Personen

Die Erfassung und Verwaltung von Personen erfolgt im Modul „Person“. Daten wie Anschrift, Telefonnummer, Kontoverbindung sowie alle weiteren benötigten Stammdaten zur Person kön-nen erfasst werden. Durch individuell hinterlegbare Eigenschaften kann eine Person gleich beim Anlegen einer gewünschten Personengruppe zugeordnet werden. Diese Gruppen können über die verfügbaren Filtermöglichkeiten professionell und einfach ausgewertet werden. Zu jeder Person haben Sie immer direkte Einsicht auf alle wichtigen Informationen über das vorhandene Reitersystem.

 

 

Verfügbare Reiter:

  • Ansprechpartner
    Unter dem Reiter „Ansprechpartner“ können zur hinterlegten Person beliebig weitere Ansprechpartner mit E-Mail-Adressen oder Telefonnummern hinterlegt werden.
  • Zuordnungen
    Der Reiter „Zuordnungen“ zeigt Ihnen alle aktuellen Verträge zur Person an.
  • Buchungen
    Hier erhalten Sie einen Überblick über die zur Person verfügbaren Buchungen sowie über den aktuellen Saldo des Personenkontos.
  • Rechnungen
    Wurden der Person Positionen in Rechnung gestellt (z.B. die Nachzahlung der Betriebskostenabrechnung), kann dies über den Reiter „Rechnungen“ eingesehen werden.
  • Aufträge / Verbindlichkeiten
    Hier werden bei Personen alle erfassten Aufträge und Eingangsrechnungen, welche mit der Person verknüpft sind, angezeigt.
  • Projekte
    Der Stand von Projekten, welche aktuell mit der jeweiligen Person durchgeführt werden, kann eingesehen werden.
  • Termine und Aktivitäten
    Termine und Aufgaben, die in Zusammenhang mit der Person stehen, werden hier angezeigt.
  • Dokumente und E-Mails
    Jeglicher Schriftverkehr mit der Person wird bei diesen beiden Reitern hinterlegt und kann von berechtigten Mitarbeitern eingesehen werden.
  • Bilder
    Bildmaterial kann hier in jedem gewünschten Format hinterlegt werden. (z.B. Bilder von Schäden in der Mietwohnung der Person).
  • DSGVO
    Einstellungen zur Datenverwaltung und Kommunikationsart können hier hinterlegt und eingesehen werden.

Objekte

Die Bezeichnung „Objekt“ ist ein abstrakter Begriff. Ein Objekt kann ein großes Grundstück sein, das gepachtet und an einzelne Pächter weiterverpachtet wird, oder aber auch ein Mehrfamilienhaus, dessen Wohnungen vermietet sind. In der Objektverwaltung werden Gebäude und Grundstücke aller Art erfasst und verwaltet. Dabei werden jegliche Stammdaten wie Fläche, Baujahr, Lage, Nutzungsart, Grundbuchdaten uvm. angegeben. Weiter können Baubeschreibungen und Betriebskostendaten oder Steuerdaten mit Abschreibungen hinterlegt werden.

 

 

 

Objekte zur Verwaltung in Capitol: Zum Objekt sind sofort verfügbar:
  • bebaute/unbebaute Grundstücke
  • Gebäude in gewerblicher Nutzung
  • denkmalgeschützte Bauten
  • Hotelanlage
  • Jugendwohnheime
  • Kirchen- und Klosteranlagen
  • Firmengebäude
  • Einkaufszentren
  • Verkehrsbetriebe
  • Straßen und Wege
  • Wald- und Wiesengrundstücke
  • Einheiten mit Eigentümer, Mieter
  • Alle Verträge z.B. Miet- und Pachtver-träge, Erbbauverträge, Wartungsverträge, Dienstbarkeiten
  • Termine, Dokumente und Bilder
  • Aktuelle Projekte, z.B. Bauvorhaben
  • Zahlungen, offene Forderungen, Mahnungen
  • Zuständige Handwerker
Funktionen:

  • Kontoauszug, Zahlungsbewegungen
  • Instandhaltung, Begehungen mit
    Terminerinnerung
  • Zahlungsübersichten, Belegungslisten
  • Leerstandsverwaltung
  • Wohnflächenlisten

Einheiten

Als Einheiten können unter anderem Wohnungen, Gewerbe-einheiten, Stellplätze oder sonstige Teilflächen angelegt und verwaltet werden. Eine Einheit wird gezielt in Zusammenhang mit einem Objekt angelegt. Zur Einheit erfasst werden alle wichtigen Stammdaten wie Fläche, Geschoß, Zimmer, Ausstattungsmerkmale sowie Bilder und Grundrisspläne. Eine Übersicht über die Instandhaltungsmaßnahmen und Repara-turen der Einheit oder ein Exposédruck mit Beschreibung der Einheit können beliebig generiert werden. Zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten sind verfügbar.

Räume

Räume können zu einer Einheit oder einem Objekt erfasst werden. Dies ist unter anderem wichtig für die Inventarverwaltung, da hier ein Inventar einem Raum zugeordnet werden kann. Zum Raum hinterlegt werden Fläche, Stockwerk, Nutzungsart, Ausstattungs-merkmale oder Bilder.

Eine Übersicht des im Raum verfügbaren Inventars sowie zahlreiche Auswertungs- und Druckmöglichkeiten stehen zur Verfügung.

Bilder

Einzelne Bilder oder vollständige Verzeichnisse und CD-Roms können in Capitol eingelesen und mit Objekten, Einheiten und Bezugspunkten verknüpft werden.

Es entfällt das Suchen der Bilder auf einem Fileserver. Alle Bilder können per E-Mail versandt oder beispielsweise in Dokumente wie einem Exposé integriert werden.

Dokumentenmanagement

Jeder Computeranwender hat Dokumente, Formulare, Bilder und sonstige Dateien auf seinem Rechner, die er in verschiedenen Verzeichnissen speichert. Meist wird versucht durch intelligente Namensgebung die Dateien zuzuordnen oder, um das Wiederfinden zu erleichtern, verwendet man besondere Namen.

Besonders schwierig wird das Ganze, wenn die Dateien zentral auf einem Server ge-speichert werden und mehrere Benutzer darauf zugreifen. Denn neben dem Effekt, dass die Dateien mehrfach gespeichert werden, kann es auch vorkommen, dass Datei-en unautorisiert gelöscht werden. Abgesehen davon, dass man, um seine Daten aufräumen zu können, ständig zwischen den Programme hin- und herspringen muss.

Über das integrierte Dokumentenmanagement in Capitol können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben Standardfunktionen wie dem Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten und vieles mehr angelegt werden. Eine entsprechende Suche oder Selektion ist danach jederzeit möglich.

Ebenfalls können beliebig viele Vorlagen/Musterbriefe in Capitol definiert werden. Durch Verwendung der in Capitol verfügbaren Platzhalter lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. Adressen, Objektinformationen, Zahlungen etc.) automatisch an das Dokument übergeben. Die erstellten Vorlagen können anhand der gesetzten Platzhalter für Serienbriefe oder Serien-E-Mails verwendet werden. Hierbei werden die generierten Dokumente in der Datenbank angelegt und automatisch bei den gewünschten Bezugspunkten (Person, Objekt, Einheit) hinterlegt. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Dokumente können per E-Mail versandt werden.

Termin- und Aufgabenverwaltung

Die Termin- und Aufgabenverwaltung in Capitol bietet die Möglichkeit, jegliche Termine mit Prioritätsstufen zu hinterlegen und zu verwalten. Durch Erinnerungsfunktionen werden Sie automatisch über anstehende Termine per E-Mail informiert. Aus einem Termin können Aktivitäten/Aufgaben für sich oder für andere Mitarbeiter generiert werden. Die Aktivität kann mit Personen, Objekten und Einheiten verknüpft werden. Wurde die Aktivität nicht bis zum gesetzten Datum abgeschlossen, erhalten Sie per E-Mail eine Benachrichtigung.

 

Termine für andere Sachbearbeiter können ebenfalls angelegt werden. Hierbei wird der Sachbearbeiter automatisch per E-Mail über den anstehenden Termin informiert. Alle Termine und Aktivitäten können aus Outlook importiert und von Capitol nach Outlook exportiert werden. Kalenderfunktionen, Monats-, Wochen- oder Jahresübersichten stehen zur Verfügung.

Inventar

Die Inventarisierung Ihrer Gegenstände können Sie über das Modul „Inventar“ durchführen. Jeder Gegenstand kann anhand zahlreicher Eingabemöglichkeiten detailliert beschrieben und einem gewünschten Objekt, einer Einheit, einem Raum oder einer Person zugeordnet werden. Weiter steht Ihnen eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Für defekte oder aussortierte Inventargüter gibt es separate Funktionen.