Inventar

Die Inventarisierung Ihrer Gegenstände können Sie über das Modul „Inventar“ durchführen. Jeder Gegenstand kann anhand zahlreicher Eingabemöglichkeiten detailliert beschrieben und einem gewünschten Objekt, einer Einheit, einem Raum oder einer Person zugeordnet werden. Weiter steht Ihnen eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Für defekte oder aussortierte Inventargüter gibt es separate Funktionen.

Rechnungsimport

Die Hinterlegung von Eingangsrechnungen war noch nie einfacher. Mit dem Rechnungsimport in Capitol haben Sie die Möglichkeit, Eingangsrechnungen entweder direkt vom Scanordner oder aus einer E-mail zu erstellen. Unterstützt werden Sie dabei von der integrierten OCR-Erkennung in Capitol.

Die OCR-Erkennung generiert bereits wichtige Informationen der Rechnungen und hinterlegt diese in den gewünschten Feldern der Verbindlichkeit. Für nicht gefundene Informationen können in Capitol „Schlüsselwörter“ hinterlegt werden, welche dann bei der nächsten Rechnung gefunden werden. Die gesammelten Rechnungen im Scanordner werden alle zusammen automatisch als Verbindlichkeit erfasst und können einfach und professionell gebucht werden. Bei der Erfassung der Verbindlichkeiten speichert Capitol automatisch den Originalbeleg (gescannte PDF) als Originalrechnung bei der jeweiligen Verbindlichkeit. Somit kann der Originalbeleg jederzeit eingesehen werden.

Indexmietanpassung

Die Indexmiete ist eine variable Miete für eine Wohnung oder Gewerberaum. Der Mietpreis ist bei der Indexmiete nicht dauerhaft auf einen festen Wert bestimmt, sondern wird, ausgehend von einer Basismiete, nach von beiden Vertragsparteien nachvollziehbaren Parametern verändert. Zumeist wird die Miete an den Index der Lebenshaltungskosten gekoppelt, veröffentlicht vom Statistischen Bundesamt.

In Capitol haben Sie die Möglichkeit, automatisiert die Indexmietanpassungen durchzuführen. Die Indexwerte werden automatisch in der Software aktualisiert, sobald ein neuer Wert vom Statistischen Bundesamt freigegeben wurde. Die Anpassungen werden automatisch ab dem eingegebenen „Gültig ab“-Datum verwendet. Zur Anpassung generiert Capitol für jeden Mieter ein Anschreiben.

Eigentümereinladung versenden

Einladungen zur Eigentümerversammlung können über einen Serienbrief in Capitol automatisch für alle Eigentümer erstellt werden.

Dabei können sowohl Personendaten als auch Informationen zur Versammlung wie Ort, Datum, Uhrzeit uvm. im Serienbrief generiert werden.

Die Einladungen werden in die fertige WEG Abrechnung importiert und können zusammen mit der Hausgeldabrechnung und weiteren Dokumenten wie beispielsweise der Heizkostenabrechnung gedruckt oder per E-Mail gesendet werden.

Belegungsmanagement online

Im Belegungsmanagement von Capitol können Reservierungen über eine Webseite zu von Ihnen gewählten Räumlichkeiten getätigt werden.

Dabei werden auf der Webseite sowohl verfügbare Zeiten als auch teilweise belegte und voll belegte Zeiten farblich angezeigt.

Bei Reservierungsanfragen muss der Nutzer auf das gewünschte Datum klicken, der Datenschutzerklärung zustimmen und seine Kontaktdaten hinterlegen.

Die Reservierungsanfrage erscheint dann automatisch im Belegungsmanagement in Capitol und kann von einem Capitol-Anwender bearbeitet werden.

Dabei haben Sie die Möglichkeit, die Reservierung anzunehmen oder abzulehnen. Wird die Reservierung angenommen, wird die gewünschte Zeit auf der Webseite automatisch als belegt gekennzeichnet. Automatische Antwort-E-Mails können generiert werden.

Digitale Belegprüfung

WEG-verwalter haben die Möglichkeit mit der „Digitalen Belegprüfung“ ihren Beiräten automatisiert die in Capitol hinterlegten Belege online zur Verfügung zu stellen. Ein großer Vorteil dabei: die Einsicht der Belege kann digital vor der Belegprüfung erfolgen.

Der zeitliche Aufwand beim Termin der Belegprüfung kann somit minimiert werden und es müssen lediglich die noch offenen Fragen geklärt werden. Auch eventuell anfallende Kosten für die Anfertigung von Belegkopien entfallen hierdurch.

Zur Einsicht der Belege erhält der Beirat einen Online-Zugang und kann direkt dort die Beleginformationen sowie die Originalbelege als PDF einsehen. Sobald der Beirat die Belege eingesehen hat, erhält die Wohnungseigentumsverwaltung automatisch eine Lesebestätigung.