Das in die Jahre gekommene Wohnungseigentumsgesetz (WEG) wurde durch den Gesetzgeber zum 01.12.2020 novelliert. Sowohl für die Wohnungseigentümer, wie auch für die Hausverwalter ergeben sich hieraus wesentliche Änderungen. Die jährliche Abrechnung des Hausgeldes und der Rücklagen wurde wesentlich umgestaltet.

Am 1. Dezember 2020 trat die WEG-Reform in Kraft. Mit dem beschlossenen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) ergeben sich zahlreiche Änderungen in der Zusammenarbeit zwischen dem Verwalter und den Eigentümern. Zum einen wurden die Anforderungen an den professionellen Hausverwalter erhöht, zum anderen wurde aber auch die Position des Verwalters gestärkt. Schließlich handelt es sich bei den verwalteten Immobilien um wesentliche Vermögenswerte der Volkswirtschaft, die erhalten werden sollen.
Eine Konsequenz der langjährigen Niedrigzinspolitik ist es auch, dass viele finanzschwache Familien versuchen, den Traum von der eigenen Wohnung zu realisieren. Zu oft wird die monatlich zu zahlende Miete mit den Raten für den Immobilienkredit verglichen. Die Folge ist, dass Insolvenzverfahren und Versteigerungen von Wohnungseigentum wesentlich zugenommen haben. Diese Entwicklung hat wesentliche Auswirkungen auf Wohneigentumsgemeinschaften. Die offenen Wohngelder der insolventen Eigentümer sind meist uneinbringlich und belasten die Liquidität der Eigentümergemeinschaft. Selbst der Zugriff auf Rücklagen, wenn vorhanden, gelingt nicht, um Hausgeldnachzahlungen auszugleichen. Der Gesetzgeber versucht im Rahmen der Novellierung des WEG, hier mitzuwirken. Es werden höhere Anforderungen an die Hausgeldabrechnung gestellt. Sowohl die Abrechnungsspitzen und mögliche Ausfälle, wie auch die Vermögenswerte müssen jetzt jährlich klarer dargestellt werden. Zusätzlich werden das wesentliche Anlagevermögen und die Heizölrestbestände deutlicher ausgewiesen.

Diese Entwicklungen fordern nun wiederum die Softwareanbieter, weil sie Anpassungen erfordern. Der Verwalter muss weitere Informationen vorhalten und darstellen, die bisher nicht in jeder Software vorgesehen waren. Die neuen Anforderungen des WEMoG scheinen dem Hausverwalter den notwendigen Anstoß zu geben,in das Zeitalter der Digitalisierung einzutreten.
Wesentliche Bestandteile einer Jahresabrechnung:

Neben der Angabe des Objektes ist die Einheit bezeichnet und der Name des Eigentümers. Man erkennt den Abrechnungszeitraum und den Nutzungszeitraum.
Zeilenweise werden die Kosten aufgelistet. Diese Kosten werden entsprechend dem Umlageschlüssel auf den Eigentümer umgelegt. Die Summe der anteiligen Kosten ist der Betrag, den der Eigentümer für eine Wohnung jährlich aufwenden muss.
In diesem Betrag ist auch eine Erhaltungsrücklage enthalten, die an anderer Stelle nochmals ausgewiesen wird.

Die genannten Ausgaben werden den monatlichen Hausgeldzahlungen gegenüber gestellt. Dabei ist die Gesamtzahlung des Eigentümers nach Anteil Hausgeld und Anteil Erhaltungsrücklage zu trennen.

Der entstehende Saldo führt zur einer Gutschrift oder einer Nachzahlung für den Eigentümer.

Der Einzelwirtschaftsplan dient dazu die Höhe des Hausgeldes an mögliche Kostensteigerungen an zupassen. Rechnerisch erfolgt die Aufteilung nach den gleichen Umlageschlüsseln wie die Abrechnung selbst.

Im Vermögensbericht wird zum einen die Rücklagenentwicklung ausgewiesen, zum anderen alle Aktiva und Passiva, die in der WEG-Anlage vorhanden sind. Neu ist hier, dass auch wesentliche Teile des Gemeinschaftsvermögens, wie z.B. ein Rasenmäher ausgewiesen werden müssen.

Um das wesentliche Gemeinschaftsvermögen auszuweisen, werden die Daten in einem Inventarmodul erfasst und so jährlich aktualisiert in der Abrechnung dargestellt.

Lohn- und Fahrtkosten aus haushaltsnahen Aufwendungen sind steuerbegünstigt. Dem selbstnutzenden Eigentümer ebenso wie dem Mieter (für auf diesen umlagefähige Kosten) stehen diese Steuervorteile zu. Es wird hierfür ein separater Beleg generiert. Die Rechtsprechung hat flächendeckend anerkannt, dass dem Profiverwalter hierfür eine besondere Vergütung zusteht.

Bei der zur Umsatzsteuer optierenden Wohnungs- bzw. Teileigentümergemeinschaft erfolgt der Ausweis der abgerechneten Mehrwertsteuer.

Neu im Rahmen der WEG-Abrechnung ist eine Gesamtabrechnung, nicht zu verwechseln mit der Gesamtübersicht, wie sie bisher verwandt wurde. In der Gesamtabrechnung erfolgt die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben aus Sicht des Objektes. Es werden der Anfangsbestand der Geldkonten, sowie die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben während des Abrechnungszeitraumes, kumuliert dargestellt. Zur Kontrolle erfolgt die Darstellung des Banksaldos zum Ende des Abrechnungszeitraums.

Was bisher fehlte, war die gesamtwirtschaftliche Betrachtung des Objektes. Die Gesamtobjektabrechnung umfasst eben nicht nur die Salden und Anteile des jeweiligen Eigentümers, sondern erklärt die wirtschaftliche Situation des Gebäudes.
Wesentliche Teile sind:
• Geldkonten (Girokonto, Festgeldkonto)
• Kosten (Grundsteuer, Hausmeister)
• WEG-Einnahmen (Sondereinnahme Waschmaschine)
• Rücklagen (Erhaltungsrücklagen)
• Abgrenzungen (Bewertung nicht verbrauchtes Heizöl)

Ähnlich dem bisherigen Wirtschaftsplan wird nun ein Gesamtwirtschaftsplan erstellt, der die Plan- und Ist-Zahlen des abgelaufenen Wirtschaftsjahres vergleicht. Dem Eigentümer soll eine bessere Nachvollziehbarkeit für die Planzahlen des neuen Wirtschaftsjahres ermöglicht werden. Der Gesamtwirtschaftsplan wird auch aus Sicht des Objektes dargestellt.

Die Ergebnisse der Abrechnung sind dem Eigentümer gesondert mitzuteilen. Dazu wird ein personifiziertes Anschreiben erstellt. Allgemeine und spezielle Erläuterungen finden statt. Zusätzlich werden hier die Änderungen der Hausgeldzahlungen und die Zahlungsmodalitäten bekannt gegeben.

In der Gesamtübersicht werden die Ergebnisse der einzelnen Eigentümer gelistet, so werden die Salden und Abrechnungsspitzen verdeutlicht.