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Capitol verfügt über ein professionelles Projektmanagement. Im Modul „Projektverwaltung“ können Sie Ihre Prozesse oder anstehende Projekte anlegen und verwalten. Frei definierbare Vorlagen können zu den einzelnen Projektabläufen erstellt werden, was Ihnen bei Standardprojekte einen gleichen Ablauf gewährleistet.

Verknüpfen Sie Ihre Projekte mit Objekten, Personen, Einheiten, Dokumenten, Bildern, Gewährleistungen sowie Emails und behalten Sie immer den Überblick über den aktuellen Projektstand mithilfe der integrierten Aufwandschätzung.

In der Telefonverwaltung von Capitol können Telefonanrufe vermerkt werden sowie automatisch eine Telefonnotiz hinterlegt und an einen gewünschten Mitarbeiter weitergegeben per Email werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit eine automatische Telefonerkennung einzurichten. Hierbei öffnet Capitol automatisch den jeweiligen Personendatensatz, sofern die Telefonnummer bereits in Capitol hinterlegt wurde zum eingehenden Telefonanruf.

In der OP-Liste (Offene-Posten-Liste) werden alle Buchungen aufgeführt, zu der es keine Gegenbuchung gibt. In der OP-Liste in Capitol können Sie manuell oder automatisch eine Gegenbuchung zu den offenen Buchungen hinterlegen. Funktionen wie SEPA-Überweisung oder SEPA-Lastschrift stehen Ihnen zur Verfügung. Für weiterhin offene Buchungen erstellt Capitol automatisch anhand der hinterlegten Fälligkeiten Mahnungen, welche dann direkt zum Druck gegeben werden können.

Mit dem in Capitol integrierten professionellen Budgetmanagement planen und erstellen Sie Ihre Budgetzahlen in nur wenigen Schritten und behalten so immer den Überblick. Durch die Erfassung von Aufträgen und Eingangsrechnungen lassen sich in Capitol die festgelegten Budgets bis zum Gewerk kontrollieren und auswerten.

Erstellen Sie monatsweise Auswertungen der bereits abgerechneten, bzw. der noch zu erwartenden Kosten und behalten Sie dadurch immer einen professionellen Überblick über Ihre Liquiditätsplanung und den Mittelabfluss. Planen Sie Ihre Beträge professionell und effektiv für ihre Haushaltsplanung.

Über die Finanzbuchhaltung in Capitol kann Ihre komplette Finanzbuchhaltung abgewickelt werden. Das Modul erlaubt eine vollständige doppelte Buchführung. Funktionen wie die Generierung von automatischen und manuellen Sollstellungen, automatischen Splitbuchungen stehen Ihnen zur Verfügung.

Der DATEV-Kontenrahmen SK03 und SK04 sind vordefiniert, Sie können aber auch Ihren eigenen Kontenrahmen importieren.  Debitoren-Kreditoren-Buchführung, Bilanzerstellung über beliebige Zeiträume, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten bieten Ihnen die Finanzbuchhaltung in Capitol. Sie haben bereits ein Finanzbuchhaltungssystem im Einsatz? Dies ist auch kein Problem. Für Capitol stehen Ihnen bereits Schnittstellen zu den gängigsten FiBu-Systemen zur Verfügung.

Die Terminverwaltung in Capitol bietet die Möglichkeit jegliche Termine zu hinterlegen und zu verwalten mit Prioritätsstufen.  Durch die Erinnerungsfunktion werden Sie automatisch an den Termin per Email erinnert. 

Termine können aus Outlook importiert werden und von Capitol nach Outlook exportiert werden. 

Wird ein Termin angelegt, kann festgelegt werden, dass der gewählte Sachbearbeiter eine automatische Email über den Termin erhält.

 

Das Vertragsmanagement in Capitol, spart Zeit, gewährleistet Sicherheit und hilft Ihnen Ihre Verträge übersichtlich und professionelle zu verwalten. Erstellung von Kündigungsschreiben, Briefe und EMails anhand von Word-Vorlagen via Mausklick sind möglich.

Das System generiert automatische Terminerinnerungen zu fälligen Verträgen und verlängert, kündigt oder setzt die angegebenen Optionen Ihrer Verträge automatisch. Dies erfolgt je nach Einstellung bei der Hinterlegung des Vertrages. Die Hinterlegung von Verträgen erfolgt über das Zuordnungsmodul.

Zuordnungen sind die rechtlichen Verknüpfungen zwischen Einheiten, Personen und Verträgen. Hier können alle Verträge, vom Mietvertrag bis zur Dienstbarkeit, eingegeben und verwaltet werden, unabhängig davon, ob mit Zahlungsfluss oder unentgeltlich.

Zu jedem Vertrag werden die Kosten z. B. Miete, Betriebs- und Heizkosten usw. eingeben und mit FiBu-Konten verknüpft, sodass eine automatische Sollstellung erfolgen kann.

Zukünftige Zahlungen können vorgetragen werden. Jede Zahlung kann mit einer eigenen Kosten- bzw. Haushaltsstelle verknüpft werden.

Hier werden erfasst und verwaltet:

  • Mietverträge (Vermietung und Anmietung)
  • Verpachtungen
  • Erbbaurechte als Geber oder Nehmer
  • Dienstbarkeiten/Grundstückslasten z.B. Geh- und Fahrtrechte, Überbaurechte, Reallasten
  • Hausmeister- und Reinigungsverträge
  • Garagen- und Stellplatzmietverträge
  • Wartungsverträge
  • Funktionen:
  • Stammdateneingabe (Miethöhe, Zahlungsart Zahlungszyklus, Vertragsbeginn, Vertrags-ende, Kaution, Kündigungsfristen und-optionen etc.)
  • Hinterlegung von Urkunden und Verträgen
  • Reservierungs- und Leerstandsplanung
  • Mietanpassungsmanagement
  • Zuordnung des FiBu-Konto und der
  • Kosten-/Haushaltsstelle
  • Leerstandsmanagement
  • Belegungslisten

In der Capitol Aktivitätenverwaltung kann ein Bearbeiter Aktivitäten/Aufgaben für sich oder für andere Mitarbeiter eintragen. Die Aktivität kann mit Personen, Objekten und Einheiten verknüpft werden.Sie können Aktivitäten per Email an gewünschte Empfänger senden. Wurde die Aktivität nicht bis zum gesetzten Datum abgeschlossen, erhalten Sie per Email eine Benachrichtigung. Aktivitäten können auch nach Outlook exportiert werden.