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Neue, auf kommunale Bedürfnisse ausgerichtete Betriebskostenabrechnungslösung

Rechtsicherheit garantiert

Speziell auf die Bedürfnisse von Kommunen ausgerichtet ist die neu konzipierte Softwarelösung „Capitol Betriebskostenabrechnung für Kommunen“ der  Sommer Informatik GmbH. Das Programm, das auf der seit vielen Jahren im Markt bewährten Lösung „Capitol“ basiert, ist einfach zu bedienen, berücksichtigt viele Sonderfälle des kommunalen Abrechnungswesens und sorgt für rechtsichere Abrechnungen.

Im Prinzip sollte eine kommunale Betriebskostenabrechnung nach den gleichen Regularien ablaufen wie eine generelle Betriebskostenabrechnung. Tut sie auch, aber…

Diesem „Aber“ widmet sich die neue, revisionssichere  Lösung „Capitol Betriebskostenabrechnung für Kommunen“ der  Sommer Informatik GmbH. Im Gegensatz zu herkömmlichen Betriebskostenabrechnungen geht die neue Capitol-Software einen Schritt weiter und deckt zusätzlich zu den allgemeinen Abrechnungsfunktionen auch  spezielle kommunale Bedürfnisse ab. Zwei Dinge sind dabei Grundvoraussetzung: eine einfache, intuitive Bedienbarkeit und die hohe Flexibilität der Capitol-BfK-Software. Sie zusammen ermöglichen es, die im kommunalen Abrechnungswesen vielfach auftretenden Spezialfälle exakt abzubilden.

„Unser Anspruch mit der neuen Capitol Betriebskostenabrechnung für Kommunen ist es, den Behörden der Gemeinden, Landkreise oder Bezirke ein effektives Tool zur rechtsicheren Abrechnung ihrer Betriebskosten an die Hand zu geben. Besonderen Augenmerk haben wir dabei auf die Abbildung von Spezialfällen im kommunalen Bereich und auf die intuitive Handhabbarkeit des Programms gelegt“, betont Dipl.-Inf. Robert Sommer, Geschäftsführer und Firmengründer der Sommer Informatik GmbH.

Zu den allgemeinen Tätigkeiten kommunaler Liegenschaftsverwaltung gehört die Verwaltung von bebautem und unbebautem kommunalen Grundbesitz. Dazu zählen unter anderem Bereiche wie die Bewirtschaftung von Liegenschaften, die Verwaltung unbebauter Grundstücke, Belange des Miet- und Pachtwesens, die Planung und Verwaltung von Instandhaltungsmaßnahmen sowie alle Aspekte beim Erwerb und Verkauf von Grundstücken. Der Begriff „Liegenschaft“ ist dabei sehr weit gefasst – dazu können beispielsweise Verwaltungsgebäude, Schulen, kulturelle Einrichtungen, Bürgerhäuser, Sportstätten, Schwimmbäder oder auch Parkanlagen gehören.

Entsprechend umfangreich sind die unterschiedlichen Facetten, die es im Rahmen der kommunalen Betriebskostenabrechnung zu berücksichtigen gilt – viele Sonderfälle inklusive. Genau dafür ist Capitol BfK konzipiert. So ermöglicht die Wirtschaftsprüfer-zertifizierte Lösung beispielsweise eine exakte Abrechnung für Fälle, in denen auf öffentlichem Grund privat bestellte Unternehmen tätig sind und die dabei nur anteilig gemäß einem explizit hinterlegten Verteilerschlüssel abgerechnet werden. Dies umfasst unter anderem auch die anteilsmäßig anfallenden Energiekosten, die entsprechend dem jeweiligen Zählerstand umgelegt werden können. Oder beispielsweise die Abrechnung öffentlicher Toiletten, die privat betrieben werden. Oder die Abrechnung von Feuerwachen, die sich zusammen mit anderen öffentlichen Gebäuden wie etwa Schulen auf dem gleichen kommunalen Grundstück befinden. Oder die korrekte Abrechnung von kommunalen Dienstwohnungen. Oder, oder, oder… Die Liste möglicher Spezialfälle ist lang, zu lang, um sie umfassend aufzuzählen. Aufgrund der Flexibilität von Capitol BfK bei Erfassung und Beschreibung spezieller Anforderungen ist es jedoch ein Leichtes, sie in das kommunale Abrechnungsmodell einzubeziehen und entsprechend zu berücksichtigen.

Durch den effektiven Einsatz einer solch exakten, rechtssicheren Betriebskostenabrechnung unter Berücksichtigung vieler Sonderfälle wie Capitol BfK eröffnen sich für Kommunen zahlreiche Einsparpotenziale – schließlich stellen nach den Personalausgaben die Gebäudeunterhaltungskosten häufig die größten Ausgaben des Verwaltungshaushalts dar. Insofern rücken aufgrund des wachsenden Kostendrucks auch im kommunalen Umfeld  immer stärker wirtschaftliche Aspekte bei der Verwaltung, Bewirtschaftung und Abrechnung eigener und angemieteter Grundstücke und Gebäude in den Vordergrund. Oftmals ist eine fehlende Kostentransparenz die Ursache für unnötig entstehende Ausgaben oder verpasste Einsparmaßnahmen. Oder aber es werden moderne Möglichkeiten im Rahmen der Digitalisierung – wie beispielsweise die vollautomatische Erfassung von Wärme- und Wasserverbräuchen via Submetering – zu wenig ausgeschöpft.

Und genau hierbei kann Capitol BfK wertvolle Unterstützung bieten: sowohl bei der generellen Optimierung kommunaler Betriebskostenprozesse als auch durch die explizite Berücksichtigung aller digital anfallender Daten. Im Zentrum der Lösung steht eine flexibel und anpassbar gestaltete Nutzerzentrierung, sodass auch die sich im Zuge von Modernisierungen verändernden Abrechnungsprozesse jederzeit abgebildet und in die Betriebskostenabrechnung einbezogen werden können. Als Ergebnis schlagen dann oftmals signifikante Einsparungen im kommunalen Bereich positiv zu Buche.

Capitol BfK basiert auf der seit vielen Jahren auf dem Markt bewährten „Capitol Betriebskostenabrechnung“ und wurde jetzt hinsichtlich der kommunalen Bedürfnisse erweitert und an aktuelle Gegebenheiten angepasst. Zusätzlich bietet die enge Vertriebspartnerschaft der Sommer Informatik GmbH mit Haus & Grund, dem Praxisportal für Haus-, Wohnungs- und Grundeigentümer, kommunalen Anwendern von Capitol BfK weitere Sicherheit bezüglich Aktualität und Richtigkeit ihrer Abrechnungen.