Online-Portal für Mieter/Eigentümer und Verwalter

Die Portallösung von Capitol steht der Hausverwaltung als professionelles Immobilien-verwaltungstool zur Verfügung. Alle wichtigen Eingaben und Funktionen können online schnell und einfach eingesehen oder getätigt werden.

Mit Capitol Portal erhält die Hausverwaltung eine leistungsfähige und moderne Lösung für die professionelle Verwaltung ihrer Einheiten.

Ebenfalls kann Capitol Portal auch als Informationsportal für Eigentümer und Mieter zur Verfügung gestellt werden. Der Eigentümer / Mieter kann sich mit seinem Login einfach und schnell in das Portal einloggen, um Informationen einzusehen, wichtige Formulare herunterzuladen, offene Zahlungen oder einen Störfall zu melden.

Mit Capitol Portal können Eigentümer sowie Nutzer allgemeine Daten auf einen Blick über einen Login auf der Webseite einsehen. Zusätzlich können vertraulichere Daten wie Protokolle, Abrechnungen, Belege oder Schriftwechsel personenbezogen im Portal bereitgestellt werden. Hierbei kann die Hausverwaltung steuern, welche Personen zu welchen Daten Einsicht erhalten.

App (Capitol-Talk)

Mit Capitol Talk haben Kunden eine moderne Lösung zur Optimierung der Kommunikation zwischen Verwalter und Wohnungsnutzer. So können Hausverwaltungen mittels der innovativen App ihren Nutzern wichtige Informationen mobil oder über einen Online-Zugang zur Verfügung stellen.

Das gleiche gilt für vertrauliche Daten wie Protokolle, Abrechnungen, Schriftwechsel oder Belege, die personenbezogen unter Berücksichtigung strengster Datenschutzrichtlinien übermittelt werden. Dabei obliegt es dem Kunden zu bestimmen, für wen welche Daten einsehbar sind. Ankündigungen via Aushang gehören somit dank Capitol Talk der Vergangenheit an. Informationen zu Zählerablesungen oder andere Ankündigungen werden allen Nutzern, ausgewählten Nutzergruppen oder Einzelpersonen ad hoc zugestellt. Umgekehrt können Nutzer Störungen oder Notfälle ohne Zeitverzögerung und zu jeder Zeit (24×7) melden – wenn gewünscht mit beigefügtem Fotomaterial.

Aber nicht nur bei Störfällen erweist sich Capitol Talk als wertvolles Hilfsmittel. So können beispielsweise auch Informationen über die nächste Belegprüfung den zuständigen Beiräten bequem und einfach zur Verfügung gestellt werden. Damit alles reibungslos funktioniert, installiert der Kunde bei sich eine Desktopanwendung. Darüber werden die entsprechenden Daten direkt in der mitgelieferten Datenbank von Capitol Talk gespeichert. Die zugehörige App kann dann von jedem Wohnungsnutzer direkt aus dem App Store von Apple oder von Google Play heruntergeladen werden. Für Nutzer, die über kein Smartphone verfügen, besteht zusätzlich die Möglichkeit eines Online-Zugangs. Nach Erhalt der Zugangsdaten und der Anmeldung steht ebenfalls die volle Funktionsvielfalt zur Verfügung.

Einen weiteren Mehrwert bietet die App Capitol Talk im Zusammenspiel mit der Immobilienmanagementsoftware Capitol. Denn mit der Kombinationsvariante haben Kunden den großen Vorteil, dass die Stammdaten direkt aus der Immobilienmanagementsoftware Capitol auch für Capitol Talk genutzt werden können.

WEG Versammlung

Mit der Lösung WEG Versammlung haben Versammlungsleiter alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen im Griff. Durch die Digitalisierung der in diesem Zusammenhang ablaufenden Prozesse bekommen die Veranstaltungen eine deutlich bessere Struktur. Dabei führt die einfach und intuitiv zu bedienende Software durch sämtliche notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg der Versammlung.

Die von den Wohnungseigentümern auf der Wohnungseigentümerversammlung beschlossenen Maßnahmen basieren auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und haben verbindlichen Charakter für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Insofern müssen grundsätzlich die im WEG geregelten Punkte, insbesondere die Regelungen zur Wohnungseigentümerversammlung in §§ 23 bis 25 WEG, eingehalten werden, um die Gültigkeit der dort gefassten Beschlüsse nicht zu gefährden.

WEG Versammlung unterstützt Hausverwalter bei der Durchführung und Dokumentation von Wohnungseigentümerversammlungen professionell und rechtskonform. Dabei werden alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen berücksichtigt. Die einfach und intuitiv zu bedienende Software führt durch sämtliche in diesem Zusammenhang notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg von Wohnungseigentümerversammlungen einschließlich der formellen Gültigkeit dort gefasster Beschlüsse.

Durch die Digitalisierung der Wohnungseigentümerversammlung sorgt WEG Versammlung für eine signifikante Prozessoptimierung. Nach dem Import entsprechender Daten (z.B. aus einer vordefinierten Excel-Liste) kann der Versammlungsleiter die Versammlung im Programm anlegen und die jeweiligen Tagesordnungspunkte (TOP) festsetzen. Dabei lässt sich für jeden TOP einzeln festlegen, ob nach Wert- oder Kopfprinzip abgestimmt wird, welche Teilnehmer entsprechend ihrer Wirtschaftseinheiten abstimmungsberechtigt sind und welche Mehrheit jeweils erforderlich ist.

Zur Durchführung der Veranstaltung generiert die Lösung WEG Versammlung dann aus den importierten Daten automatisch die Eigentümerteilnehmerliste. Sollte dort idealerweise auch hinterlegt sein, dass ein Eigentümer einer anderen Person eine Dauervollmacht erteilt hat, weist das Programm selbstständig darauf hin. In gleicher Weise lassen sich Miteigentumsanteile oder die Wirtschaftseinheit des Eigentümers anzeigen. Zu Beginn der Wohnungseigentümerversammlung führt das Programm nach erfolgter Anwesenheitsprüfung die Prüfung der Beschlussfähigkeitsprüfung gemäß gesetzlicher Kriterien durch. Ist diese gegeben, arbeitet WEG Versammlung nach einer Probeabstimmung sequenziell die einzelnen Tagesordnungspunkte ab. Die dabei erforderlichen Abstimmungen erfolgen entsprechend der zuvor festgelegten Kriterien via Handzeichen. Dabei wird das Ergebnis vom Versammlungsleiter parallel erfasst. Anschließend wertet das Programm die Abstimmung zum jeweiligen TOP aus und zeigt das Endergebnis via Diagramm an. Ist bei einem TOP eine Beschlussfassung nicht erforderlich, wird dieser lediglich vorgestellt. Sind alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet, gibt WEG Versammlung eine Gesamtübersicht aller erfolgten Beschlüsse aus.

Zum Abschluss der Versammlung lässt sich ein Protokoll generieren, in dem namentlich der Versammlungsleiter, Beginn, Ablauf und erfolgte Abstimmungsbeschlüsse nebst beigefügten Bemerkungen zu einzelnen Punkten der Versammlung sowie das Ende der Veranstaltung festgehalten werden. Somit liegen alle erforderlichen Daten für eine ordnungsgemäß durchgeführte Wohnungseigentümerversammlung einschließlich der Abstimmungsergebnisse digital vor und können später jederzeit eingesehen werden. Das Protokoll kann direkt am Veranstaltungsende gedruckt, von den Beiräten unterschrieben und den Teilnehmern ausgehändigt oder per E-Mail an sie versandt werden.

E-Mail-Management

In Capitol verfügen Sie über ein professionelles E-Mail-Management. E-Mails können automatisch oder manuell in Abhängigkeit des Bearbeiters von Outlook nach Capitol importiert werden. Die Bearbeitung der E-Mails erfolgt in Capitol.

Professionelle Funktionen stehen für Sie zur Bearbeitung der E-Mails bereit. Prozessabläufe können definiert werden und eine automatisierte Bearbeitung Ihrer E-Mails erfolgt.

Hinterlegen Sie jeglichen Schriftverkehr zu Ihrem Mieter, Ihrem Eigentümer, Ihrem Lieferanten oder zum jeweiligen Objekt und haben Sie immer die beste Einsicht auf die laufenden Themen.

Zuordnungen/Verträge

Das Vertragsmanagement in Capitol spart Zeit, gewährleistet Sicherheit und hilft Ihnen, Ihre Verträge übersichtlich und professionell zu verwalten. Die Erstellung von Kündigungsschreiben, Briefen und E-Mails anhand von Word-Vorlagen sind via Mausklick möglich.

Alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, können eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich. Das System generiert automatisch Terminerinnerungen zu fälligen Verträgen, bei anstehenden Verlängerungen, Kündigungen oder sonstigen Vertragsoptionen.

Die Hinterlegung von Verträgen erfolgt im Zuordnungsmodul.

Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Zu jedem Vertrag werden die Kosten, z.B. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw., eingegeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann.

Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.

Hier können erfasst werden:

  • Mietverträge (Vermietung und Anmietung)
  • Verpachtungen
  • Erbbaurechte als Geber/Nehmer
  • Dienstbarkeiten/Grundstückslasten z.B. Geh- und Fahrtrechte, Überbau-rechte, Reallasten
  • Hausmeister- & Reinigungsverträge
  • Garagen- und Stellplatzmietverträge
  • Wartungsverträge
Funktionen:

  • Eingabe Stammdaten (Miethöhe, Zahlungsart, Zahlungs-zyklus, Vertragsbeginn, Vertrags-ende, Kaution, Kündigungsfristen und -optionen etc.)
  • Hinterlegung von Urkunden und
    Verträgen als Dokument
  • Reservierungs- und Leerstands-planung
  • Mietanpassungsmanagement
  • Zuordnung des FiBu-Kontos und der Kosten-/Haushaltsstelle
  • Leerstandsmanagement
  • Belegungslisten

Dokumentenmanagement

Jeder Computeranwender hat Dokumente, Formulare, Bilder und sonstige Dateien auf seinem Rechner, die er in verschiedenen Verzeichnissen speichert. Meist wird versucht durch intelligente Namensgebung die Dateien zuzuordnen oder, um das Wiederfinden zu erleichtern, verwendet man besondere Namen.

Besonders schwierig wird das Ganze, wenn die Dateien zentral auf einem Server ge-speichert werden und mehrere Benutzer darauf zugreifen. Denn neben dem Effekt, dass die Dateien mehrfach gespeichert werden, kann es auch vorkommen, dass Datei-en unautorisiert gelöscht werden. Abgesehen davon, dass man, um seine Daten aufräumen zu können, ständig zwischen den Programme hin- und herspringen muss.

Über das integrierte Dokumentenmanagement in Capitol können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben Standardfunktionen wie dem Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten und vieles mehr angelegt werden. Eine entsprechende Suche oder Selektion ist danach jederzeit möglich.

Ebenfalls können beliebig viele Vorlagen/Musterbriefe in Capitol definiert werden. Durch Verwendung der in Capitol verfügbaren Platzhalter lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. Adressen, Objektinformationen, Zahlungen etc.) automatisch an das Dokument übergeben. Die erstellten Vorlagen können anhand der gesetzten Platzhalter für Serienbriefe oder Serien-E-Mails verwendet werden. Hierbei werden die generierten Dokumente in der Datenbank angelegt und automatisch bei den gewünschten Bezugspunkten (Person, Objekt, Einheit) hinterlegt. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Dokumente können per E-Mail versandt werden.

Belegungsmanagement online

Im Belegungsmanagement von Capitol können Reservierungen über eine Webseite zu von Ihnen gewählten Räumlichkeiten getätigt werden.

Dabei werden auf der Webseite sowohl verfügbare Zeiten als auch teilweise belegte und voll belegte Zeiten farblich angezeigt.

Bei Reservierungsanfragen muss der Nutzer auf das gewünschte Datum klicken, der Datenschutzerklärung zustimmen und seine Kontaktdaten hinterlegen.

Die Reservierungsanfrage erscheint dann automatisch im Belegungsmanagement in Capitol und kann von einem Capitol-Bearbeiter bearbeitet werden.

Dabei haben Sie die Möglichkeit die Reservierung anzunehmen oder abzulehnen. Wird die Reservierung angenommen, wird die gewünschte Zeit auf der Webseite automatisch als belegt gekennzeichnet. Automatische Antwort-E-Mails können generiert werden.

Digitale Belegprüfung

Wohnungseigentumsverwalter haben die Möglichkeit, Ihren Beiräten automatisiert die in Capitol hinterlegten Belege online zur Verfügung zu stellen. Ein großer Vorteil dabei: die Einsicht der Belege kann professionell und digital vor der Belegprüfung erfolgen.

Der zeitliche Aufwand beim Termin der Belegprüfung kann somit minimiert werden und es müssen lediglich die noch offenen Fragen geklärt werden. Auch eventuell anfallende Kosten für die Anfertigung von Belegkopien entfallen hierdurch.

Zur Einsicht der Belege erhält der Beirat einen Online-Zugang und kann direkt dort die Beleginformationen sowie die Originalbelege als PDF einsehen. Sobald der Beirat die Belege eingesehen hat, erhält die Wohnungseigentumsverwaltung automatisch eine Lesebestätigung.