Betriebskostenabrechnung

Eine wirksame Betriebskostenabrechnung erfordert die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Anteils des Mieters sowie des Abzugs der Vorauszahlungen des Mieters.

Die Betriebskostenabrechnung in Capitol berücksichtigt unter anderem diese Punkte und gewährleistet Ihnen bei der Erstellung Ihrer Nebenkostenabrechnung eine enorme Arbeitserleichterung. Mit der Betriebskostenabrechnung erstellen Sie eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung mit nur wenigen Mausklicks. Die Korrektheit der Abrechnungsergebnisse wurde von einem vereidigten Wirtschaftsprüfer testiert und zertifiziert.

Aufgrund der intuitiven hohen Funktionalität können Ihre BK-Abrechnungen auch von Anwendern mit einfachen Computerkenntnissen erstellt werden.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Frei definierbare Umlageschlüssel, Standardumlageschlüssel sind bereits vorhanden
  • Ausweis der Kosten nach §35a EStG
  • Beliebige Abrechnungs- und Nutzungszeiträume möglich
  • Betriebskostenkonten können manuell berichtigt werden, ohne die Buchhaltung zu verändern
  • Der Einzelausdruck entspricht den gesetzlichen Anforderungen, Text und Design der Anschreiben und Abrechnungen können frei gestaltet werden
  • Jede Kostenposition kann pro Nutzer zugewiesen werden
  • Fehlbeträge aufgrund von Leerständen können auf die übrigen Nutzer aufgeteilt werden
  • Abfrage von Vorauszahlungen über beliebige Zeiträume sind möglich, auch abweichend vom Abrechnungszeitraum
  • Zusätzliche Kosten können dem Nutzer in Rechnung gestellt werden, z.B. Mahngebühren, Schlüsselrechnungen
  • Aus den Belastungen kann automatisch ein Vorschlag für zukünftige Vorauszahlungen errechnet werden. Über eine Funktion kann dies in die zukünftigen Sollzahlungen automatisch übernommen werden
  • Heizkostenabrechnungen von Dienstleistern (ISTA, Brunata etc.) können importiert werden
  • Personentagerechner mit automatischer Berechnung der Personentage je Zeitraum
  • Automatische Sollstellung der Ergebnisse der Abrechnung
  • Abrechnungsdaten können als Listen ausgedruckt werden
  • Abrechnung kann per E-Mail versendet werden

WEG-Abrechnung (Hausgeldabrechnung)

Ob Objekt-, Nutzerdaten- oder Kostenerfassung, mit der WEG-Abrechnung in Capitol generieren Sie mit nur wenigen Mausklicks Abrechnungen gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG).

Diese können als Einzelabrechnung oder Gesamtübersicht gedruckt oder exportiert werden. Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Anwendern konnten bei der Entwicklung der Software zahlreiche Sonderfälle exakt abgebildet werden.

Zusätzlich kann dem Wohnungseigentümer auch eine Abrechnung für dessen Mieter zur Verfügung gestellt werden, die nur die umlegfähigen Kosten ausweist.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Frei definierbare Umlageschlüssel, Standardumlageschlüssel sind bereits vorhanden
  • Ausweis der Kosten nach §35a EStG
  • Verwaltung der Sonderbelastungen, Rücklagen
  • Beliebige Abrechnungs- und Nutzungszeiträume möglich
  • Der Einzelausdruck entspricht den gesetzlichen Anforderungen, Text und Design können frei gestaltet werden
  • Jede Kostenposition kann pro Nutzer zugewiesen werden
  • Fehlbeträge aufgrund von Leerständen können auf die übrigen Nutzer aufgeteilt werden
  • Rücklagenentwicklung / Zahlungsentwicklung
  • Anlage rechtsichere BGH-Abrechnung
  • Vermögensübersicht
  • Zahlungsentwicklung
  • Wirtschaftsplan
  • Finanzamtbescheinigung
  • Umfangreiche Statistiken
  • Automatische Ist-Soll-Aufstellung und Jahresabrechung
  • Erstellung von Mieterabrechnungen für den Eigentümer
  • Heizkostenabrechnungen von Dienstleistern (ISTA, Brunata, etc.) können importiert werden
  • Automatische Sollstellung der Ergebnisse der Abrechnung
  • Abrechnungsdaten können als Listen ausgedruckt werden
  • Abrechnung kann per E-Mail versendet werden

Vom Mietvertrag zur Betriebskostenabrechnung

Erfassen Sie Ihre Objekte, Mieter sowie Verträge inklusive Zahlungen. Via Knopfduck können Funktionen wie Mieterwechsel, Mietanpassung und Änderungen an Verträgen durchgeführt werden.

Die hinterlegten Zahlungen werden monatlich sollgestellt. Eingangsrechnungen zum jeweiligen Objekt können professionell und einfach hinterlegt und gebucht werden.

Zahlungseingänge können manuell oder über einen Import der Kontoauszüge verbucht werden.

All diese Daten werden unterjährig hinterlegt. Das Stapeln von Unterlagen zur Betriebskostenabrechnung auf dem Schreibtisch hat hierdurch ein Ende.

Die Betriebskostenabrechnung soll erstellt werden? – kein Problem. Über Knopfdruck können die Informationen des betreffenden Jahres automatisch aus Capitol in die Betriebskostenabrechnung importiert werden, die beinahe fertige Nebenkostenabrechnung wird hierbei automatisch für Sie erstellt.

Heizkostenabrechnung in die Abrechnung importieren

Importieren Sie Ihre Heizkostenabrechnungen über unsere ARGE-Schnittstelle.

Sie erhalten die Heizkostenabrechnungen von einem externen Dienstleister wie ISTA oder Brunata? Dann haben Sie die Möglichkeit, sowohl in der Betriebskostenabrechnung als auch bei der Hausgeldabrechnung die Heizkostenabrechnungen direkt zu importieren. Um den Import durchführen zu können, müssen Sie bei Ihrem Heizkostendienstleister den E- und D-Satz sowie die Heizkostenabrechnungen als PDF anfragen.

Sobald diese Dateien verfügbar sind, können Sie in der Betriebskostenabrechnung von Capitol automatisch sowohl die Kosten als auch die Werte und die Heizkostenabrechnung als PDF importieren.

Ein großer Vorteil dabei: Sie können die Abrechnung inkl. der Heizkostenabrechnung gleich an Ihren Mieter entweder per E-Mail senden oder diese sortiert hintereinander für den Postversand drucken.

Online-Portal für Mieter/Eigentümer und Verwalter

Die Portallösung von Capitol steht der Hausverwaltung als professionelles Immobilien-verwaltungstool zur Verfügung. Alle wichtigen Eingaben und Funktionen können online schnell und einfach eingesehen oder getätigt werden.

Mit Capitol Portal erhält die Hausverwaltung eine leistungsfähige und moderne Lösung für die professionelle Verwaltung ihrer Einheiten.

Ebenfalls kann Capitol Portal auch als Informationsportal für Eigentümer und Mieter zur Verfügung gestellt werden. Der Eigentümer / Mieter kann sich mit seinem Login einfach und schnell in das Portal einloggen, um Informationen einzusehen, wichtige Formulare herunterzuladen, offene Zahlungen oder einen Störfall zu melden.

Mit Capitol Portal können Eigentümer sowie Nutzer allgemeine Daten auf einen Blick über einen Login auf der Webseite einsehen. Zusätzlich können vertraulichere Daten wie Protokolle, Abrechnungen, Belege oder Schriftwechsel personenbezogen im Portal bereitgestellt werden. Hierbei kann die Hausverwaltung steuern, welche Personen zu welchen Daten Einsicht erhalten.

App (Capitol Talk)

Mit Capitol Talk haben Kunden eine moderne Lösung zur Optimierung der Kommunikation zwischen Verwalter und Wohnungsnutzer. So können Hausverwaltungen mittels der innovativen App ihren Nutzern wichtige Informationen mobil oder über einen Online-Zugang zur Verfügung stellen.

Das gleiche gilt für vertrauliche Daten wie Protokolle, Abrechnungen, Schriftwechsel oder Belege, die personenbezogen unter Berücksichtigung strengster Datenschutzrichtlinien übermittelt werden. Dabei obliegt es dem Kunden zu bestimmen, für wen welche Daten einsehbar sind. Ankündigungen via Aushang gehören somit dank Capitol Talk der Vergangenheit an. Informationen zu Zählerablesungen oder andere Ankündigungen werden allen Nutzern, ausgewählten Nutzergruppen oder Einzelpersonen ad hoc zugestellt. Umgekehrt können Nutzer Störungen oder Notfälle ohne Zeitverzögerung und zu jeder Zeit (24×7) melden – wenn gewünscht mit beigefügtem Fotomaterial.

Aber nicht nur bei Störfällen erweist sich Capitol Talk als wertvolles Hilfsmittel. So können beispielsweise auch Informationen über die nächste Belegprüfung den zuständigen Beiräten bequem und einfach zur Verfügung gestellt werden. Damit alles reibungslos funktioniert, installiert der Kunde bei sich eine Desktopanwendung. Darüber werden die entsprechenden Daten direkt in der mitgelieferten Datenbank von Capitol Talk gespeichert. Die zugehörige App kann dann von jedem Wohnungsnutzer direkt aus dem App Store von Apple oder von Google Play heruntergeladen werden. Für Nutzer, die über kein Smartphone verfügen, besteht zusätzlich die Möglichkeit eines Online-Zugangs. Nach Erhalt der Zugangsdaten und der Anmeldung steht ebenfalls die volle Funktionsvielfalt zur Verfügung.

Einen weiteren Mehrwert bietet die App Capitol Talk im Zusammenspiel mit der Immobilienmanagementsoftware Capitol. Denn mit der Kombinationsvariante haben Kunden den großen Vorteil, dass die Stammdaten direkt aus der Immobilienmanagementsoftware Capitol auch für Capitol Talk genutzt werden können.

Capitol ETV – Eigentümer Versammlung

Mit der Lösung Capitol ETV haben Versammlungsleiter alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen im Griff. Durch die Digitalisierung der in diesem Zusammenhang ablaufenden Prozesse bekommen die Veranstaltungen eine deutlich bessere Struktur. Dabei führt die einfach und intuitiv zu bedienende Software durch sämtliche notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg der Versammlung.

Die von den Wohnungseigentümern auf der Wohnungseigentümerversammlung beschlossenen Maßnahmen basieren auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und haben verbindlichen Charakter für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Insofern müssen grundsätzlich die im WEG geregelten Punkte, insbesondere die Regelungen zur Wohnungseigentümerversammlung in §§ 23 bis 25 WEG, eingehalten werden, um die Gültigkeit der dort gefassten Beschlüsse nicht zu gefährden.

Capitol ETV unterstützt Hausverwalter bei der Durchführung und Dokumentation von Wohnungseigentümerversammlungen professionell und rechtskonform. Dabei werden alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen berücksichtigt. Die einfach und intuitiv zu bedienende Software führt durch sämtliche in diesem Zusammenhang notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg von Wohnungseigentümerversammlungen einschließlich der formellen Gültigkeit dort gefasster Beschlüsse.

Durch die Digitalisierung der Wohnungseigentümerversammlung sorgt Capitol ETV für eine signifikante Prozessoptimierung. Nach dem Import entsprechender Daten (z.B. aus einer vordefinierten Excel-Liste) kann der Versammlungsleiter die Versammlung im Programm anlegen und die jeweiligen Tagesordnungspunkte (TOP) festsetzen. Dabei lässt sich für jeden TOP einzeln festlegen, ob nach Wert- oder Kopfprinzip abgestimmt wird, welche Teilnehmer entsprechend ihrer Wirtschaftseinheiten abstimmungsberechtigt sind und welche Mehrheit jeweils erforderlich ist.

Zur Durchführung der Veranstaltung generiert die Lösung Capitol ETV dann aus den importierten Daten automatisch die Eigentümerteilnehmerliste. Sollte dort idealerweise auch hinterlegt sein, dass ein Eigentümer einer anderen Person eine Dauervollmacht erteilt hat, weist das Programm selbstständig darauf hin. In gleicher Weise lassen sich Miteigentumsanteile oder die Wirtschaftseinheit des Eigentümers anzeigen. Zu Beginn der Wohnungseigentümerversammlung führt das Programm nach erfolgter Anwesenheitsprüfung die Prüfung der Beschlussfähigkeitsprüfung gemäß gesetzlicher Kriterien durch. Ist diese gegeben, arbeitet Capitol ETV nach einer Probeabstimmung sequenziell die einzelnen Tagesordnungspunkte ab. Die dabei erforderlichen Abstimmungen erfolgen entsprechend der zuvor festgelegten Kriterien via Handzeichen. Dabei wird das Ergebnis vom Versammlungsleiter parallel erfasst. Anschließend wertet das Programm die Abstimmung zum jeweiligen TOP aus und zeigt das Endergebnis via Diagramm an. Ist bei einem TOP eine Beschlussfassung nicht erforderlich, wird dieser lediglich vorgestellt. Sind alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet, gibt Capitol ETV eine Gesamtübersicht aller erfolgten Beschlüsse aus.

Zum Abschluss der Versammlung lässt sich ein Protokoll generieren, in dem namentlich der Versammlungsleiter, Beginn, Ablauf und erfolgte Abstimmungsbeschlüsse nebst beigefügten Bemerkungen zu einzelnen Punkten der Versammlung sowie das Ende der Veranstaltung festgehalten werden. Somit liegen alle erforderlichen Daten für eine ordnungsgemäß durchgeführte Wohnungseigentümerversammlung einschließlich der Abstimmungsergebnisse digital vor und können später jederzeit eingesehen werden. Das Protokoll kann direkt am Veranstaltungsende gedruckt, von den Beiräten unterschrieben und den Teilnehmern ausgehändigt oder per E-Mail an sie versandt werden.

Bearbeitermanagement

Im Modul „Bearbeiter“ werden alle Bearbeiter/Mitarbeiter, die mit Capitol arbeiten sollen, angelegt. Dabei können für jeden Bearbeiter Berechtigungsstufen festgelegt werden. Jedem Modul können zehn verschiedene Prioritäten zugeordnet werden. Es wird also festgelegt, welche Bearbeiter in welchen Modulen was ausführen dürfen.

Ebenfalls kann beim Bearbeiter die Unterschrift als Bild hinterlegt werden, welche in Kombination mit den Informationen des Bearbeiters über die Platzhalter in Dokumentenvorlagen automatisch übergeben werden können.

Raumbelegung

Verwalten Sie Ihre Belegungen in Bürgerhäusern, Rathäusern, Galerien oder in jeglichen anderen Räumlichkeiten anhand weniger Schritte.

Erstellen Sie dabei Belegungen auch über mehrere Räume. Generieren Sie daraus Termin-, Wochen- oder Monatsübersichten.