Jeder Computeranwender hat Dokumente, Formulare, Bilder und sonstige Dateien auf seinem Rechner, die er in verschiedenen Verzeichnissen speichert. Meist wird versucht durch intelligente Namensgebung die Dateien zuzuordnen oder, um das Wiederfinden zu erleichtern, verwendet man besondere Namen.

Besonders schwierig wird das Ganze, wenn die Dateien zentral auf einem Server ge-speichert werden und mehrere Benutzer darauf zugreifen. Denn neben dem Effekt, dass die Dateien mehrfach gespeichert werden, kann es auch vorkommen, dass Datei-en unautorisiert gelöscht werden. Abgesehen davon, dass man, um seine Daten aufräumen zu können, ständig zwischen den Programme hin- und herspringen muss.

Über das integrierte Dokumentenmanagement in Capitol können einfach und übersichtlich alle Schriftstücke verwaltet werden. Neben Standardfunktionen wie dem Anlegen eines Dokuments oder der gezielten Suche nach bestimmten Dokumenten können zusätzlich zu jedem Dokument Verknüpfungen zu Personen, Objekten, Einheiten, Projekten und vieles mehr angelegt werden. Eine entsprechende Suche oder Selektion ist danach jederzeit möglich.

Ebenfalls können beliebig viele Vorlagen/Musterbriefe in Capitol definiert werden. Durch Verwendung der in Capitol verfügbaren Platzhalter lassen sich zahlreiche Informationen (z.B. Adressen, Objektinformationen, Zahlungen etc.) automatisch an das Dokument übergeben. Die erstellten Vorlagen können anhand der gesetzten Platzhalter für Serienbriefe oder Serien-E-Mails verwendet werden. Hierbei werden die generierten Dokumente in der Datenbank angelegt und automatisch bei den gewünschten Bezugspunkten (Person, Objekt, Einheit) hinterlegt. Es entfällt das Suchen von Dokumenten auf einem Fileserver. Alle Dokumente können per E-Mail versandt werden.