Mit der Lösung Capitol ETV haben Versammlungsleiter alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen im Griff. Durch die Digitalisierung der in diesem Zusammenhang ablaufenden Prozesse bekommen die Veranstaltungen eine deutlich bessere Struktur. Dabei führt die einfach und intuitiv zu bedienende Software durch sämtliche notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg der Versammlung.
Die von den Wohnungseigentümern auf der Wohnungseigentümerversammlung beschlossenen Maßnahmen basieren auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und haben verbindlichen Charakter für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Insofern müssen grundsätzlich die im WEG geregelten Punkte, insbesondere die Regelungen zur Wohnungseigentümerversammlung in §§ 23 bis 25 WEG, eingehalten werden, um die Gültigkeit der dort gefassten Beschlüsse nicht zu gefährden.
Capitol ETV unterstützt Hausverwalter bei der Durchführung und Dokumentation von Wohnungseigentümerversammlungen professionell und rechtskonform. Dabei werden alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen berücksichtigt. Die einfach und intuitiv zu bedienende Software führt durch sämtliche in diesem Zusammenhang notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg von Wohnungseigentümerversammlungen einschließlich der formellen Gültigkeit dort gefasster Beschlüsse.
Durch die Digitalisierung der Wohnungseigentümerversammlung sorgt Capitol ETV für eine signifikante Prozessoptimierung. Nach dem Import entsprechender Daten (z.B. aus einer vordefinierten Excel-Liste) kann der Versammlungsleiter die Versammlung im Programm anlegen und die jeweiligen Tagesordnungspunkte (TOP) festsetzen. Dabei lässt sich für jeden TOP einzeln festlegen, ob nach Wert- oder Kopfprinzip abgestimmt wird, welche Teilnehmer entsprechend ihrer Wirtschaftseinheiten abstimmungsberechtigt sind und welche Mehrheit jeweils erforderlich ist.
Zur Durchführung der Veranstaltung generiert die Lösung Capitol ETV dann aus den importierten Daten automatisch die Eigentümerteilnehmerliste. Sollte dort idealerweise auch hinterlegt sein, dass ein Eigentümer einer anderen Person eine Dauervollmacht erteilt hat, weist das Programm selbstständig darauf hin. In gleicher Weise lassen sich Miteigentumsanteile oder die Wirtschaftseinheit des Eigentümers anzeigen. Zu Beginn der Wohnungseigentümerversammlung führt das Programm nach erfolgter Anwesenheitsprüfung die Prüfung der Beschlussfähigkeit gemäß gesetzlicher Kriterien durch. Ist diese gegeben, arbeitet Capitol ETV nach einer Probeabstimmung sequenziell die einzelnen Tagesordnungspunkte ab. Die dabei erforderlichen Abstimmungen erfolgen entsprechend der zuvor festgelegten Kriterien via Handzeichen. Dabei wird das Ergebnis vom Versammlungsleiter parallel erfasst. Anschließend wertet das Programm die Abstimmung zum jeweiligen TOP aus und zeigt das Endergebnis via Diagramm an. Ist bei einem TOP eine Beschlussfassung nicht erforderlich, wird dieser lediglich vorgestellt. Sind alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet, gibt Capitol ETV eine Gesamtübersicht aller erfolgten Beschlüsse aus.
Zum Abschluss der Versammlung lässt sich ein Protokoll generieren, in dem namentlich der Versammlungsleiter, Beginn, Ablauf und erfolgte Abstimmungsbeschlüsse nebst beigefügten Bemerkungen zu einzelnen Punkten der Versammlung sowie das Ende der Veranstaltung festgehalten werden. Somit liegen alle erforderlichen Daten für eine ordnungsgemäß durchgeführte Wohnungseigentümerversammlung einschließlich der Abstimmungsergebnisse digital vor und können später jederzeit eingesehen werden. Das Protokoll kann direkt am Veranstaltungsende gedruckt, von den Beiräten unterschrieben und den Teilnehmern ausgehändigt oder per E-Mail an sie versandt werden.
Ebenfalls kann Capitol Portal auch als Informationsportal für Eigentümer und Mieter zur Verfügung gestellt werden. Der Eigentümer / Mieter kann sich mit seinem Login einfach und schnell in das Portal einloggen, um Informationen einzusehen, wichtige Formulare herunterzuladen, offene Zahlungen oder einen Störfall zu melden.
WEG-verwalter haben die Möglichkeit mit der „Digitalen Belegprüfung“ ihren Beiräten automatisiert die in Capitol hinterlegten Belege online zur Verfügung zu stellen. Ein großer Vorteil dabei: die Einsicht der Belege kann digital vor der Belegprüfung erfolgen.