Mit der neuen Lösung WEG Versammlung der Sommer Informatik GmbH haben Versammlungsleiter alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen im Griff. Durch die Digitalisierung der in diesem Zusammenhang ablaufenden Prozesse bekommen die Veranstaltungen eine deutlich bessere Struktur. Dabei führt die einfach und intuitiv zu bedienende Software durch sämtliche notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg der Versammlung.

Die von den Wohnungseigentümern auf der Wohnungseigentümerversammlung beschlossenen Maßnahmen basieren auf dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) und haben verbindlichen Charakter für die Wohnungseigentümergemeinschaft. Insofern müssen grundsätzlich die im WEG geregelten Punkte, insbesondere die Regelungen zur Wohnungseigentümerversammlung in §§ 23 bis 25 WEG, eingehalten werden, um die Gültigkeit der dort gefassten Beschlüsse nicht zu gefährden.

Um Hausverwalter bei der Durchführung und Dokumentation von Wohnungseigentümerversammlungen professionell und rechtskonform zu unterstützen, hat die Sommer Informatik GmbH jetzt mit WEG Versammlung eine Lösung auf den Markt gebracht, die alle organisatorischen Aspekte im Rahmen von Wohnungseigentümerversammlungen berücksichtigt. Die einfach und intuitiv zu bedienende Software führt durch sämtliche in diesem Zusammenhang notwendigen Schritte und garantiert den Erfolg von Wohnungseigentümerversammlungen einschließlich der formellen Gültigkeit dort gefasster Beschlüsse.

„Mit unserer neuen Softwarelösung WEG Versammlung schließen wir eine digitaleLücke im Bereich der Immobilienwirtschaft und geben Versammlungsleitern eine wertvolle Unterstützung für die reibungslose Durchführung von Wohnungseigentümerversammlungen an die Hand“, unterstreicht Dipl.-Inf. Robert Sommer, Geschäftsführer und Firmengründer der Sommer Informatik GmbH, den Nutzen des Organisations-Tools.

Durch die Digitalisierung der Wohnungseigentümerversammlung sorgt WEG Versammlung für eine signifikante Prozessoptimierung. Nach dem Import entsprechender Daten (z.B. aus einer vordefinierten Excel-Liste) kann der Versammlungsleiter die Versammlung im Programm anlegen und die jeweiligen Tagesordnungspunkte (TOP) festsetzen. Dabei lässt sich für jeden TOP einzeln festlegen, ob nach Wert- oder Kopfprinzip abgestimmt wird, welche Teilnehmer entsprechend ihrer Wirtschaftseinheiten abstimmungsberechtigt sind und welche Mehrheit jeweils erforderlich ist.

Zur Durchführung der Veranstaltung generiert WEG Versammlung dann aus den importierten Daten automatisch die Eigentümerteilnehmerliste. Sollte dort idealerweise auch hinterlegt sein, dass ein Eigentümer einer anderen Person eine Dauervollmacht erteilt hat, weist das Programm selbstständig darauf hin. In gleicher Weise lassen sich Miteigentumsanteile oder die Wirtschaftseinheit des Eigentümers anzeigen.

Zu Beginn der Wohnungseigentümerversammlung führt das Programm nach erfolgter Anwesenheitsprüfung die Prüfung der Beschlussfähigkeitsprüfung gemäß gesetzlicher Kriterien durch. Ist diese gegeben, arbeitet WEG Versammlung nach einer Probeabstimmung sequenziell die einzelnen Tagesordnungspunkte ab. Die dabei erforderlichen Abstimmungen erfolgen entsprechend der zuvor festgelegten Kriterien via Handzeichen. Dabei wird das Ergebnis vom Versammlungsleiter parallel erfasst. Anschließend wertet das Programm die Abstimmung zum jeweiligen TOP aus und zeigt das Endergebnis via Diagramm an. Ist bei einem TOP eine Beschlussfassung nicht erforderlich, wird dieser lediglich vorgestellt. Sind alle Tagesordnungspunkte abgearbeitet, gibt WEG Versammlung eine Gesamtübersicht aller erfolgten Beschlüsse aus.

Zum Abschluss der Versammlung lässt sich ein Protokoll generieren, in dem namentlich der Versammlungsleiter, Beginn, Ablauf und erfolgte Abstimmungsbeschlüsse nebst beigefügten Bemerkungen zu einzelnen Punkten der Versammlung sowie das Ende der Veranstaltung festgehalten werden. Somit liegen alle erforderlichen Daten für eine ordnungsgemäß durchgeführte Wohnungseigentümerversammlung einschließlich der Abstimmungsergebnisse digital vor und können später jederzeit eingesehen werden. Das Protokoll kann dann direkt am Veranstaltungsende gedruckt, von den Beiräten unterschrieben und den Teilnehmern ausgehändigt oder per E-Mail an sie versandt werden. (Autor: Albert Probst)