die Änderungen der Hausgeldzahlungen und die Zahlungsmodalitäten bekannt gegeben.
In der Gesamtübersicht werden die Ergebnisse der einzelnen Eigentümer gelistet, so werden die Salden und Abrechnungsspitzen verdeutlicht.
Sommer Informatik GmbH
Seit über 25 Jahren entwickelt die Sommer Informatik GmbH Software im Bereich der Immobilienwirtschaft, Hausverwaltung, Gewerbeverwaltung, WEG und Facility Management. Mit Capitol erhalten Sie eine leistungsfähige und flexible Softwarelösung für die professionelle Verwaltung Ihrer Miet- und Gewerbeobjekte, Grundstücke und Wohnungseigentumsanlagen. Das ausgereifte Produkt ist bereits bei einer Vielzahl namhafter deutscher Unternehmen, Banken, Brauereien, Stiftungen, Gewerbeparks, private und gewerbliche Hausverwalter, Kirchen, Kommunen und Vermögensverwalter im Einsatz und wird ständig entsprechend den Anforderungen der Praxis in Zusammenarbeit mit unseren Kunden weiterentwickelt.